Другое · 10 мин
Где в 1С указать аванс по зарплате
Разбираем, где в 1С указать аванс по зарплате: настройка в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 8.3, способы расчёта, начисление и выплата аванса сотрудникам.
Аванс по зарплате в 1С задаётся в двух местах: в карточке сотрудника (или в штатном расписании) указывается способ и размер аванса, а сама выплата оформляется отдельным документом ведомости. Точный путь зависит от конфигурации: в «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» это полноценный механизм расчёта аванса, а в «1С:Бухгалтерии 8.3» аванс обычно выплачивается фиксированной суммой без предварительного расчёта.
Ниже разобраны оба варианта: где именно устанавливается размер аванса, как программа рассчитывает сумму к выплате, какими документами оформить выдачу и какие ошибки встречаются чаще всего. Инструкции актуальны для типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3.
Как 1С вообще работает с авансом
По Трудовому кодексу зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, поэтому первая выплата месяца в программах 1С называется авансом. Важно понимать: аванс — это не отдельный вид начисления, а способ выплаты части заработной платы за первую половину месяца. Поэтому в программе нет документа «Начисление аванса» в привычном смысле — есть настройка размера аванса и документы выплаты.
Программа поддерживает три способа определения суммы аванса: фиксированной суммой, процентом от тарифа (оклада) и расчётом за первую половину месяца. Способ выбирается для каждого сотрудника индивидуально, но можно задать значение по умолчанию для всей организации.
От выбранного способа зависит, какие документы понадобятся. При фиксированной сумме и проценте достаточно ведомости на выплату. При расчёте за первую половину месяца сначала создаётся документ «Начисление за первую половину месяца», который учитывает фактически отработанное время, а уже потом формируется ведомость.
Где указать аванс в 1С:ЗУП 3.1
В конфигурации «Зарплата и управление персоналом» размер аванса задаётся в кадровых документах сотрудника. Откройте документ «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы на работу») или «Кадровый перевод» и перейдите на вкладку «Оплата труда». В нижней части вкладки находится поле «Аванс» — именно здесь выбирается способ и указывается значение.
Если сотрудник уже работает и нужно изменить ему аванс, используйте документ «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда»: в обоих есть то же поле «Аванс» на вкладке «Оплата труда». Можно также открыть карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и посмотреть текущее значение в блоке оплаты труда, но редактировать его корректнее через кадровый документ, чтобы сохранилась история изменений.
Значение по умолчанию для всей организации настраивается в учётной политике: раздел «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → ссылка «Бухучёт и выплата зарплаты». Там же задаётся дата выплаты аванса, которая подставляется в ведомости автоматически.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» или «Кадровые переводы»
- 2Создайте или откройте документ сотрудника и перейдите на вкладку «Оплата труда»
- 3В поле «Аванс» выберите способ: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца
- 4Укажите сумму или процент и проведите документ
- 5Проверьте дату выплаты аванса в настройках организации
Способы расчёта аванса и когда какой выбрать
Фиксированная сумма подходит, когда оклады стабильны и администрирование должно быть минимальным. Минус способа — при длительных отсутствиях сотрудника (больничный, отпуск в первой половине месяца) аванс может оказаться больше фактически заработанного, и переплату придётся учитывать при окончательном расчёте.
Процент от тарифа — компромиссный вариант: сумма автоматически меняется при изменении оклада, но по-прежнему не учитывает фактические отсутствия. Расчёт за первую половину месяца — самый точный способ: программа считает начисления по табелю с 1 по 15 число, удерживает НДФЛ, и сотрудник получает ровно то, что заработал. Этот способ требует заполнения документа «Начисление за первую половину месяца» и корректного учёта отсутствий.
Сравнение вариантов
Простое администрирование; риск переплаты при отсутствиях сотрудника
Следует за изменением оклада; не учитывает фактические отсутствия
Точная сумма по отработанному времени с НДФЛ; требует документа начисления и актуального табеля
Как оформить выплату аванса в ЗУП 3.1
Для выплаты используются документы ведомостей: раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или в кассу, на счета, через раздатчика). При создании ведомости в поле «Выплатить» выберите значение «Аванс» — программа автоматически подберёт сотрудников и заполнит суммы по настройкам из их кадровых документов.
Если используется расчёт за первую половину месяца, перед ведомостью создайте документ «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата»). Без него ведомость по авансу окажется пустой или заполнится не корректно. После проведения начисления суммы в ведомость подтянутся автоматически по кнопке «Заполнить».
Обратите внимание на дату ведомости: дата выплаты влияет на отражение НДФЛ в учёте. При расчёте аванса за первую половину месяца НДФЛ удерживается уже на этапе аванса, при фиксированном авансе налог обычно исчисляется при окончательном расчёте за месяц — поведение зависит от настроек учётной политики.
Как проверить результат
В табличной части сотрудники с суммами, итог совпадает с ожидаемым
Ведомость пустая или суммы нулевые — проверьте настройку аванса у сотрудников
Документ проведён, суммы соответствуют отработанному времени
Документа нет, а способ аванса — расчётный
Соответствует дате аванса из настроек организации
Дата подставлена произвольная — возможны ошибки в учёте НДФЛ
Где указать аванс в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии» механизм проще: полноценного расчёта аванса по отработанному времени нет, аванс выплачивается фиксированной суммой. Размер аванса указывается в карточке сотрудника: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» → откройте нужного сотрудника и заполните поле «Аванс» в форме данных сотрудника (в некоторых релизах оно находится по ссылке «Выплата зарплаты» или в разделе кадровых данных).
Выплата оформляется документом «Ведомость на выплату зарплаты»: раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости на выплату зарплаты». В шапке документа в поле «Выплатить» установите переключатель «Аванс» и укажите месяц — программа заполнит табличную часть суммами авансов из карточек сотрудников.
На основании ведомости формируется кассовый документ или банковская выписка. Проводки по выплате аванса формируются по дебету счёта 70, как и при выплате зарплаты. Начисление же зарплаты за месяц делается один раз документом «Начисление зарплаты», а выплаченный аванс учитывается при окончательной выплате автоматически.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — пустая ведомость на аванс. Причины: у сотрудника не задан способ и размер аванса, выбран расчётный способ, но не создан документ «Начисление за первую половину месяца», либо неверно указан месяц выплаты в шапке ведомости. Проверяйте эти три пункта в первую очередь.
Вторая группа ошибок связана с переплатой: сотрудник был в отпуске или на больничном всю первую половину месяца, а аванс выплачен фиксированной суммой. В этом случае образуется дебиторская задолженность за сотрудником, которая закроется при следующих начислениях, но может привести к отрицательной сумме к выплате в расчётном листке.
Третья типичная ошибка — изменение аванса «задним числом» через редактирование старого кадрового документа. Это переписывает историю и может сломать уже сформированные отчёты. Изменения вносите новым документом «Кадровый перевод» текущей датой.
FAQ
Можно ли задать аванс сразу всем сотрудникам организации?
В ЗУП 3.1 можно указать способ аванса по умолчанию в настройках организации, и он будет подставляться новым сотрудникам. Для уже работающих сотрудников массовое изменение выполняется документом «Кадровый перевод списком» или обработкой группового изменения — в зависимости от релиза конфигурации.
Почему при расчёте за первую половину месяца сумма аванса меньше половины оклада?
Программа считает оплату строго по отработанным дням с 1 по 15 число и удерживает НДФЛ. Если в первой половине месяца были праздничные дни, отпуск или больничный, отработанных дней меньше — соответственно меньше и сумма. Это нормальное поведение расчётного способа.
Нужно ли удерживать НДФЛ с аванса?
Порядок зависит от способа аванса и настроек учётной политики. При расчёте за первую половину месяца НДФЛ исчисляется и удерживается при выплате аванса. При фиксированном авансе налог чаще удерживается при окончательном расчёте. Ориентируйтесь на настройки учётной политики НДФЛ в вашей конфигурации.
Как выплатить аванс только некоторым сотрудникам?
В ведомости после автоматического заполнения удалите лишние строки вручную или используйте подбор сотрудников по кнопке «Подбор». Суммы по оставшимся сотрудникам не изменятся.
Сотруднику изменили оклад, а аванс остался прежним — что делать?
Если аванс задан фиксированной суммой, он не пересчитывается автоматически — создайте «Кадровый перевод» и укажите новое значение. Чтобы сумма менялась вместе с окладом, переведите сотрудника на способ «Процентом от тарифа».
Можно ли вообще не платить аванс и платить зарплату раз в месяц?
Нет, это нарушение трудового законодательства: зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, даже если сотрудник написал заявление о выплате раз в месяц. В программе соответственно нужно настроить и регулярно оформлять авансовые ведомости.
Что важно запомнить
Размер аванса задаётся в кадровом документе сотрудника (ЗУП) или в его карточке (Бухгалтерия), а выплата оформляется ведомостью с видом «Аванс». При расчётном способе сначала создавайте «Начисление за первую половину месяца». Изменения вносите новыми документами, не редактируя старые.