Где в 1С найти и оформить ученический отпуск

Ученический (учебный) отпуск в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 оформляется в разделе кадровых документов об отсутствиях сотрудников. В зависимости от настроек программы и релиза нужный документ может называться «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)», «Все отсутствия сотрудников» или находиться внутри общего документа «Отпуск». Искать его следует в разделе «Кадры» или «Зарплата» — точное расположение зависит от того, включён ли в программе расчёт оплаты учебных отпусков.

Главная сложность для пользователей — не само расположение документа, а то, что вид отсутствия «Отпуск по учёбе» появляется в списке только при включённой функциональной опции. Если в настройках расчёта зарплаты не активирована опция учебных отпусков, нужного вида отсутствия в подборе просто не будет, и кадровик тратит время на поиск несуществующего пункта.

Материал написан применительно к конфигурации 1С:ЗУП 8 редакции 3.1 — самой распространённой версии для расчёта зарплаты и кадрового учёта. В 1С:Бухгалтерии 8 учебный отпуск оформляется иначе: там нет полноценного кадрового блока, поэтому отсутствие вводится документом «Отпуск» с ручным выбором вида либо через начисление вручную.

Где именно находится документ учебного отпуска

В типовой 1С:ЗУП 3.1 есть два пути к одному и тому же документу. Первый: раздел «Зарплата» → группа «Отсутствия» → ссылка «Отсутствия» (журнал «Все отсутствия сотрудников»). Второй: раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников». Оба пути открывают один журнал, в котором создаются документы «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)», «Отсутствие с сохранением оплаты» и другие виды невыходов.

После нажатия кнопки «Создать» выберите тип документа «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)». Внутри документа в поле «Вид отсутствия» из выпадающего списка подбирается нужное значение: «Отпуск по учебе (оплачиваемый)» — для сессий с сохранением среднего заработка по справке-вызову, или «Отпуск по учебе (неоплачиваемый)» — для отпусков без сохранения заработка, например для сдачи вступительных экзаменов.

Если учебный отпуск совпадает по времени с ежегодным или оформляется сразу после него, удобнее использовать документ «Отпуск» (раздел «Зарплата» → «Отпуска»): в нём на закладке «Отпуска» можно добавить несколько видов отпусков одним приказом. Это сокращает количество кадровых документов и упрощает печать приказа.

Что делать, если вида «Отпуск по учебе» нет в списке

Самая частая причина «пропавшего» учебного отпуска — отключённая функциональная опция. Откройте раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты» (в некоторых релизах: «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учетная политика» либо ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» из формы расчёта зарплаты). В форме настроек перейдите на закладку «Отпуска» (или «Отсутствия») и установите флажок «Учебные отпуска».

После включения опции программа автоматически создаёт предопределённые виды расчёта «Отпуск по учебе» и соответствующие виды отсутствий. Перезапускать базу не требуется — достаточно заново открыть документ «Отсутствие», и нужный вид появится в подборе.

Вторая возможная причина — ограничение прав. Если пользователь работает под профилем «Кадровик» без прав расчётчика, часть документов и видов расчёта может быть недоступна. Проверьте права через «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» или попросите администратора открыть документ под полными правами для диагностики.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний»
2. 2
   На закладке «Отпуска» (или «Отсутствия») установите флажок «Учебные отпуска»
3. 3
   Запишите настройки и заново откройте журнал «Отсутствия»
4. 4
   Создайте документ и проверьте, что вид «Отпуск по учебе» доступен в поле «Вид отсутствия»

Как оформить оплачиваемый учебный отпуск

Оплачиваемый учебный отпуск предоставляется на основании справки-вызова из образовательного учреждения. В документе «Отсутствие» укажите сотрудника, вид отсутствия «Отпуск по учебе (оплачиваемый)», период с даты по дату согласно справке-вызову. Программа автоматически посчитает количество календарных дней.

Если документ создаётся в месяце, который ещё не рассчитан, оплата начислится при следующем расчёте зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов». Если нужно выплатить отпускные сразу (а по Трудовому кодексу оплата учебного отпуска производится до его начала), установите в документе отсутствия флажок «Рассчитать отпуск» — тогда сумма среднего заработка рассчитается прямо в документе, и её можно выплатить с межрасчётной выплатой.

Проверьте расчёт среднего заработка по кнопке с изображением калькулятора или через печатную форму «Расчет среднего заработка». В расчёт должны попасть начисления за 12 предшествующих месяцев; если сотрудник отработал меньше — программа берёт фактически отработанный период.

Как оформить неоплачиваемый учебный отпуск

Неоплачиваемый вариант применяется, когда закон не требует сохранения среднего заработка (например, вступительные экзамены, сессия при обучении по программе, не имеющей госаккредитации — если это предусмотрено коллективным договором) или когда сотрудник просит отпуск за свой счёт до получения справки-вызова.

Порядок тот же: документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)», вид отсутствия «Отпуск по учебе (неоплачиваемый)», период. Разница в том, что флажок расчёта оплаты недоступен — дни просто исключаются из оплачиваемого времени, и зарплата за месяц уменьшится пропорционально.

В табеле такие дни отражаются кодом «УД» (или «ДО» при отпуске без сохранения по соглашению — следите, чтобы вид отсутствия соответствовал ситуации, иначе отчётность по форме Т-13 будет некорректной).

Где проверить результат: табель, расчётный листок, отчёты

После проведения документа и расчёта зарплаты убедитесь, что отпуск отразился везде, где должен. Откройте «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)»: дни учебного отпуска должны быть помечены кодом «У» (оплачиваемый) или «УД» (неоплачиваемый). Если вместо кода стоят «явочные» часы — документ отсутствия не проведён или проведён не за тот месяц.

В расчётном листке сотрудника («Зарплата» → «Расчетные листки») оплата учебного отпуска выводится отдельной строкой с видом начисления «Отпуск по учебе». Сумма должна совпадать с расчётом среднего заработка из документа отсутствия.

Для кадровой отчётности проверьте, что отсутствие попало в личную карточку и корректно выгружается в отчёты. Если организация сдаёт ЕФС-1 (раздел с кадровыми событиями), убедитесь, что вид отсутствия правильно классифицирован — для этого в программе предусмотрены соответствующие настройки отражения.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель Т-13 за месяц отпуска

Норма

Дни отмечены кодом «У» или «УД»

Тревожный признак

Стоят явки или код «НН» — документ не проведён

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть строка «Отпуск по учебе» с суммой

Тревожный признак

Строки нет — зарплата рассчитана до проведения отсутствия

Период отпуска

Норма

Совпадает со справкой-вызовом

Тревожный признак

Дней больше, чем в справке — риск необоснованной оплаты

Учебный отпуск в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 8 (редакция 3.0) кадровый функционал ограничен. Учебный отпуск оформляется документом «Отпуск» (раздел «Зарплата и кадры» → «Отпуска»), но типовой вид отпуска там — ежегодный. Для учебного отпуска обычно создают документ «Отсутствие» (если доступен в вашей настройке функциональности) либо начисление вводят вручную: создают новый вид начисления с формулой по среднему заработку и назначают его сотруднику документом «Начисление зарплаты» или «Кадровый перевод».

Практичный путь для бухгалтерии: создать вид начисления «Оплата учебного отпуска» (раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления»), указать, что оно облагается НДФЛ и взносами как отпускные, и ввести сумму, рассчитанную вручную по среднему заработку. Дни отсутствия при этом отражаются документом «Отсутствие» или вручную корректируются в табеле при расчёте зарплаты.

Если учебные отпуска в организации регулярные, а учёт ведётся в Бухгалтерии, рассмотрите синхронизацию с ЗУП: кадровые документы и расчёт ведутся в ЗУП, а в Бухгалтерию переносятся только проводки. Это снимает ручной расчёт среднего заработка и снижает риск ошибок.

Где оформлять учебный отпуск

1С:ЗУП 3.1

Полный цикл: документ отсутствия, автоматический расчёт среднего заработка, табель, печать приказа. Подходит при любом количестве сотрудников.

1С:Бухгалтерия 8

Ограниченный вариант: ручной расчёт среднего, отдельный вид начисления. Допустимо при разовых случаях в малой организации.

ЗУП + синхронизация с Бухгалтерией

Расчёт в ЗУП, проводки переносятся автоматически. Оптимально, если учёт зарплаты и бухучёт разделены.

Типичные ошибки и ограничения

Ошибка номер один — оформление учебного отпуска как обычного отпуска без сохранения заработка или как прогула из-за отсутствия нужного вида в списке. Это искажает табель, стаж для ежегодного отпуска и отчётность. Всегда сначала включайте функциональную опцию, а не подбирайте «похожий» вид отсутствия.

Вторая ошибка — расчёт зарплаты до проведения документа отсутствия. Тогда отпускные не начислятся, а дни уйдут в «неразобранные» неявки. Правильная последовательность: сначала документ отсутствия, потом «Начисление зарплаты и взносов». Если зарплата уже рассчитана, пересчитайте её после проведения отсутствия.

Третья ошибка — оплата дней сверх справки-вызова или оплата отпуска сотруднику, который получает второе высшее образование без направления работодателя, когда обязанности оплачивать отпуск нет. Основание оплаты определяется трудовым законодательством и условиями договора; программа лишь выполняет расчёт по указанному виду отпуска и не проверяет юридическую правомерность.

FAQ

В каком разделе ЗУП 3.1 искать учебный отпуск?

Раздел «Зарплата» → «Отсутствия» или «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников». Создайте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» и выберите вид «Отпуск по учебе (оплачиваемый)» или «(неоплачиваемый)».

Почему в списке видов отсутствия нет отпуска по учёбе?

Не включена функциональная опция. Откройте «Настройка» → «Расчет зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» и на закладке отпусков отметьте «Учебные отпуска». После записи настроек вид появится в подборе.

Как выплатить отпускные до начала учебного отпуска?

В документе отсутствия установите флажок «Рассчитать отпуск» — программа сразу посчитает средний заработок. Затем создайте ведомость на выплату с типом «Отпуска» или межрасчётную выплату, не дожидаясь расчёта зарплаты за месяц.

Каким кодом учебный отпуск отражается в табеле?

Оплачиваемый — кодом «У», неоплачиваемый в связи с обучением — «УД». Код проставляется автоматически по виду отсутствия, указанному в документе, поэтому важно выбрать правильный вид.

Можно ли оформить учебный отпуск в 1С:Бухгалтерии?

Да, но с ограничениями: создайте вид начисления с оплатой по среднему заработку и введите сумму вручную, а дни отразите документом «Отсутствие». Автоматического расчёта среднего заработка для учебных отпусков в Бухгалтерии нет.

Что делать, если справка-вызов пришла после начала отпуска?

Оформите период как неоплачиваемый отпуск по учёбе, а после получения справки исправьте документ: смените вид на оплачиваемый и пересчитайте зарплату. Доначисление попадёт в ближайший расчёт.