Где в 1С хранится и как посмотреть стаж работы сотрудника

Стаж работы в программах 1С не хранится в одном единственном месте: в зависимости от задачи он отражается в карточке сотрудника, в справочнике физических лиц, в документах приёма на работу и в регламентированных отчётах. Поэтому вопрос «где в 1С стаж работы» обычно означает одну из трёх задач: посмотреть общий трудовой стаж, проверить страховой стаж для расчёта больничного или найти данные для отчёта СЗВ-СТАЖ.

Основная конфигурация для кадрового учёта — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Именно там ведётся полная информация о трудовой деятельности. В 1С:Бухгалтерии кадровые данные ограничены, но базовый стаж для расчёта пособий там тоже можно указать и посмотреть. Ниже разобраны оба варианта с точными путями по меню.

Важно понимать различие видов стажа: общий трудовой, страховой (для пособий), стаж для северных надбавок, стаж на вредных работах (для доптарифов и досрочной пенсии). Каждый из них вводится и хранится в своём поле, и программа рассчитывает их по-разному.

Где в 1С:ЗУП хранится стаж сотрудника

Основная точка входа — карточка сотрудника. Откройте раздел «Кадры», затем «Сотрудники», найдите нужного человека и откройте его карточку двойным щелчком. В шапке карточки рядом с личными данными расположены ссылки-гиперссылки, ведущие к разным видам информации.

Ссылка «Трудовая деятельность» открывает форму, где собраны все периоды работы: приёмы, переводы и увольнения внутри вашей организации, а также сведения о предыдущих местах работы, если они были внесены. Именно отсюда программа берёт данные для автоматического расчёта стажа.

Отдельно в карточке сотрудника есть поле «Страховой стаж» — оно используется для определения процента оплаты больничного листа. Это поле заполняется вручную на дату приёма и дальше увеличивается программой автоматически по мере работы сотрудника.

Как посмотреть и ввести страховой стаж для больничного

Страховой стаж вводится один раз — при оформлении сотрудника на работу. Путь: «Кадры» → «Сотрудники» → открыть карточку → поле «Страховой стаж» (в некоторых релизах оно находится по ссылке «Трудовая деятельность» в блоке «Стажи»). В открывшейся форме укажите количество лет, месяцев и дней стажа на дату приёма.

После ввода начального значения программа сама досчитывает стаж на дату наступления страхового случая. При расчёте больничного листа стаж подставляется в документ автоматически, и его можно увидеть прямо в форме документа «Больничный лист» — там есть поле «Стаж» и расшифровка процента оплаты.

Если сотрудник принёс справку о стаже с предыдущего места работы позже даты приёма, исправьте значение в той же форме. Укажите дату, с которой действует уточнённый стаж — программа пересчитает пособия при следующем расчёте.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного человека
2. 2
   В карточке сотрудника перейдите по ссылке «Трудовая деятельность»
3. 3
   В разделе «Стажи» добавьте строку «Страховой стаж»
4. 4
   Укажите годы, месяцы и дни на дату приёма на работу
5. 5
   Запишите форму и проверьте расчёт в тестовом больничном листе

Трудовая деятельность и электронные трудовые книжки

С переходом на электронные трудовые книжки сведения о трудовой деятельности оформляются документами «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение» и специальными документами подсистемы ЭТК. В ЗУП они находятся в разделе «Кадры» → «Электронные трудовые книжки» (в некоторых релизах — «Отчеты, справки» → «СЗВ-ТД»).

Сведения о прошлой трудовой деятельности до приёма в вашу организацию вводятся вручную: в карточке сотрудника откройте «Трудовую деятельность» и добавьте строки с периодами работы, названиями организаций и должностями по данным трудовой книжки или справки СТД-Р. Эти записи нужны для правильного расчёта общего стажа и персональных отчётов.

Проверить, что данные введены корректно, можно через отчёт: «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Трудовая деятельность» (или «Штатное расписание» с отбором по сотруднику). Отчёт покажет хронологию периодов и позволит заметить пропуски или пересечения дат.

Где в 1С:Бухгалтерии указать стаж

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учёт упрощён, но страховой стаж для больничных там предусмотрен. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», выберите сотрудника. В карточке есть ссылка «Страховой стаж» или поле в блоке личных данных — в зависимости от релиза.

Введите стаж на дату приёма, и программа будет автоматически увеличивать его при расчёте пособий. Если такого поля в карточке нет, проверьте, что в настройках учётной политики включён расчёт зарплаты и кадровый учёт в этой программе, а не во внешней.

Учтите ограничение: полноценный учёт трудовой деятельности, северных стажей и стажа на вредных работах в Бухгалтерии не ведётся. Для этих задач нужна конфигурация ЗУП.

ЗУП или Бухгалтерия

1С:ЗУП

Полный учёт: общий, страховой, северный, вредный стаж, ЭТК, СЗВ-СТАЖ. Подходит организациям с кадровым учётом

1С:Бухгалтерия

Только страховой стаж для расчёта больничных. Достаточно микропредприятиям без сложных кадровых задач

Стаж для отчёта СЗВ-СТАЖ и персонифицированного учёта

Данные для отчёта СЗВ-СТАЖ (или сведений о стаже в составе ЕФС-1) программа собирает автоматически из кадровых документов: приёмов, переводов, увольнений, отпусков без сохранения оплаты и других отклонений. Отдельно «вводить стаж для отчёта» не нужно — нужно корректно вести кадровые документы.

Отчёт формируется через раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или «Отчеты, справки» → «СЗВ-СТАЖ» (в актуальных релизах — комплект ЕФС-1). Перед отправкой откройте форму отчёта и проверьте каждого сотрудника: периоды работы, коды особых условий труда и основания досрочной пенсии должны быть заполнены.

Особое внимание уделите сотрудникам на вредных работах: стаж для доптарифов и досрочной пенсии берётся из штатного расписания (позиции с особыми условиями труда) и из документов фактических отклонений. Если позиция в штатке не имеет отметки о вредности, стаж в отчёт попадёт без нужных кодов.

Специальные виды стажа: северный и вредный

Стаж для «северных» надбавок вводится в карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность» в разделе стажей — отдельной строкой «Стаж для северной надбавки». Программа использует его при расчёте процентной надбавки к зарплате и автоматически увеличивает процент по мере наработки, если это настроено в параметрах расчёта.

Стаж работы во вредных или тяжёлых условиях труда формируется автоматически: по позициям штатного расписания с указанными условиями труда и по результатам спецоценки. Проверить его можно в отчётах по персонифицированному учёту и в карточке сотрудника через форму стажей.

Для выслуги лет (например, у бюджетников) также есть отдельный вид стажа — он вводится в той же форме «Трудовая деятельность» и используется в начислениях, зависящих от выслуги.

Частые ошибки и проверка результата

Самая распространённая ошибка — страховой стаж не введён при приёме, и больничный рассчитывается по минимальному проценту. Вторая типичная ситуация: стаж введён, но с неверной датой отсчёта, из-за чего программа досчитывает его от неправильной точки.

Ещё одна ошибка — дублирование физических лиц в справочнике. Если человек заведён дважды, стаж «размазывается» между двумя карточками, и отчёты показывают неполные данные. Используйте обработку «Поиск и удаление дублей» («Администрирование» → «Обслуживание») и объедините карточки перед сдачей отчётности.

После любых исправлений проверьте результат: сформируйте тестовый больничный лист и сверьте процент оплаты, а также сформируйте отчёт по стажу и убедитесь, что периоды идут без разрывов и наложений.

Контрольные точки

Как проверить результат

Процент оплаты больничного

Норма

Соответствует фактическому стажу (60/80/100%)

Тревожный признак

Минимальный процент при большом стаже — стаж не введён

Периоды в СЗВ-СТАЖ

Норма

Непрерывная хронология без наложений дат

Тревожный признак

Пустые строки или пересечения периодов

Карточка сотрудника

Норма

Одна карточка физлица, все виды стажа заполнены

Тревожный признак

Несколько дублей, пустые поля стажа

Часто задаваемые вопросы

Как в 1С:ЗУП посмотреть общий трудовой стаж сотрудника?

Откройте карточку сотрудника («Кадры» → «Сотрудники») и перейдите по ссылке «Трудовая деятельность». Там собраны все периоды работы — и в вашей организации, и на предыдущих местах, если они были внесены. Также можно сформировать кадровый отчёт «Трудовая деятельность» по выбранному сотруднику.

Почему в больничном листе неверный процент оплаты?

Чаще всего причина в том, что страховой стаж не введён в карточке сотрудника или введён с неверной датой отсчёта. Откройте карточку, проверьте поле «Страховой стаж», исправьте значение и пересчитайте документ. Также проверьте, нет ли дубля физического лица в справочнике.

Можно ли ввести стаж прошлых лет задним числом?

Да. В форме «Трудовая деятельность» карточки сотрудника добавьте периоды работы до приёма в вашу организацию с указанием дат и работодателей. Для страхового стажа укажите уточнённое значение с датой, с которой оно действует, — пособия будут пересчитаны корректно.

Где взять данные о стаже, если у сотрудника нет трудовой книжки?

Запросите у сотрудника справку СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) — он может получить её через Госуслуги или в ПФР/СФР. Для страхового стажа подойдут также справки с предыдущих мест работы. Внесите данные из этих документов в карточку сотрудника.

Нужно ли отдельно заполнять стаж для отчёта СЗВ-СТАЖ?

Нет. Отчёт собирается автоматически из кадровых документов: приёмов, переводов, увольнений и отклонений. Ваша задача — корректно вести кадровый учёт и перед отправкой проверить периоды, коды условий труда и отсутствие дублей физических лиц.