Другое · 10 мин
Где в 1С находится справка по форме 182н и как её сформировать
Где в 1С ЗУП и 1С Бухгалтерия находится справка по форме 182н, как сформировать её при увольнении, проверить данные о заработке и исправить типичные ошибки.
Справка о сумме заработной платы по форме 182н нужна сотруднику при увольнении: по ней новый работодатель рассчитывает пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам. В программах 1С этот документ формируется автоматически на основании данных расчёта зарплаты и страховых взносов, поэтому вручную собирать суммы не требуется — достаточно знать, где находится нужный документ.
Путь к справке зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП 3.1 документ называется «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» и «Справка о заработке для расчёта пособий (исходящая)», в 1С:Бухгалтерии 8.3 — «Справка о доходах (182н)». Логика одна: программа берёт начисления за два календарных года, предшествующих году увольнения или запроса, и текущий год, исключая суммы, не облагаемые взносами.
Ниже разобраны конкретные пути в меню, порядок формирования, проверка сумм и типичные ошибки, из-за которых справка уходит сотруднику с неверными данными.
Что такое справка 182н и когда она выдаётся
Форма 182н утверждена приказом Минтруда и содержит сведения о заработке сотрудника за два календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за справкой, а также за текущий год. Дополнительно в ней указываются исключаемые периоды: дни болезни, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком и освобождения от работы без начисления взносов.
Работодатель обязан выдать справку в день увольнения. Если сотрудник обращается за ней уже после увольнения, документ выдаётся в течение трёх рабочих дней с момента письменного заявления. В 1С форма заполняется автоматически из учётных данных, поэтому задача пользователя — правильно создать документ и проверить результат.
Где найти справку 182н в 1С:ЗУП 3.1
В конфигурации «Зарплата и управление персоналом 3.1» есть два рабочих способа. Первый — из документа увольнения: откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы»), найдите нужное увольнение, нажмите кнопку «Печать» и выберите «Справка о заработке для расчёта пособий (182н)». Программа сразу сформирует заполненную печатную форму.
Второй способ — отдельный документ. Откройте раздел «Отчётность, справки» → «Справки сотрудникам» (в некоторых релизах пункт называется «Исходящие справки о заработке»). Создайте документ «Справка о заработке для расчёта пособий (исходящая)», выберите сотрудника и годы расчёта — табличная часть заполнится автоматически по кнопке «Заполнить».
Если пункт меню не виден, проверьте права пользователя: работа со справками доступна профилям «Кадровик», «Расчётчик зарплаты» и «Бухгалтер». Также убедитесь, что в настройках состава налоговой отчётности не отключены соответствующие формы.
- 1Откройте «Отчётность, справки» → «Справки сотрудникам»
- 2Создайте документ «Справка о заработке для расчёта пособий (исходящая)»
- 3Укажите организацию, сотрудника и расчётные годы
- 4Нажмите «Заполнить» и проверьте суммы и исключаемые периоды
- 5Сформируйте печатную форму по кнопке «Печать» и подпишите документ
Где найти справку 182н в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии предприятия 8.3» путь короче. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Справки о доходах сотрудников» (в части релизов — «Зарплата и кадры» → «Справки 182н»). Создайте новый документ, выберите сотрудника — суммы подтянутся из начислений, облагаемых взносами на страхование на случай временной нетрудоспособности.
Альтернативный вариант — из документа «Увольнение»: откройте его и в меню «Печать» выберите справку по форме 182н. Это удобно при массовом увольнении: печатная форма формируется сразу по списку сотрудников.
Если зарплата ведётся в отдельной базе ЗУП, а бухгалтерия только синхронизирует данные, справку корректнее формировать именно в ЗУП: там хранится полная детализация исключаемых периодов.
Сравнение вариантов формирования
Быстрый путь при увольнении: справка формируется сразу по кнопке «Печать». Ограничение — нельзя скорректировать периоды, только печать готовой формы.
Подходит для повторной выдачи по заявлению бывшего сотрудника и позволяет проверить и при необходимости скорректировать данные перед печатью.
Используется не для выдачи, а для ввода данных о заработке нового сотрудника с прежнего места работы — влияет на расчёт его больничных в вашей базе.
Как проверить правильность заполнения справки
Автоматическое заполнение не гарантирует корректность: программа берёт то, что есть в учёте. Сверьте суммы по каждому году с отчётом «Анализ взносов в фонды» или регистром учёта доходов для страховых взносов. В справку должны попасть только выплаты, облагаемые взносами на ВНиМ (временную нетрудоспособность и материнство).
Отдельно проверьте исключаемые периоды: дни больничных, отпусков по беременности и родам, по уходу за ребёнком. В ЗУП они отображаются в табличной части документа справки с указанием дат начала и окончания. Если сотрудник болел, а период в справке пуст — скорее всего, больничный не проведён или введён документом с неверным видом расчёта.
Обратите внимание на годы: по умолчанию программа подставляет два предшествующих года и текущий. Если сотрудник просит справку за другой период (например, дополнительную для расчёта пособия), укажите годы вручную в шапке документа.
Как проверить результат
Совпадает с облагаемой взносами базой по отчёту «Анализ взносов»
Расходится с учётными данными или включает необлагаемые выплаты
Все больничные и отпуска по беременности/уходу указаны с датами
Периоды отсутствуют или даты не совпадают с листками нетрудоспособности
Два года, предшествующие увольнению, плюс текущий
Подставлены не те годы, период запрошен сотрудником иначе
ИНН, КПП, адрес и подписант заполнены корректно
Пустые поля, устаревший руководитель в подписи
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — в справке нулевые или заниженные суммы. Причина обычно в том, что начисления введены видами расчёта, у которых не настроено обложение взносами на ВНиМ. Откройте вид начисления («Настройка» → «Начисления») и проверьте настройку налогов и взносов: тип дохода должен соответствовать облагаемым выплатам.
Вторая ситуация — не попадают исключаемые периоды. Это происходит, если отсутствие оформлено не документом «Больничный лист» или «Отпуск», а произвольным документом «Отсутствие» без нужного вида. Для корректного отражения в 182н периоды нетрудоспособности должны быть введены штатными документами расчёта пособий.
Третья ошибка — сотрудник работал в обособленном подразделении или организация реорганизована. Справку выдаёт работодатель, у которого сотрудник состоит на момент увольнения; данные за период работы у правопредшественника включаются, если в базе ведётся непрерывный учёт. При переходе между базами суммы за «старые» периоды придётся ввести вручную в табличную часть документа.
Ограничения и когда нужна ручная корректировка
Автозаполнение работает только по данным текущей информационной базы. Если сотрудник в расчётных годах работал у другого работодателя или учёт вёлся в другой программе, суммы вводятся вручную на основании справки с прежнего места работы. В ЗУП для этого в документе справки предусмотрено ручное редактирование табличной части.
При реорганизации в форме слияния или присоединения проверьте, как настроен перенос данных: если учёт продолжается в той же базе, справка заполнится полностью; если создана новая база — потребуется ручной ввод за периоды до реорганизации.
Не редактируйте документы прошлых периодов ради «красивой» справки: это изменит регламентированную отчётность по взносам. Если учётные данные неверны, исправляйте их корректным порядком — сторнирующими и корректирующими документами, а затем перезаполняйте справку.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли сформировать справку 182н для действующего сотрудника?
Да. Сотрудник вправе запросить справку в любое время, не только при увольнении. Создайте отдельный документ «Справка о заработке для расчёта пособий» через раздел «Отчётность, справки» и укажите нужные годы.
Почему в справке не заполняются суммы за прошлый год?
Чаще всего причина в том, что начисления того периода вводились в другой базе или виды расчёта не имеют настройки обложения взносами на ВНиМ. Проверьте настройки начислений и при необходимости введите суммы вручную по данным архивных документов.
Чем входящая справка отличается от исходящей в 1С:ЗУП?
Исходящая — это справка, которую вы выдаёте сотруднику. Входящая используется для ввода данных о заработке нового сотрудника с прежнего места работы, чтобы корректно рассчитывать его больничные и пособия в вашей базе.
Можно ли отправить справку 182н в электронном виде?
Форма предусматривает бумажный документ с подписями. Если организация применяет электронный документооборот с сотрудниками, возможность передачи зависит от принятого порядка КЭДО и согласия сотрудника; при сомнениях выдавайте бумажный экземпляр.
Сотрудник уволен давно и просит справку повторно — что делать?
По письменному заявлению бывшего работника справку нужно выдать в течение трёх рабочих дней. Создайте новый документ справки, выберите сотрудника — данные подтянутся из архива учёта, если база за те периоды сохранена.
Куда вводить исключаемые периоды, если больничный был у прошлого работодателя?
Для входящей справки в ЗУП исключаемые периоды указываются вручную на основании справки 182н от прежнего работодателя: в документе есть табличная часть с датами начала и окончания таких периодов.
Что важно запомнить
Справка 182н формируется в ЗУП через «Отчётность, справки» или из документа увольнения, в Бухгалтерии — через «Зарплата и кадры» → «Справки о доходах». Перед выдачей сверьте суммы с анализом взносов, проверьте исключаемые периоды и годы. Недостающие данные за периоды вне текущей базы вводите вручную, а ошибки исправляйте в учёте, а не в печатной форме.