Другое · 8 мин
Где в 1С найти справку о доходах (бывшая 2-НДФЛ)
Где в 1С находится справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ/1-НДФЛ): пути в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 8.3, как сформировать, проверить и выгрузить для сотрудника и ФНС.
Форма, которую бухгалтеры по привычке называют «справка 1-НДФЛ» или «2-НДФЛ», с 2021 года официально называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица». В программах 1С она присутствует в двух вариантах: справка для выдачи сотруднику на руки и справка в составе отчёта 6-НДФЛ для передачи в налоговую инспекцию. Находятся эти документы в разных местах, и это главная причина, по которой пользователи не могут быстро их отыскать.
В 1С:ЗУП 3.1 справка для сотрудника создаётся через раздел «Отчетность, справки», а в 1С:Бухгалтерии 8.3 — через раздел «Зарплата и кадры» или «Отчёты». Путь зависит от конфигурации и её релиза, поэтому ниже разобраны оба сценария с точными названиями команд меню.
Как называется справка и почему её путают
До 2021 года существовала форма 2-НДФЛ — справка о доходах физического лица, которую работодатель сдавал в ФНС отдельным отчётом и выдавал работнику по запросу. Название «1-НДФЛ» — распространённая ошибка: формы с таким номером в действующей отчётности нет, обычно под ней подразумевают именно 2-НДФЛ.
С отчётной кампании за 2021 год форма 2-НДФЛ как самостоятельный отчёт отменена. Справка о доходах стала приложением № 1 к расчёту 6-НДФЛ и сдаётся в налоговую только в его составе — один раз в год. Для сотрудника справка по-прежнему формируется отдельным документом по его заявлению.
Где справка в 1С:ЗУП 3.1
В конфигурации «Зарплата и управление персоналом» справка для выдачи сотруднику создаётся так: откройте раздел «Отчетность, справки» и найдите пункт «Справки НДФЛ для сотрудников» (в ряде релизов — «Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников»). Нажмите «Создать», выберите сотрудника, укажите налоговый период и нажмите «Заполнить» — программа подтянет данные из регистров учёта НДФЛ.
Если справка нужна для передачи в ФНС, путь другой: раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», создайте расчёт 6-НДФЛ за год — справки по каждому сотруднику войдут в него как приложение. Также данные для проверки можно посмотреть через отчёт «Налоги и взносы» → «Регистр налогового учёта по НДФЛ» или «Анализ НДФЛ».
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «Справки НДФЛ для сотрудников»
- 2Нажмите «Создать», выберите организацию и сотрудника
- 3Укажите налоговый период (год) и нажмите «Заполнить»
- 4Проверьте суммы дохода, вычетов и налога по разделам
- 5Распечатайте справку или сохраните в PDF для выдачи сотруднику
Где справка в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии предприятия» ред. 3.0 откройте раздел «Зарплата и кадры» → «НДФЛ» → «Справки о доходах (2-НДФЛ)». В открывшемся журнале нажмите «Создать» и выберите вариант «Справка о доходах для сотрудника». После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» — доходы, вычеты и налог подставятся автоматически из учётных данных.
Альтернативный путь — через «Отчёты» → «Регламентированные отчёты» → «Создать», где в списке форм выбирается 6-НДФЛ с приложением справок. Этот вариант нужен, когда справка готовится не для работника, а для сдачи в инспекцию в составе годового расчёта.
Если в меню нужного пункта нет, воспользуйтесь поиском: нажмите на значок лупы в правом верхнем углу или клавиши Ctrl+F в панели функций и введите «справка о доходах». Поиск по командам работает во всех типовых конфигурациях на платформе 8.3.
Справка для сотрудника и справка для ФНС: в чём разница в 1С
Документ «Справка о доходах для сотрудника» не формирует движений по учёту и никуда не отправляется — это чисто печатная форма. Её можно создать в любой момент, за любой завершённый период, и выдать работнику на бумаге или в электронном виде, например для банка или визового центра.
Справка в составе 6-НДФЛ — регламентированный отчёт. Она формируется только за год, подписывается электронной подписью и отправляется в ФНС через 1С-Отчетность либо выгружается в файл. Срок сдачи — не позднее 25 февраля года, следующего за отчётным. Путать эти два объекта нельзя: «сотрудническая» справка не заменяет отчётность, и наоборот.
Сравнение вариантов
Создаётся в любой момент по заявлению работника, только печать/PDF, не влияет на отчётность
Формируется раз в год вместе с расчётом, сдаётся в ФНС до 25 февраля, требует подписи и контроля формата
Как проверить правильность заполнения
Перед выдачей или отправкой сверьте справку с регистрами учёта. В ЗУП для этого служат отчёты «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» и «Регистр налогового учёта по НДФЛ»: суммы начисленного, удержанного и перечисленного налога должны совпадать с разделами справки. В Бухгалтерии используйте отчёт «Анализ НДФЛ» из раздела «Зарплата и кадры».
Обратите внимание на статус налогоплательщика (резидент/нерезидент) и ставки налога — если сотрудник в течение года менял статус, доходы должны распасться по разным ставкам. Также проверьте, что все вычеты (стандартные, социальные, имущественные) отражены с корректными кодами.
Как проверить результат
Совпадает с регистром налогового учёта по НДФЛ
Расхождение с регистром — ищите непроведённые или исправленные документы
Равен налогу в отчёте «Анализ НДФЛ»
Разница указывает на пересчёты или возвраты, не отражённые в учёте
ИНН, ФИО, паспорт совпадают с карточкой сотрудника
Ошибки в данных — справку в ФНС не примут без корректировки
Типичные проблемы и их решения
Частая ситуация: справка заполняется пустой. Причина почти всегда в том, что доходы сотрудника записаны на другую организацию (при обособленных подразделениях) или выбран неверный налоговый период. Проверьте шапку документа и наличие начислений в журнале «Все начисления».
Вторая проблема — в справке не хватает части доходов. Так бывает, если документы выплаты проведены после формирования справки либо доход зарегистрирован корректировочными документами. Решение — перезаполнить справку кнопкой «Заполнить» после актуализации учёта.
Если пункт меню со справкой отсутствует полностью, проверьте права пользователя: работа с отчётностью по НДФЛ требует роли кадровика-расчётчика или бухгалтера. Также устаревший релиз конфигурации может содержать старые названия команд — обновление до актуального релиза решает и эту проблему, и вопрос актуальности печатной формы.
Когда нужна помощь специалиста
Самостоятельно безопасно формировать справки при стандартном учёте: одна организация, типовые начисления, актуальный релиз. Обратиться к специалисту по 1С стоит, если обнаруживаются расхождения между справкой и регистрами, которые не устраняются перезаполнением, если велись ручные операции по НДФЛ или если нужно исправить уже сданные в ФНС сведения за прошлые периоды.
Что важно запомнить
«1-НДФЛ» — это бытовое название справки о доходах (бывшая 2-НДФЛ). В ЗУП 3.1 ищите её в «Отчетность, справки», в Бухгалтерии 8.3 — в «Зарплата и кадры» → «НДФЛ». Для ФНС справка формируется только внутри годового 6-НДФЛ, для сотрудника — отдельным документом в любой момент.
Частые вопросы
Почему в 1С нет формы с названием «1-НДФЛ»?
Формы «1-НДФЛ» официально не существовало — это ошибочное название справки 2-НДФЛ, которая с 2021 года называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Ищите в меню именно эти формулировки или «2-НДФЛ» в старых релизах.
Можно ли сформировать справку за прошлые годы?
Да, при создании справки укажите нужный налоговый период — программа заполнит её по сохранённым данным учёта. Учтите, что печатная форма будет актуальной редакции, а не той, что действовала в том году; для архивных целей это обычно допустимо.
Справка пустая, хотя зарплата начислялась. Что делать?
Проверьте три вещи: правильно ли выбраны организация и налоговый период, проведены ли документы начисления и выплаты, не заведён ли сотрудник дубликатом в справочнике физических лиц. После исправления перезаполните справку кнопкой «Заполнить».
Нужно ли сдавать в ФНС справку, выданную сотруднику?
Нет. Справка для сотрудника — отдельный документ, она никуда не отправляется. В инспекцию сведения о доходах попадают только в составе годового расчёта 6-НДФЛ в виде приложения № 1.
Как выгрузить справку в электронном виде для сотрудника?
Откройте заполненную справку, вызовите печатную форму и используйте кнопку «Сохранить» — документ можно выгрузить в PDF или Excel. Для справки в составе 6-НДФЛ доступна выгрузка в XML-файл утверждённого ФНС формата через кнопку «Выгрузить» в форме отчёта.