Другое · 11 мин
Как в 1С сформировать список сотрудников с паспортными данными
Пошаговая инструкция: как в 1С ЗУП вывести список сотрудников с паспортными данными через отчеты, универсальную печатную форму и обработки.
Паспортные данные сотрудников в 1С хранятся в справочнике «Физические лица», а не в карточке сотрудника напрямую. Поэтому простая копия списка из справочника «Сотрудники» не даст нужного результата — серию и номер паспорта придётся подтягивать отдельным отчётом или настройкой.
Задача встречается регулярно: данные просит банк для зарплатного проекта, охрана для оформления пропусков, страховая компания, военкомат или бухгалтерия для сверки. В зависимости от конфигурации — 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия или 1С:Комплексная автоматизация — инструменты различаются, но логика везде одна: сформировать отчёт, в котором к сотруднику присоединяются сведения о документе, удостоверяющем личность.
Ниже разобраны рабочие способы для типовых конфигураций: штатные отчёты, универсальный отчёт, консоль запросов и вариант с объединением таблиц в Excel. Также описаны проверка результата, типичные ошибки и ограничения по правам доступа.
Где в 1С хранятся паспортные данные и почему это важно
В типовых конфигурациях 1С паспортные данные — это не реквизит сотрудника, а запись в регистре сведений. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия 8.3 используется регистр «Документы физических лиц», привязанный к справочнику «Физические лица». Один сотрудник может быть связан с одним физлицом, и именно у физлица хранятся вид документа, серия, номер, дата выдачи и кем выдан.
Из-за этой структуры стандартный список справочника «Сотрудники» не показывает паспорт. Чтобы увидеть данные, нужно либо открыть карточку физлица (закладка «Личные данные» или ссылка «Все документы»), либо построить отчёт, который соединяет сотрудников с регистром документов. Понимание этой связки помогает правильно настраивать отборы и не терять сотрудников, у которых документ не заполнен.
Способ 1: штатные отчёты в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 есть готовые отчёты, которые выводят личные данные сотрудников. Основной путь: раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты». Здесь доступны «Штатные сотрудники», «Личные данные сотрудников», «Семьи сотрудников» и другие формы.
Откройте отчёт «Штатные сотрудники» (или «Сотрудники» в более ранних релизах), нажмите «Настройки» → «Расширенные». На закладке «Поля» добавьте из структуры данных поля: «Документ вид», «Документ серия», «Документ номер», «Документ дата выдачи», «Документ кем выдан». Эти поля отчёт берёт из регистра документов физлица автоматически. После нажатия «Сформировать» получите таблицу: ФИО, подразделение, должность и паспортные реквизиты.
Если в вашей версии отчёта нужных полей нет, проверьте отчёт «Личные данные» в том же разделе — он изначально ориентирован на паспорт, ИНН, СНИЛС и адреса. Отчёт можно отфильтровать по организации, подразделению и дате, чтобы получить только действующих сотрудников.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатные сотрудники».
- 2Нажмите «Настройки» и перейдите в расширенный режим.
- 3На закладке «Поля» добавьте поля документа: вид, серия, номер, дата выдачи, кем выдан.
- 4Установите отбор по организации и периоду, при необходимости исключите уволенных.
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте несколько строк по карточкам сотрудников.
- 6Сохраните настройку кнопкой «Сохранить вариант», чтобы не повторять настройку.
Способ 2: универсальный отчёт по регистру сведений
Универсальный отчёт подходит, когда штатная форма не даёт нужной компоновки или вы работаете в 1С:Бухгалтерии, где кадровых отчётов мало. Путь: «Отчёты» → «Универсальный отчёт» (в некоторых конфигурациях — «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки»).
В настройке выберите тип данных «Регистр сведений», объект — «Документы физических лиц». Отчёт выведет все записи регистра: физлицо, вид документа, серию, номер, дату выдачи. Добавьте отбор «Является документом, удостоверяющим личность» = «Да», чтобы отсечь загранпаспорта, военные билеты и старые записи.
Минус способа — в таблице фигурируют физические лица, а не сотрудники: среди них могут быть бывшие работники, кандидаты и контрагенты-физлица. Поэтому результат обычно выгружают и сверяют со списком действующих сотрудников либо дополнительно фильтруют в Excel.
Сравнение способов
Подходит для регулярной работы: сразу видны только сотрудники, есть отборы по подразделениям. Ограничение — не во всех релизах доступны поля документа.
Гибкий и доступен почти везде, но выводит всех физлиц, включая уволенных и кандидатов — нужна дополнительная фильтрация.
Максимальный контроль над составом полей и соединений, но требует навыков языка запросов 1С и прав разработчика.
Не требует настроек в 1С и работает в любой конфигурации, но объединение по ФИО чревато ошибками при однофамильцах.
Способ 3: консоль запросов для нестандартных требований
Когда нужен специфический состав колонок — например, ФИО, дата рождения, паспорт и табельный номер в одной строке только по работающим сотрудникам — удобнее всего консоль запросов. Это внешняя обработка, которую запускают через «Файл» → «Открыть» при наличии соответствующих прав.
Запрос соединяет справочник «Сотрудники» с регистром «Документы физических лиц» через поле «Физическое лицо» и отбирает только актуальные документы, удостоверяющие личность. Условие на дату увольнения (пустая или позже текущей) отсекает уволенных.
Результат запроса выводится в табличный документ и сохраняется в Excel. Способ требует аккуратности: ошибка в соединении таблиц даст задвоение строк или потерю сотрудников без паспорта. Используйте левое соединение от сотрудников к документам, чтобы сотрудник без заполненного паспорта всё равно попал в список — с пустыми колонками, которые потом проще дозаполнить.
Прежде чем строить сложный запрос, проверьте типовой отчёт «Личные данные» или «Карточка сотрудника» в режиме списка — во многих релизах ЗУП они уже содержат нужные поля, и достаточно сохранить свой вариант настройки. Это быстрее и не требует дополнительных прав.
Способ 4: выгрузка в Excel и объединение таблиц
Если прав на настройку отчётов нет, а список нужен разово, работает простой обходной путь. Сформируйте два списка: сотрудники (через список справочника «Сотрудники» с выводом колонки «Физическое лицо») и документы физлиц (через универсальный отчёт или список регистра). Оба списка сохраняются в Excel через «Файл» → «Сохранить копию».
В Excel объедините таблицы функцией ВПР или Power Query по ключу «Физическое лицо». Ключ по физлицу надёжнее, чем по ФИО: однофамильцы и изменение фамилии после замужества ломают объединение по имени. Если колонки «Физическое лицо» в списке сотрудников нет, добавьте её через кнопку «Ещё» → «Изменить форму» списка или выведите печатную форму списка с настройкой колонок.
Способ трудоёмок при большом штате и требует ручной проверки, зато не зависит от конфигурации и прав доступа — достаточно права просмотра сотрудников и документов физлиц.
Проверка результата перед передачей списка
После формирования сверьте итоговое количество строк с числом работающих сотрудников по отчёту «Численность и текучесть кадров» или списку справочника. Расхождение означает, что часть людей потерялась (нет паспорта в базе) или попали лишние (уволенные, физлица без трудового договора).
Выборочно откройте 3–5 карточек сотрудников и сравните серию и номер паспорта в отчёте с данными в карточке физлица. Особое внимание — сотрудникам, недавно менявшим паспорт: в регистре может быть несколько записей, и отчёт должен брать актуальную (с максимальной датой выдачи или с признаком действующего документа).
Как проверить результат
Совпадает с числом работающих сотрудников
Строк меньше — есть сотрудники без паспорта; больше — попали уволенные или дубли
Дата выдачи соответствует последнему документу в карточке физлица
Выведен старый паспорт при наличии новой записи в регистре
Заполнены серия, номер, дата выдачи, кем выдан
Пустые ячейки у части сотрудников — данные не внесены в базу
Только действующие сотрудники выбранной организации
Присутствуют уволенные, кандидаты или сотрудники другой организации
Ограничения, права доступа и работа с персональными данными
Доступ к паспортным данным в 1С регулируется правами. Если отчёт формируется, но колонки документа пустые у всех сотрудников — вероятно, у вашей роли нет доступа к регистру «Документы физических лиц». В этом случае нужно обратиться к администратору 1С для расширения прав, а не искать обходные пути.
Учитывайте требования законодательства о персональных данных: список с паспортами формируется под конкретную цель (банк, пропуска, отчётность), хранится ограниченное время и передаётся по защищённым каналам. Не рассылайте такие файлы широким списком получателей и не выкладывайте в общие сетевые папки без пароля.
Частые вопросы
В отчёте у части сотрудников пустые паспортные данные. Что делать?
Откройте карточку физического лица такого сотрудника и проверьте закладку с документами. Если паспорт не введён — внесите его по оригиналу документа. Если введён, но не отмечен как удостоверяющий личность, отредактируйте запись. После этого пересформируйте отчёт — пустые строки заполнятся автоматически.
Как вывести список только по одному подразделению?
В настройках кадрового отчёта на закладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение равно» нужному подразделению. Если требуется включить вложенные подразделения, используйте условие «В группе» вместо «Равно» — тогда в отчёт попадут сотрудники всех дочерних отделов.
Почему в список попали уволенные сотрудники?
Отчёт построен по физическим лицам или без отбора по кадровому состоянию. Добавьте в настройках отбор «Дата увольнения не заполнена» или используйте отчёт «Штатные сотрудники», который по умолчанию показывает только работающих на выбранную дату. Проверьте также, что в отборе стоит актуальная дата формирования.
Можно ли сохранить настройку отчёта, чтобы не настраивать заново?
Да. После настройки полей и отборов нажмите «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта» (или кнопку сохранения варианта на панели настроек). Задайте понятное название, например «Сотрудники с паспортами для банка». Вариант появится в списке отчётов и будет доступен вам или всем пользователям — в зависимости от выбранной видимости.
Нужен список с паспортами, но нет прав на кадровые отчёты. Есть ли выход?
Без прав на чтение документов физлиц получить паспортные данные штатными средствами нельзя — это осознанное ограничение доступа к персональным данным. Корректный путь: направить запрос кадровику или администратору, у которого права есть, и получить готовый список под конкретную задачу. Попытки обойти ограничение через доработки нарушают учётную политику организации.
Что важно запомнить
Паспортные данные в 1С хранятся у физического лица в регистре «Документы физических лиц», поэтому список формируется отчётом, соединяющим сотрудников с этим регистром. Основной инструмент — кадровый отчёт с добавленными полями документа или универсальный отчёт. Перед передачей списка проверьте актуальность паспортов, состав персонала и соблюдайте режим персональных данных.