Где в 1С сформировать отчет СЗВ-М

Форма СЗВ-М сдавалась работодателями в Пенсионный фонд ежемесячно и содержала сведения о застрахованных лицах: ФИО, СНИЛС и ИНН сотрудников. С 2023 года самостоятельная форма СЗВ-М отменена — персонифицированные сведения о физлицах теперь подаются ежемесячно в составе новой отчетности в СФР. Однако в программах 1С механизм формирования этих сведений сохранился и работает по схожей логике, а в старых релизах и архивных базах отчет СЗВ-М по-прежнему доступен.

Ниже разберем, где именно в типовых конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия находится этот отчет, как его сформировать, проверить и выгрузить. Материал будет полезен тем, кто работает со старыми периодами, исправляет прошлые отчеты или формирует ежемесячные персонифицированные сведения в актуальных релизах.

Как называется СЗВ-М в актуальных версиях 1С

С объединением ПФР и ФСС в Социальный фонд России отчетность была переработана. Сведения, которые раньше передавались формой СЗВ-М, теперь входят в отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах». В типовых конфигурациях 1С на свежих релизах вы найдете именно это название.

Если ваша база давно не обновлялась, в меню может остаться старый пункт «СЗВ-М». Функционально это тот же документ: список сотрудников с их СНИЛС, ИНН и ФИО за отчетный месяц. Поэтому инструкции ниже применимы к обоим вариантам.

Где сформировать СЗВ-М в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» отчет находится в блоке персонифицированного учета. Откройте раздел «Отчетность, справки» на панели разделов, затем перейдите в подраздел «Персучет» (в некоторых релизах — «1С-Отчетность» или «Персонифицированный учет»).

В списке доступных документов выберите «СЗВ-М» или «Персонифицированные сведения о физлицах». Нажмите «Создать», укажите организацию и отчетный период (месяц), затем нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберет всех сотрудников, работавших в этом месяце по трудовым договорам и договорам ГПХ.

1. 1
   Откройте раздел «Отчетность, справки» → «Персучет»
2. 2
   Создайте документ «СЗВ-М» (или «Персонифицированные сведения о физлицах»)
3. 3
   Укажите организацию и отчетный месяц
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и проверьте состав сотрудников
5. 5
   Нажмите «Проверить» для контроля СНИЛС и ИНН
6. 6
   Выгрузите файл кнопкой «Выгрузить» или отправьте через 1С-Отчетность

Где сформировать СЗВ-М в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 персонифицированная отчетность собирается через регламентированные отчеты. Перейдите в раздел «Отчеты» → «Регламентированные отчеты». В открывшемся окне нажмите «Создать» и в списке форм найдите раздел, посвященный отчетности в ПФР/СФР.

Выберите нужную форму — «СЗВ-М» в старых релизах или «Персонифицированные сведения о физических лицах» в актуальных. Укажите период и нажмите «Заполнить»: программа соберет данные из кадровых документов и начислений за выбранный месяц.

Если в списке форм нужного отчета нет, проверьте две вещи: актуальность релиза конфигурации и то, что в учетной политике организации ведется кадровый учет. В базах, где зарплата ведется во внешней программе, персонифицированные формы могут быть недоступны.

Как проверить отчет перед отправкой

Автоматическое заполнение не гарантирует отсутствие ошибок. Типовая проверка в 1С контролирует формат СНИЛС и ИНН (контрольные суммы), но не проверяет их принадлежность конкретному человеку. Сверьте состав списка с фактическим числом работавших в месяце сотрудников, включая уволенных в этом периоде.

Обратите внимание на сотрудников, у которых в карточке не заполнен СНИЛС или указан с ошибкой — такие строки вызовут предупреждения при проверке. Исправлять данные нужно в карточке физического лица (справочник «Физические лица» или «Сотрудники»), а не в самом отчете: ручная правка в отчете не изменит данные учета и приведет к расхождениям в следующих периодах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в отчете

Норма

Совпадает с числом работавших в месяце, включая уволенных

Тревожный признак

Есть лишние лица или отсутствуют реально работавшие сотрудники

СНИЛС и ИНН

Норма

Проверка в 1С пройдена без ошибок и предупреждений

Тревожный признак

Программа выделяет строки с неверным форматом или пустыми полями

Прием на выгрузку

Норма

Файл сформирован, имя соответствует формату, программа проверки (CheckXML) ошибок не выдает

Тревожный признак

Файл не создается или контрольная программа сообщает об ошибках структуры

Выгрузка файла и отправка в фонд

Готовый отчет выгружается в XML-файл кнопкой «Выгрузить» в форме документа. Программа предложит каталог для сохранения и сформирует файл с именем по правилам формата. Перед отправкой файл рекомендуется прогнать через программу проверки CheckXML или аналогичный контроль на портале СФР.

Если у вас подключен сервис 1С-Отчетность, отправлять файл вручную не нужно: нажмите «Отправить» прямо из формы отчета, и программа передаст его в фонд, а статус сдачи будет отображаться в журнале обмена. Сохраните квитанцию о приеме — это подтверждение сдачи отчетности.

Типичные ошибки и их устранение

Чаще всего проблемы связаны не с самим отчетом, а с исходными кадровыми данными. Дубликаты физических лиц в справочнике приводят к задвоению строк или потере части данных. Перед формированием отчетности за важный период полезно выполнить поиск и объединение дублей штатными средствами конфигурации.

Вторая частая ситуация — сотрудник работал по договору ГПХ, но в отчет не попал. Проверьте, что договор проведен и даты его действия попадают в отчетный месяц. Обратная ошибка — включение сотрудника, уволенного в предыдущем месяце: так происходит, если приказ об увольнении не проведен или проведен задним числом уже после формирования отчета.

Частые вопросы

Почему в моей 1С нет отчета СЗВ-М?

В актуальных релизах форма заменена на «Персонифицированные сведения о физических лицах» — ищите это название в разделе персучета. Если база старая и не обновлялась, отчет может отсутствовать в списке регламентированных форм из-за устаревшей комплектации отчетности.

Можно ли сформировать СЗВ-М за прошлый период?

Да, документ создается за любой месяц, за который в базе есть кадровые данные. Однако для сдачи в фонд формат выгрузки должен соответствовать требованиям того периода — при работе с архивными периодами сверяйтесь с актуальными правилами приема.

Кто должен попадать в отчет?

Все лица, с которыми в отчетном месяце действовали трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера, включая уволенных в течение этого месяца. Сотрудники в отпуске без сохранения зарплаты и в декрете также включаются, если трудовой договор действует.

Что делать, если сотрудник попал в отчет дважды?

Причина почти всегда в дублях физических лиц в справочнике. Найдите обе карточки, объедините их штатной обработкой поиска и удаления дублей, затем перезаполните отчет. Не удаляйте строку вручную — проблема повторится.

Обязательно ли пользоваться 1С-Отчетностью для отправки?

Нет. Отчет можно выгрузить в XML-файл и отправить через личный кабинет страхователя на портале СФР или иной используемый оператором способ. 1С-Отчетность просто упрощает отправку и отслеживание статуса.