Другое · 12 мин
Где в 1С поставить аванс сотруднику
Разбираем, где в 1С оформить аванс сотруднику: начисление в ЗУП, выплата через ведомость, подотчётные суммы в Бухгалтерии, проводки и типичные ошибки.
Вопрос «где в 1С поставить аванс сотруднику» возникает в двух разных ситуациях, и ответ зависит от того, что именно нужно сделать. Первый случай — выплата аванса по заработной плате, то есть зарплаты за первую половину месяца. Второй — выдача сотруднику денег под отчёт на хозяйственные нужды, командировку или покупку материалов. Документы и разделы программы для этих операций разные.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) аванс по зарплате оформляется документом «Ведомость» с типом выплаты «Аванс», а в 1С:Бухгалтерии — через ведомости на выплату зарплаты либо через кассовые документы. Подотчётный аванс выдаётся документами «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу».
Ниже разобраны оба сценария для основных конфигураций, порядок действий, проводки, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых аванс «зависает» в учёте или не попадает в расчёт.
Определите, какой аванс нужно оформить
Прежде чем искать документ в программе, важно разделить два принципиально разных хозяйственных факта. Аванс по заработной плате — это обязательная выплата за первую половину месяца, она уменьшает задолженность перед сотрудником по зарплате и влияет на расчёт НДФЛ и ведомости к выплате в конце месяца. Подотчётный аванс — это выдача денег на конкретную цель, которую сотрудник потом должен подтвердить авансовым отчётом с чеками.
Путать эти операции нельзя: если зарплатный аванс провести как подотчётный, у сотрудника на счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами» повиснет долг, который программа будет требовать закрыть авансовым отчётом. Обратная ошибка приведёт к тому, что подотчётные деньги попадут в расчёт зарплаты и НДФЛ.
Как выбрать документ
Где поставить аванс по зарплате в 1С:ЗУП
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом аванс оформляется в разделе «Выплаты». Откройте журнал «Ведомости в банк», «Ведомости в кассу» или «Ведомости через раздатчика» — в зависимости от способа выплаты, принятого в организации. Создайте новый документ кнопкой «Создать».
В шапке ведомости в поле «Выплачивать» выберите значение «Аванс». После этого появится поле «Дата выплаты» и станет доступна кнопка «Заполнить». Программа автоматически подберёт сотрудников и рассчитает сумму аванса по правилам, заданным в настройках: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за фактически отработанное время первой половины месяца.
Способ расчёта аванса задаётся заранее: в карточке сотрудника на вкладке «Выплаты, учёт затрат» либо в настройках организации. Если при заполнении ведомости суммы получаются нулевыми или не теми, что ожидались, первым делом проверьте именно эту настройку — чаще всего причина в ней.
- 1Откройте раздел «Выплаты» и создайте ведомость нужного типа (в банк, в кассу)
- 2В поле «Выплачивать» выберите «Аванс» и укажите дату выплаты
- 3Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и суммы
- 4При необходимости отредактируйте суммы вручную по отдельным сотрудникам
- 5Проведите документ и сформируйте платёжные документы или выгрузку в банк
- 6Проверьте результат в отчёте «Расчётный листок» по сотруднику
Где поставить аванс по зарплате в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии предприятия аванс по зарплате оформляется в разделе «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» или «Ведомости в кассу». Создайте ведомость, в поле «Вид выплаты» укажите «Аванс», заполните месяц и нажмите «Заполнить». Программа подставит сотрудников и суммы согласно настройкам способа выплаты.
Если выплата идёт через кассу, на основании ведомости создаётся расходный кассовый ордер. Если через банк по зарплатному проекту — формируется «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление заработной платы» и выгрузка реестра в банк. В проводках аванс отражается по дебету счёта 70 и кредиту счёта 50 или 51.
Вариант без ведомостей тоже существует: если в учётной политике в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» указано, что учёт ведётся сводно по сотрудникам, выплату можно оформить напрямую кассовым или банковским документом. Однако ведомости удобнее: они дают контроль по каждому сотруднику и корректно закрывают задолженность.
Как оформить подотчётный аванс сотруднику
Для выдачи денег под отчёт в 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте «Расходный кассовый ордер». В поле «Вид операции» выберите «Выдача денежных средств подотчётному лицу», укажите сотрудника из справочника «Физические лица», сумму и основание (например, «на хозяйственные расходы по заявлению»). Проводка формируется по дебету счёта 71.01 и кредиту 50.01.
Если деньги перечисляются на карту сотрудника, используйте «Списание с расчётного счёта» с тем же видом операции — выдача подотчётному лицу. В этом случае проводка будет по кредиту счёта 51. Убедитесь, что в карточке физического лица заполнены корректные данные, а в документе указана статья движения денежных средств, если ведётся управленческий учёт ДДС.
Закрывается такой аванс документом «Авансовый отчёт» (раздел «Покупки» или «Банк и касса», в зависимости от версии). До тех пор пока отчёт не проведён, сумма числится как дебиторская задолженность сотрудника. По действующим правилам выдавать новый аванс сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущему, не запрещено, но внутренними регламентами это обычно ограничивают — и программа при вводе нового РКО покажет непогашенный остаток по счёту 71.
Проводки и отражение аванса в учёте
Понимание проводок помогает быстро найти ошибку, если аванс «не виден» в отчётах. Зарплатный аванс двигает только расчёты с персоналом: начисления в этот момент нет, поэтому проводка одна — Дт 70 Кт 50 (51). Начисление зарплаты и НДФЛ происходит в конце месяца документом «Начисление зарплаты и взносов», и аванс зачитывается при окончательной выплате.
Подотчётный аванс отражается иначе: Дт 71.01 Кт 50 (51) при выдаче и, после авансового отчёта, Дт 10, 26, 44, 60 и других счетов Кт 71.01 — в зависимости от того, на что потрачены деньги. Неизрасходованный остаток сотрудник возвращает в кассу документом «Приходный кассовый ордер» с операцией «Возврат от подотчётного лица».
| Операция | Дебет | Кредит | Документ в 1С |
|---|---|---|---|
| Аванс по зарплате из кассы | 70 | 50 | Ведомость в кассу + РКО |
| Аванс по зарплате на карту | 70 | 51 | Ведомость в банк + списание |
| Выдача под отчёт из кассы | 71.01 | 50.01 | Расходный кассовый ордер |
| Выдача под отчёт на карту | 71.01 | 51 | Списание с расчётного счёта |
| Списание подотчёта по отчёту | 10, 26, 44 и др. | 71.01 | Авансовый отчёт |
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документов убедитесь, что аванс корректно отразился в учёте. Для зарплатного аванса откройте расчётный листок сотрудника за месяц: выплаченная сумма должна отображаться в разделе «Выплачено», а остаток к выплате в конце месяца — уменьшиться на эту сумму. Для подотчётного аванса сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71 в разрезе сотрудников: по выданному лицу появится дебетовое сальдо до момента отчёта.
Как проверить результат
Аванс виден в колонке «Выплачено», долг на конец месяца уменьшен
Аванса нет — ведомость не проведена или указан другой месяц выплаты
Кредитовое сальдо уменьшилось на сумму аванса
Сальдо не изменилось — проверьте проведение РКО или списания
Дебетовое сальдо по сотруднику равно выданной сумме
Сальдо по другому лицу — в документе выбран не тот сотрудник
Частые ошибки при оформлении аванса в 1С повторяются из месяца в месяц. Ниже те, которые встречаются чаще всего, и их последствия.
Отдельная ситуация — аванс уволенному или отсутствующему сотруднику. Если сотрудник уволен до даты выплаты, программа в ЗУП обычно исключает его из ведомости автоматически, но при ручном заполнении его можно добавить по ошибке. Перед проведением ведомости сверьте список с актуальным штатным расписанием.
Настройки, влияющие на расчёт аванса
Если суммы аванса регулярно приходится править вручную, проблема в исходных настройках. В ЗУП способ расчёта аванса задаётся в карточке сотрудника (ссылка «Выплаты, учёт затрат») и может наследоваться из настроек подразделения или организации. Доступны варианты: фиксированная сумма, процент от тарифа (оклада) и расчёт за первую половину месяца по табелю.
Вариант «расчёт за первую половину месяца» требует, чтобы в программе корректно вёлся учёт рабочего времени: графики работы сотрудников были заполнены, а отсутствия (отпуска, больничные, командировки) введены вовремя. Иначе расчёт будет неточным. Этот способ точнее отражает фактически отработанное время, но требует дисциплины в кадровом учёте.
В 1С:Бухгалтерии аналогичная настройка находится в карточке сотрудника — поле «Аванс». Там задаётся либо конкретная сумма, либо процент от оклада. При изменении оклада процентный вариант пересчитается автоматически, а фиксированную сумму придётся обновлять вручную — это стоит учитывать при индексации зарплат.
Если в организации много сотрудников и аванс платится по зарплатному проекту, настройте обмен с банком заранее и проверьте формат выгрузки на тестовом реестре из 2–3 человек. Ошибка в формате файла обнаруживается обычно в день выплаты, когда времени на исправление уже нет.
FAQ: частые вопросы об авансах в 1С
Можно ли выплатить аванс без ведомости, одним платёжным документом?
Да, если в настройках учёта зарплаты указан сводный учёт по сотрудникам, выплату можно оформить напрямую расходным кассовым ордером или списанием со счёта с операцией выплаты зарплаты. Однако при пофамильном учёте ведомость обязательна — без неё не закроется задолженность по конкретному сотруднику, и расчётный листок будет некорректным.
Почему ведомость на аванс заполняется нулевыми суммами?
Наиболее частая причина — в карточке сотрудника не задан способ расчёта аванса или указана нулевая фиксированная сумма. Также проверьте, что сотрудник принят на работу до даты выплаты, не уволен и что выбран правильный месяц. В ЗУП дополнительно проверьте настройку аванса на уровне организации и подразделения.
Как исправить ошибочно выплаченный аванс?
Если документ ещё не отправлен в банк и деньги не выданы, достаточно отменить проведение ведомости и связанных платёжных документов, затем создать корректные. Если деньги уже выплачены, потребуется возврат от сотрудника (приходный ордер) или зачёт излишней выплаты при окончательном расчёте за месяц — с корректировкой ведомости конца месяца.
Удерживается ли НДФЛ с аванса?
Порядок зависит от действующих правил и настроек программы. В актуальных версиях 1С НДФЛ с аванса может исчисляться и удерживаться при выплате — программа делает это автоматически в ведомости, если соответствующий механизм включён. Проверьте колонку НДФЛ в ведомости перед проведением и сверьтесь с текущими требованиями законодательства.
Можно ли выдать подотчётный аванс на банковскую карту сотрудника?
Да, для этого используется документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление подотчётному лицу». В документе указывается физическое лицо и его банковская карта или счёт. Обязательно сохраните назначение платежа с формулировкой о выдаче под отчёт — это важно и для банка, и для последующего закрытия авансовым отчётом.
Что делать, если сотрудник не отчитался по подотчётному авансу?
Непогашенная сумма остаётся дебиторской задолженностью по счёту 71. Сотрудник может вернуть деньги в кассу приходным ордером, либо сумма удерживается из зарплаты по согласованию с работником с оформлением соответствующего удержания в ЗУП. В учёте при удержании делается проводка по кредиту 71 в корреспонденции со счётом 70.
Что важно запомнить
Зарплатный аванс оформляется ведомостью с типом «Аванс» в разделе выплат, подотчётный — кассовым или банковским документом с операцией выдачи подотчётному лицу. Перед проведением проверьте настройки расчёта аванса в карточке сотрудника, после — контролируйте результат по расчётному листку и ОСВ по счетам 70 и 71.