Другое · 9 мин
Где в 1С посмотреть количество работников
Как быстро узнать количество сотрудников в 1С:ЗУП, Бухгалтерии и ERP: штатная расстановка, отчёты о численности, списочный состав, среднесписочная численность.
Численность работников в 1С можно посмотреть несколькими способами, и выбор зависит от конфигурации и от того, какой именно показатель нужен: списочный состав, фактически работающие сотрудники или среднесписочная численность. В 1С:ЗУП основные данные сосредоточены в разделе «Кадры», в 1С:Бухгалтерии — в отчётах по зарплате и кадрам, в 1С:ERP — в подсистеме кадрового учёта.
Важно сразу различать показатели. Списочная численность — это все сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры на конкретную дату. Среднесписочная численность — расчётный показатель за период, который требуется для отчётности в ФНС и статистику. Фактически работающие — это списочный состав за вычетом сотрудников в отпусках по уходу за ребёнком и других длительных отсутствий. За каждым из этих показателей в программе закреплён свой отчёт.
Ниже разобраны конкретные пути в меню для основных конфигураций, способы проверить корректность цифр и типичные причины, почему количество сотрудников в отчёте не совпадает с реальным.
Как посмотреть численность в 1С:ЗУП через раздел «Кадры»
Основная точка входа — раздел «Кадры» в главном меню. Здесь собраны кадровые отчёты, которые показывают численность на дату или за период. Наиболее часто используются три: «Штатная расстановка», «Списочный состав» и «Среднесписочная численность».
Отчёт «Штатная расстановка» (в некоторых версиях — «Штатное расписание и штатная расстановка») показывает, какие позиции штатного расписания заняты, какие вакантны, и кто из сотрудников занимает каждую позицию. Если нужно быстро ответить на вопрос «сколько человек сейчас работает», этот отчёт подходит лучше всего: в нём видны занятые ставки с расшифровкой по подразделениям.
Отчёт «Списочный состав» выводит перечень сотрудников, состоящих в трудовых отношениях с организацией на выбранную дату. Сформируйте его, указав дату, и итоговое количество строк даст списочную численность. Отчёт удобен тем, что позволяет сгруппировать данные по подразделениям и должностям.
- 1Откройте раздел «Кадры» в главном меню
- 2Выберите отчёт «Списочный состав» или «Штатная расстановка»
- 3Укажите дату или период в шапке отчёта
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое количество строк
- 5При необходимости настройте отбор по организации или подразделению
Где найти среднесписочную численность
Среднесписочная численность рассчитывается по правилам статистики: суммируется списочная численность за каждый календарный день периода и делится на число календарных дней. Отдельные категории (например, сотрудницы в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком) из расчёта исключаются, а работники на неполном времени учитываются пропорционально отработанному времени.
В 1С:ЗУП этот показатель доступен в отчёте «Среднесписочная численность» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»). Отчёт формируется за произвольный период — месяц, квартал, год — и показывает как итоговое значение, так и расшифровку по месяцам и подразделениям. Этот же показатель используется при заполнении сведений для ФНС.
Проверьте результат до отправки данных в контролирующие органы: сравните итог отчёта с количеством сотрудников в штатной расстановке. Небольшие расхождения нормальны (среднесписочная почти всегда отличается от списочной), но разница в разы указывает на ошибки в кадровых данных.
Как узнать количество сотрудников в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии кадровый блок скромнее, чем в ЗУП, но базовые данные о численности доступны. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» — справочник покажет всех оформленных работников. Чтобы увидеть только действующих, установите отбор или отсортируйте список: уволенные сотрудники обычно помечаются в списке.
Для отчётности используйте отчёт «Среднесписочная численность» (раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» или «Кадровые отчёты», в зависимости от версии). Он рассчитывает показатель за выбранный период на основании кадровых документов: приёмов, увольнений, отпусков.
Если в базе ведётся несколько организаций, обязательно проверьте отбор по организации в шапке отчёта — без него численность посчитается суммарно по всем организациям, что исказит результат.
Численность в 1С:ERP и Комплексной автоматизации
В 1С:ERP и КА кадровые данные находятся в разделе «Зарплата и кадры» (или «Бюджетирование и кадры» в старых релизах). Набор отчётов аналогичен ЗУП: «Штатная расстановка», «Списочный состав», «Среднесписочная численность», «Остатки отпусков» и другие.
Особенность ERP — развитая система отборов и вариантов отчётов. Можно сохранить собственный вариант отчёта с нужными группировками (например, численность по подразделениям с итогом по организации) и вызывать его одним нажатием. Для этого в отчёте нажмите «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта».
Какой отчёт выбрать
Нужно видеть занятые и вакантные ставки, совместителей и подразделения. Не даёт среднесписочный показатель.
Нужна численность на конкретную дату со списком сотрудников. Не подходит для отчётности в ФНС.
Нужен расчётный показатель за период для налоговой и статистики. Не показывает вакансии.
Быстрые альтернативы: справочник сотрудников и универсальный отчёт
Если отчёты недоступны из-за прав или нужна грубая оперативная оценка, откройте справочник «Сотрудники» и посчитайте записи с учётом отбора «не уволенные». Способ быстрый, но неточный: в справочнике могут быть дубли (два элемента на одного человека при повторном приёме) и сотрудники без кадровых документов.
Более надёжный ручной способ — универсальный отчёт по регистру кадровых данных или запрос через консоль отчётов, если у вас есть соответствующие права. Однако для повседневных задач штатных отчётов достаточно, и прибегать к универсальным инструментам стоит только при нестандартных выборках.
Почему цифры не сходятся: проверка и типичные ошибки
Наиболее частая причина расхождений — неоформленные увольнения. Если сотрудник фактически не работает, но приказ об увольнении не проведён, он продолжает попадать в списочный состав. Проверьте отчёт «Сотрудники, у которых истекает срок договора» и список незакрытых кадровых документов.
Вторая причина — даты документов. Приём или увольнение, проведённый «задним числом» после формирования отчёта, меняет численность за прошлый период. Переформируйте отчёт после любых кадровых изменений.
Третья причина — совместители и совмещение. Внутренние совместители могут учитываться как отдельные строки в штатной расстановке, но как один человек в среднесписочной. Это нормально и не является ошибкой, но сбивает при сравнении отчётов между собой.
Как проверить результат
Количество совпадает с числом действующих трудовых договоров
В списке есть давно уволенные или отсутствуют недавно принятые
Значение близко к списочной численности, дробное
Результат равен нулю или в разы отличается от списочного
Все реально работающие занимают позиции, нет «висящих» людей вне штатки
Сотрудники без позиции или позиции с людьми после увольнения
FAQ: частые вопросы о численности в 1С
Почему в отчёте ноль сотрудников, хотя люди работают?
Чаще всего не указана или неверно выбрана организация в шапке отчёта, либо кадровые документы не проведены. Проверьте отбор по организации и журнал «Приёмы на работу» — документы должны быть в проведённом состоянии.
Учитываются ли внешние совместители в среднесписочной численности?
По правилам статистики внешние совместители в среднесписочную численность не включаются и учитываются отдельно. Внутренние совместители считаются как один человек по основному месту работы.
Как посмотреть численность на прошлую дату?
В отчётах «Списочный состав» и «Среднесписочная численность» укажите нужную дату или период в параметрах и сформируйте заново. Отчёты строятся по кадровым документам, поэтому исторические данные доступны, если документы не были изменены задним числом.
Где взять данные для сведений о среднесписочной численности в ФНС?
Используйте отчёт «Среднесписочная численность» за календарный год. В ЗУП и Бухгалтерии показатель также автоматически подставляется в соответствующую форму отчётности при её заполнении.
Почему численность по подразделениям не сходится с итогом по организации?
Проверьте сотрудников, у которых в кадровых документах не указано подразделение, — они попадают в итог, но не в расшифровку. Также возможны перемещения внутри периода: человек учитывается в разных подразделениях в разные дни.
Можно ли выгрузить список сотрудников с численностью в Excel?
Да, любой табличный отчёт в 1С сохраняется через «Файл» → «Сохранить» или кнопку сохранения табличного документа в формате Excel. Перед выгрузкой убедитесь, что у вас есть право на доступ к персональным данным сотрудников.
Что важно запомнить
Численность работников смотрят в разделе «Кадры» (ЗУП, ERP) или «Зарплата и кадры» (Бухгалтерия): «Списочный состав» — на дату, «Среднесписочная численность» — за период для отчётности. Перед использованием цифр проверьте отбор по организации и актуальность кадровых документов.