Как отметить больничный в 1С: пошаговая инструкция

Оформление больничного листа в 1С — стандартная операция кадрового учёта, но от корректности её выполнения зависит расчёт пособия, отражение отсутствия в табеле и правильность отчётности в СФР (бывшие ПФР и ФСС). Ошибка в датах, стаже или среднем заработке приводит к неправильной выплате сотруднику и вопросам со стороны фонда.

Основной инструмент — документ «Больничный лист» в конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия» с включённым кадровым учётом. Документ одновременно фиксирует отсутствие сотрудника и рассчитывает пособие по временной нетрудоспособности, включая часть за счёт работодателя.

Ниже разобран порядок действий для бумажного и электронного больничного, настройки стажа, проверка расчёта и типичные ошибки, которые чаще всего встречаются на практике.

Что подготовить перед оформлением больничного

До создания документа убедитесь, что у вас есть все исходные данные. Для бумажного больничного понадобится сам листок нетрудоспособности: из него берутся номер, период освобождения от работы, код причины нетрудоспособности и даты нарушения режима, если они отмечены врачом.

Для электронного больничного (ЭЛН) нужен только номер листка и СНИЛС сотрудника — остальные данные программа загрузит из информационной системы СФР при настроенном обмене. Проверьте, что в программе действует сертификат для обмена с фондом и у пользователя есть права на загрузку ЭЛН.

Также заранее проверьте страховой стаж сотрудника: он влияет на процент оплаты (60, 80 или 100% среднего заработка). Стаж хранится в карточке сотрудника и должен быть заполнен — иначе расчёт будет выполнен по минимальному проценту или с ошибкой.

Как создать документ «Больничный лист» в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Зарплата» и выберите журнал «Больничные листы» (в некоторых релизах путь — «Кадры» → «Больничные листы» или «Зарплата» → «Все отсутствия»). Нажмите «Создать» и выберите «Больничный лист».

В форме документа последовательно заполните поля: организацию, дату документа, сотрудника и период нетрудоспособности — даты «с» и «по» должны точно совпадать с листком. Укажите причину нетрудоспособности: заболевание, травма, уход за больным членом семьи, карантин и т.д. От причины зависят ограничения по оплачиваемым дням.

Если больничный является продолжением ранее выданного листка, установите соответствующий флаг и выберите первичный документ — программа учтёт это при расчёте и не будет повторно считать дни за счёт работодателя.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Больничные листы» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию, сотрудника и укажите период нетрудоспособности
3. 3
   Укажите причину нетрудоспособности и номер листка
4. 4
   Проверьте процент оплаты по стажу на закладке «Оплата»
5. 5
   Проверьте расчёт среднего заработка на закладке «Начислено»
6. 6
   Проведите документ и убедитесь, что сумма пособия сформирована

Как загрузить электронный больничный (ЭЛН)

Бумажные больничные почти полностью вытеснены электронными: медицинская организация формирует ЭЛН, а работодатель получает его из системы СФР. В 1С:ЗУП при создании документа достаточно ввести номер ЭЛН и нажать кнопку загрузки — программа подтянет период, причину, даты нарушения режима и другие данные автоматически.

Загрузка возможна при настроенном сервисе «1С-Отчётность» или прямом обмене с СФР. Если обмен не настроен, данные электронного листка вводятся вручную по информации, которую сотрудник может получить в личном кабинете на сайте фонда.

После загрузки обязательно сверьте подтянувшиеся данные с тем, что сообщил сотрудник: иногда в системе фонда листок ещё не закрыт или содержит уточнённые даты. Документ можно провести только по закрытому ЭЛН, иначе расчёт придётся пересчитывать.

Как проверить расчёт пособия

На закладке «Начислено» (или «Оплата») программа показывает расчёт пособия: среднедневной заработок, процент оплаты по стажу и итоговую сумму с разбивкой на дни за счёт работодателя и за счёт СФР. Первые три дня болезни по общему правилу оплачивает работодатель, остальные — фонд.

Средний заработок рассчитывается из начислений за два календарных года, предшествующих году болезни. Если сотрудник работает недавно и данных в программе нет, добавьте справку о заработке с предыдущего места работы через документ «Справка для расчёта пособий» — иначе пособие будет посчитано исходя из МРОТ.

Проверьте, что сумма за месяц не ниже установленного минимума: при расчёте из МРОТ программа применяет районный коэффициент, если он задан в настройках организации. Неверный или отсутствующий коэффициент — частая причина занижения пособия.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Процент оплаты

Норма

Соответствует стажу: 60, 80 или 100%

Тревожный признак

Процент занижен — стаж не заполнен в карточке

Средний заработок

Норма

Учтены начисления за два предшествующих года

Тревожный признак

Расчёт из МРОТ при наличии справки о заработке

Дни за счёт работодателя

Норма

Первые три дня болезни самого сотрудника

Тревожный признак

Все дни отнесены на работодателя или на фонд

Районный коэффициент

Норма

Применён к пособию из МРОТ

Тревожный признак

Коэффициент не задан, пособие занижено

Как больничный отражается в табеле и зарплате

После проведения документа дни болезни автоматически вытесняют другие виды времени: в табеле учёта рабочего времени (раздел «Зарплата» → «Отчёты» → «Табель учёта рабочего времени») эти дни отобразятся кодом «Б». Если сотруднику за тот же период уже начислена зарплата или отпуск, программа при проведении больничного выполнит сторнирование пересекающихся начислений.

Выплата пособия оформляется вместе с ближайшей выплатой зарплаты через документ «Ведомость». В ведомости сумма больничного подтягивается автоматически по сотруднику, если дата выплаты попадает в период, охватываемый ведомостью. НДФЛ с пособия удерживается в момент выплаты.

Если больничный оформлен после того, как зарплата за месяц уже рассчитана и выплачена, программа при следующем расчёте скорректирует начисления. Следите за этим, чтобы не возникла излишне выплаченная сумма, которую придётся удерживать с согласия сотрудника.

Особые ситуации и ограничения

Больничный по уходу за ребёнком

При уходе за больным ребёнком в поле причины выбирается соответствующий код, а в документе указывается член семьи. Для таких больничных действуют ограничения по количеству оплачиваемых дней в году, и программа контролирует их автоматически, если все предыдущие больничные введены в базу. Дни за счёт работодателя в этом случае отсутствуют — пособие полностью выплачивает фонд.

Нарушение режима

Если врач отметил нарушение режима, укажите дату нарушения в документе. С этой даты пособие рассчитывается в ограниченном размере — программа пересчитает сумму автоматически. Пропуск этого поля приведёт к завышению выплаты и претензиям при проверке.

Совместители и несколько мест работы

Для внешнего совместителя больничный оформляется отдельным документом в каждой организации, где он работает. Внутреннему совместителю достаточно одного документа — пособие рассчитается с учётом заработка по обоим местам внутри организации.

Частые вопросы

Можно ли отредактировать проведённый больничный?

Да, документ можно открыть, изменить и перепровести, если зарплата за период ещё не выплачена. Если выплата уже прошла, корректировку лучше оформлять через перерасчёт, чтобы избежать расхождений в ведомостях и отчётности по НДФЛ.

Что делать, если ЭЛН не загружается по номеру?

Проверьте, что листок закрыт медицинской организацией, правильно введён номер и СНИЛС сотрудника, а обмен с СФР настроен и сертификат действителен. При временной недоступности сервиса данные можно ввести вручную, а после восстановления обмена сверить с данными фонда.

Как оформить больничный в 1С:Бухгалтерии без ЗУП?

В 1С:Бухгалтерии с включённым учётом зарплаты документ называется так же — «Больничный лист» (раздел «Зарплата и кадры»). Функциональность ограничена по сравнению с ЗУП, но для небольшой организации базового расчёта пособия и отражения в учёте достаточно.

Кто оплачивает больничный: работодатель или СФР?

При болезни или травме самого сотрудника первые три дня оплачивает работодатель, остальные — СФР. По больничным на уход за членом семьи, карантину и ряду других причин пособие с первого дня выплачивает фонд. Программа распределяет суммы автоматически по причине нетрудоспособности.

Как отменить ошибочно созданный больничный?

Если документ ещё не участвовал в выплатах, его можно пометить на удаление или распровести. Если пособие уже выплачено, простое удаление создаст расхождения — в этом случае оформляется сторнирование и корректируются ведомости и отчётность.

Влияет ли больничный на отпускные в дальнейшем?

Дни болезни и суммы пособия исключаются из расчёта среднего заработка для отпускных. Программа учитывает это автоматически при условии, что больничный оформлен корректным документом, а не ручной корректировкой начислений.