Где в 1С посмотреть численность сотрудников

Численность сотрудников в 1С смотрят в кадровых отчётах, а конкретный раздел зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП это блок «Кадры», в 1С:ERP — «Зарплата и кадры», в 1С:УНФ — «Компания» или «Зарплата». Базовый инструмент во всех решениях — отчёт «Штатная расстановка» и его варианты, которые показывают списочную численность на любую дату.

Важно различать три показателя, которые часто путают: списочная численность (все оформленные сотрудники на дату), среднесписочная численность (расчётный показатель за период для отчётности в ФНС и статистику) и фактически работающие (без отпусков по уходу, декретных и длительных больничных). В разных отчётах 1С эти цифры формируются по-разному, и выбор неправильного отчёта — главная причина расхождений.

Ниже разобраны конкретные пути в меню для основных конфигураций, настройки отчётов, способы проверить корректность цифр и типичные ошибки, из-за которых численность «не сходится».

Где смотреть численность в 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом)

В 1С:ЗУП 8.3 основные кадровые отчёты собраны в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Основной отчёт для численности — «Штатная расстановка»: он показывает всех сотрудников, оформленных в организации на указанную дату, с разбивкой по подразделениям и должностям. Число строк с сотрудниками и есть списочная численность.

Для среднесписочной численности предназначен отдельный отчёт «Среднесписочная численность» (также в разделе «Кадры»). Он рассчитывает показатель за произвольный период — месяц, квартал, год — по правилам статистики: учитывает отработанные дни, исключает сотрудниц в отпусках по беременности и уходу за ребёнком, переводит внешних совместителей и работников на неполной ставке по особым правилам.

Дополнительно полезны отчёты «Списки сотрудников» (гибкий конструктор с отборами) и «Остатки отпусков» — последний косвенно показывает, сколько человек реально работает, а сколько находится в длительных отпусках. Если нужна динамика, откройте «Приёмы и увольнения» — он покажет движение персонала за период.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты».
2. 2
   Выберите отчёт «Штатная расстановка» для списочной численности на дату или «Среднесписочная численность» для расчёта за период.
3. 3
   Укажите дату или период, при необходимости установите отбор по организации или подразделению.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и посчитайте строки с сотрудниками либо используйте итоговые показатели отчёта.
5. 5
   Сверьте результат со списком «Сотрудники» при расхождениях.

Численность в 1С:ERP и Комплексной автоматизации

В 1С:ERP Управление предприятием кадровый блок находится в разделе «Зарплата и кадры». Перейдите: «Зарплата и кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатная расстановка» или «Среднесписочная численность». Набор отчётов здесь практически совпадает с ЗУП, поскольку кадровый подсистемы в этих продуктах общие.

Особенность ERP — многофирменный учёт: если в базе ведётся несколько организаций, обязательно проверяйте отбор по организации в шапке отчёта. Без отбора отчёт покажет суммарную численность по всем юрлицам, что часто принимают за ошибку.

Для оперативного просмотра без формирования отчёта откройте справочник «Сотрудники» («Зарплата и кадры» → «Сотрудники») и установите отбор «Показывать уволенных» = «Нет». Количество строк в списке даст быструю оценку, но помните: в справочнике могут быть дубли физлиц и сотрудники без приёма на работу.

Численность в 1С:УНФ и 1С:Бухгалтерии

В 1С:Управление нашей фирмой путь короче: раздел «Компания» → «Отчёты» → «Штатное расписание» показывает занятые и вакантные позиции. Список действующих сотрудников доступен в «Компания» → «Сотрудники» — там же видна дата приёма и увольнения. Для среднесписочной численности используйте отчёт «Среднесписочная численность» в разделе «Зарплата» → «Отчёты», если он доступен в вашей версии.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 полноценного кадрового учёта нет, но численность посмотреть можно: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» покажет список оформленных. Для сведений в налоговую в актуальных релизах есть отчёт «Среднесписочная численность» (раздел «Отчёты» → «Регламентированные отчёты» → «Статистика» или поиск по меню «Все отчёты»).

Где какой отчёт искать

1С:ЗУП

Кадры → Кадровые отчёты → Штатная расстановка / Среднесписочная численность. Самый полный набор кадровой аналитики.

1С:ERP / КА

Зарплата и кадры → Кадровые отчёты. Не забывайте отбор по организации при многофирменном учёте.

1С:УНФ

Компания → Отчёты → Штатное расписание; список — Компания → Сотрудники.

1С:Бухгалтерия

Зарплата и кадры → Сотрудники; среднесписочная — в регламентированных отчётах. Кадровая аналитика ограничена.

Как настроить отчёт под свою задачу

Все кадровые отчёты в 1С построены на СКД (системе компоновки данных), поэтому их можно гибко настраивать через кнопку «Настройки» или «Ещё» → «Изменить вариант отчёта». Типовые задачи: отбор по подразделению (например, численность только производственного цеха), группировка по должностям, исключение внешних совместителей или сотрудников в отпуске по уходу за ребёнком.

Чтобы получить численность на конкретную дату в прошлом, просто укажите эту дату в параметре «Период» или «На дату» — отчёт пересчитает данные по кадровым документам. Это удобно для подготовки справок и ответов на запросы: не нужно вручную восстанавливать, кто работал полгода назад.

Если настройку нужно использовать регулярно, сохраните её как вариант отчёта («Ещё» → «Сохранить вариант отчёта») — он появится в списке отчётов под своим именем, например «Численность по цеху №2».

Почему цифры не сходятся: типичные причины

Самая частая причина расхождений — непроведённые или ошибочно оформленные кадровые документы. Если приём или увольнение оформили «задним числом» после формирования отчёта, цифры изменятся. Проверьте журнал «Все кадровые документы» на предмет непроведённых документов — они выделены и в отчёты не попадают.

Вторая причина — дубли сотрудников: одно физлицо заведено дважды, и обе карточки считаются отдельными людьми. Найдите дубли через поиск по ФИО в справочнике «Физические лица» и объедините их штатной обработкой «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование»), предварительно сделав резервную копию.

Третья группа причин — методологические: внутренние совместители учитываются один раз, внешние в среднесписочной считаются пропорционально, сотрудницы в декрете исключаются из среднесписочной, но остаются в списочной. Если вы сравниваете цифры из разных отчётов, убедитесь, что они считают один и тот же показатель.

Как проверить корректность данных

Базовая проверка — сопоставить три источника: отчёт «Штатная расстановка», список «Сотрудники» с отбором действующих и данные по начислению зарплаты за последний месяц. Количество человек с начислениями не должно сильно отличаться от списочной численности (разница — это как раз отпускники и совместители).

Для глубокой проверки используйте отчёт «Кадровые изменения» или «Приёмы и увольнения» за период: численность на начало периода плюс принятые минус уволенные должна равняться численности на конец. Если баланс не сходится — ищите документы с неверной датой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Баланс движения персонала

Норма

Численность на начало + принятые − уволенные = численность на конец периода

Тревожный признак

Баланс не сходится — есть документы с ошибочными датами или непроведённые документы

Дубли физлиц

Норма

Одно физлицо — одна карточка, совместительства оформлены как виды занятости

Тревожный признак

Одно физлицо заведено несколько раз, численность завышена

Отбор по организации

Норма

В отчёте выбрана нужная организация, цифра совпадает с данными по ней

Тревожный признак

Отбор пустой, в отчёт попали сотрудники всех юрлиц базы

Часто задаваемые вопросы

Чем списочная численность отличается от среднесписочной?

Списочная — это количество оформленных сотрудников на конкретную дату, включая отпускников. Среднесписочная — расчётный показатель за период: сумма списочной численности по дням, делённая на число дней, с исключением декретниц и пересчётом неполной занятости. Для отчётности в ФНС используется среднесписочная.

Почему уволенный сотрудник всё ещё виден в отчёте?

Проверьте, проведён ли документ «Увольнение» и не указана ли в нём дата позже отчётной. Также убедитесь, что в настройках отчёта не включён показ уволенных — в некоторых вариантах отчётов такой параметр есть.

Как посмотреть численность по конкретному подразделению?

Откройте «Штатную расстановку», перейдите в «Настройки» → «Отбор», добавьте условие «Подразделение равно …» и сформируйте отчёт. Вариант можно сохранить для регулярного использования.

Учитываются ли внешние совместители в численности?

В списочной численности внешние совместители показываются отдельно и в основной показатель не входят. В среднесписочной они учитываются пропорционально отработанному времени. В отчётах ЗУП для них есть отдельные колонки.

Можно ли выгрузить численность в Excel?

Да. Сформируйте отчёт и нажмите «Ещё» → «Сохранить» или используйте стандартную команду «Файл» → «Сохранить как», выбрав формат Excel. Табличный документ сохранится с группировками и итогами.

Где взять среднесписочную для сведений в налоговую?

В ЗУП и ERP — отчёт «Среднесписочная численность» за календарный год. В 1С:Бухгалтерии показатель рассчитывается автоматически при заполнении соответствующего регламентированного отчёта или сведений о среднесписочной численности в составе отчётности.