Где в 1С оформить отпуск по беременности и родам

Отпуск по беременности и родам в 1С:ЗУП оформляется не отдельным кадровым документом «Отпуск», а документом «Больничный лист» с видом расчёта «Больничный по беременности и родам». Именно этот документ одновременно регистрирует отсутствие сотрудницы, рассчитывает пособие и формирует данные для отчётности в СФР (бывший ФСС).

Многие пользователи ищут декрет в разделе «Кадры → Отсутствия» или пытаются завести его как обычный ежегодный отпуск — это приводит к ошибкам в расчёте среднего заработка и неправильным данным в РСВ и персонифицированной отчётности. Ниже разобрано, где именно находится нужный документ в разных конфигурациях, как его заполнить и как проверить результат.

Где находится документ в 1С:ЗУП 3.1

Основной путь: раздел «Зарплата» → «Больничные листы» → кнопка «Создать». Тот же журнал доступен из раздела «Кадры» → «Больничные листы». Оба пункта ведут в один и тот же список документов, поэтому использовать можно любой.

В созданном документе ключевое поле — «Причина нетрудоспособности». Для декрета выбирается значение «(05) Отпуск по беременности и родам». После выбора этого кода программа автоматически меняет вид расчёта на «Больничный по беременности и родам» и перестраивает расчёт: пособие будет начислено в размере 100% среднего заработка независимо от стажа сотрудницы.

Если сотрудница продолжает работать и подала больничный позже даты, указанной в листке нетрудоспособности, период отпуска в документе указывается по фактическим датам освобождения от работы — это влияет и на сумму пособия, и на табель.

Пошаговое оформление больничного по беременности

Последовательность действий в типовой конфигурации выглядит так:

1. Откройте «Зарплата» → «Больничные листы» → «Создать».
2. Укажите организацию, дату документа и сотрудницу.
3. В поле «Причина нетрудоспособности» выберите «(05) Отпуск по беременности и родам».
4. Введите номер и дату листка нетрудоспособности (для электронного — номер ЭЛН, данные подтянутся из СФР при настроенном обмене).
5. Задайте период освобождения от работы — обычно 140 календарных дней, при осложнённых родах или многоплодной беременности — больше.
6. Проверьте расчётный период и заработок на закладке «Оплата»; при необходимости выполните замену лет по заявлению сотрудницы.
7. Проведите документ и проверьте начисление на закладке «Начислено».

1. 1
   Создайте документ «Больничный лист» из раздела «Зарплата»
2. 2
   Выберите причину нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам»
3. 3
   Заполните номер листка и период отпуска
4. 4
   Проверьте средний заработок и расчётный период на закладке «Оплата»
5. 5
   Проведите документ и сверьте сумму на закладке «Начислено»

Если в организации настроен прямой обмен с СФР (СЭДО), электронный больничный можно загрузить прямо из документа по кнопке «Получить из ФСС» или через сервис «1С-Отчётность». Программа сама подтянет номер ЭЛН, период и сведения о стаже.

Как рассчитывается пособие и что проверить

Пособие по беременности и родам рассчитывается исходя из среднего дневного заработка за два календарных года, предшествующих году начала отпуска. База для расчёта ограничена предельной величиной облагаемых взносами выплат за соответствующие годы, а само пособие не может быть ниже рассчитанного из МРОТ.

В документе на закладке «Оплата» виден средний заработок и состав расчётной базы. По кнопке с «карандашом» рядом с полем среднего заработка открывается форма, где можно вручную скорректировать суммы, добавить справки от предыдущих работодателей или выполнить замену лет — это актуально, если в расчётном периоде сотрудница уже была в декрете или отпуске по уходу за ребёнком.

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний дневной заработок на закладке «Оплата»

Норма

Совпадает с суммой заработка за 2 года, делённой на число учитываемых дней

Тревожный признак

Заработок пустой или занижен — не загружены справки или не проведены начисления прошлых лет

Период отпуска в документе

Норма

Совпадает с датами листка нетрудоспособности

Тревожный признак

Даты обрезаны или сдвинуты — пособие посчитается за неверное число дней

Отражение в табеле

Норма

Дни отпуска отмечены кодом «Р»

Тревожный признак

Стоят рабочие дни или другой код — проверьте, проведён ли документ

Электронный больничный и проактивные выплаты

С переходом на электронные листки нетрудоспособности и проактивный механизм выплат СФР сам направляет сведения работодателю. В 1С:ЗУП входящие сообщения приходят через СЭДО: раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или «Обмен с контролирующими органами» → «СЭДО с ФСС» (в новых релизах — СФР).

На основании входящего сообщения программа может предложить создать документ «Больничный лист» автоматически — с уже заполненным номером ЭЛН и периодом. Бухгалтеру остаётся проверить данные, внести недостающие сведения для расчёта (например, справки о заработке) и отправить в фонд реестр сведений для назначения пособия.

Если обмен не настроен, документ создаётся вручную, а сведения передаются через «Реестр сведений для назначения и выплаты пособий» — он формируется из того же больничного по соответствующей кнопке.

Особые ситуации и уточнения

Совместитель и работа у нескольких работодателей

Для внешнего совместителя больничный оформляется в каждой организации, где сотрудница работает, если она занята у тех же работодателей в расчётном периоде. В 1С:ЗУП документ создаётся в базе каждой организации отдельно; вид занятости в документе указывается корректно — от этого зависит расчёт и передача сведений в СФР.

Продление больничного при осложнённых родах

Дополнительный листок нетрудоспособности (например, на 16 дней) оформляется отдельным документом «Больничный лист» с той же причиной «(05)». В поле «Является продолжением листка нетрудоспособности» ставится флаг и выбирается первичный документ — тогда программа корректно свяжет оба периода и не задвоит расчётный период.

Переход из декрета в отпуск по уходу за ребёнком

Отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 или 3 лет — это уже другой документ: «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребёнком». Он создаётся после окончания больничного по беременности и родам и назначает ежемесячное пособие. Не путайте эти документы: больничный закрывает период нетрудоспособности, а отпуск по уходу — отдельное кадровое событие.

Отличия в других конфигурациях 1С

В 1С:Бухгалтерии 8.3 отпуск по беременности и родам тоже оформляется документом «Больничный лист»: раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Больничный лист». Причина нетрудоспособности выбирается аналогично — «(05) Отпуск по беременности и родам». Возможности расчёта там проще, чем в ЗУП: например, нет полноценного учёта справок и гибкой замены лет, поэтому при сложных случаях расчёт лучше контролировать вручную.

В 1С:Управление нашей фирмой и старых конфигурациях (ЗУП 2.5) документ также называется по-разному — «Начисление по больничному листу» в ЗУП 2.5 (раздел «Расчёт зарплаты» → «Больничные листы»). Логика та же: кадровое отсутствие и расчёт пособия выполняются одним документом с соответствующим видом расчёта.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП 3.1

Полный контур: ЭЛН, замена лет, реестры в СФР, стыковка с отпуском по уходу. Рекомендуется при штате от нескольких сотрудников.

1С:Бухгалтерия 8.3

Подходит для небольших организаций; расчёт проще, часть операций делается вручную.

ЗУП 2.5 (устаревшая)

Документ «Начисление по больничному листу»; нет современного обмена с СФР, требуется миграция.

Типичные ошибки при оформлении

Отдельная группа ошибок связана с датами: если период в документе не совпадает с листком нетрудоспособности, в табеле появляются «лишние» рабочие дни или неоплаченные пропуски, а сумма пособия расходится с расчётом фонда. Всегда сверяйте даты с бумажным или электронным листком.

FAQ

Можно ли оформить отпуск по беременности документом «Отпуск» в 1С?

Нет. Документ «Отпуск» предназначен для ежегодных, учебных и прочих отпусков и не формирует ни расчёт пособия, ни сведения для СФР. Декрет оформляется только «Больничным листом» с причиной нетрудоспособности «(05)».

Где посмотреть, как программа рассчитала пособие?

В проведённом больничном откройте закладку «Начислено» и нажмите на строку начисления — по кнопке печати доступен «Расчёт среднего заработка» и «Подробный расчёт начислений», где видны база, количество дней и итоговая формула.

Что делать, если сотрудница принесла справку о заработке после расчёта?

Откройте документ, на закладке «Оплата» через форму ввода среднего заработка добавьте суммы из справки, пересчитайте документ и, если реестр уже уходил в СФР, сформируйте корректирующий реестр сведений.

Как оформить, если больничный электронный, а обмен с СФР не настроен?

Создайте «Больничный лист» вручную: впишите номер ЭЛН, даты и причину нетрудоспособности. Сведения для назначения пособия передайте через «Реестр сведений» из документа либо через личный кабинет на портале СФР.

Нужно ли после декрета отдельно оформлять отпуск по уходу за ребёнком?

Да. По окончании больничного создайте документ «Отпуск по уходу за ребёнком» в разделе «Кадры» — он назначает ежемесячное пособие до 1,5 лет и регистрирует отсутствие сотрудницы до конца отпуска.