Другое · 11 мин
Где в 1С находится настройка аванса
Где в 1С настраивается аванс: процент аванса в ЗУП, ведомости на выплату, авансы поставщикам в Бухгалтерии. Пошаговые инструкции и ответы на вопросы.
Настройка аванса в программах 1С зависит от того, о каком авансе идёт речь. Чаще всего пользователи ищут, где задать размер и порядок выплаты аванса сотрудникам в 1С:ЗУП, реже — где оформляются авансы поставщикам и от покупателей в 1С:Бухгалтерии. Пути к настройкам в этих конфигурациях различаются, поэтому важно сразу определить свою задачу.
В 1С:Зарплата и управление персоналом размер аванса задаётся либо фиксированной суммой, либо процентом от тарифа (оклада), либо расчётом за первую половину месяца. Способ выплаты и реквизиты для перечисления настраиваются отдельно — в карточке организации, подразделения или сотрудника.
В 1С:Бухгалтерии отдельной «настройки аванса» как единого переключателя нет: авансовые платежи оформляются документами «Списание с расчётного счёта» и «Поступление на расчётный счёт», а зачёт авансов регулируется параметрами учётной политики и настройками проведения документов.
Какой аванс вы настраиваете: определяем задачу
Прежде чем искать настройку, уточните, какой из трёх сценариев вам нужен. Первый — выплата аванса по зарплате сотрудникам: это задача 1С:ЗУП или зарплатного блока 1С:Бухгалтерии. Здесь настраивается размер аванса, дата выплаты и способ перечисления (через банк, кассу, зарплатный проект).
Второй сценарий — авансы, выданные поставщикам, и авансы, полученные от покупателей. Это учётная задача 1С:Бухгалтерии: платежи отражаются на счетах 60.02 и 62.02, а порядок зачёта зависит от настроек документов и учётной политики.
Третий сценарий — подотчётные авансы сотрудникам на хозяйственные нужды. Они оформляются документом «Выдача денежных документов» или «Расходный кассовый ордер» и закрываются авансовым отчётом. Отдельной настройки размера здесь нет, но есть настройки счетов учёта.
Как выбрать действие
Настройка аванса в 1С:ЗУП через учётную политику
Основная настройка способа расчёта аванса находится в разделе «Настройка» → «Реквизиты организации». Откройте карточку своей организации и перейдите по ссылке «Учётная политика и другие настройки», затем на вкладку «Учётная политика». Именно здесь задаётся, как программа будет определять сумму аванса по умолчанию.
Доступны три варианта: «Фиксированной суммой», «Процентом от тарифа» и «Расчётом за первую половину месяца». Вариант с процентом — самый распространённый: укажите, например, 40 или 50 процентов, и программа будет считать аванс от тарифной ставки сотрудника. Вариант «Расчётом за первую половину месяца» требует ведения графиков работы и табелей, зато даёт точную сумму за фактически отработанное время.
Обратите внимание: настройка в учётной политике задаёт значение по умолчанию для всей организации. Если для отдельных сотрудников аванс должен отличаться, его можно переопределить в кадровых документах — «Приём на работу», «Кадровый перевод» или специальным документом изменения аванса.
- 1Откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» и выберите свою организацию
- 2Перейдите по ссылке «Учётная политика и другие настройки»
- 3На вкладке «Учётная политика» выберите способ расчёта аванса: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца
- 4Запишите изменения и проверьте дату выплаты аванса в настройках выплаты зарплаты
- 5Создайте документ «Аванс» за нужный месяц и убедитесь, что суммы рассчитались корректно
Индивидуальный размер аванса для сотрудника
Если общий процент из учётной политики не подходит конкретному работнику, индивидуальный аванс задаётся кадровыми документами. При приёме на работу в документе «Приём на работу» есть поле «Аванс», где можно указать сумму или процент, отличный от общего. Для уже работающих сотрудников используйте документ «Изменение аванса» (раздел «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от версии конфигурации).
Документ «Изменение аванса» позволяет установить новый размер с конкретной даты. Это удобно, когда сотруднику по согласованию повысили фиксированный аванс или перевели с процента на фиксированную сумму. Программа будет применять новое значение начиная с указанного месяца, старые периоды пересчитываться не будут.
Проверить текущее значение аванса сотрудника можно в его карточке: откройте справочник «Сотрудники», выберите работника и посмотрите сведения об авансе на вкладке с зарплатными данными или через отчёт по начислениям.
Настройка способа и даты выплаты аванса
Размер аванса и способ его выплаты настраиваются в разных местах. Способ выплаты — через кассу, банк по реестру или в рамках зарплатного проекта — задаётся в карточке организации на вкладке «Учётная политика и другие настройки» либо индивидуально в карточке сотрудника на вкладке «Выплаты». Там же указывается банк и лицевой счёт для перечисления.
Дата выплаты аванса определяется настройками учётной политики: обычно указывается число месяца, например 20-е. Эта дата подставляется в ведомости на выплату аванса автоматически. Если дата выпадает на выходной, выплату следует перенести на предшествующий рабочий день — программа этого не отслеживает, контроль остаётся на пользователе.
Для выплаты аванса через зарплатный проект дополнительно нужно настроить обмен с банком: в разделе «Обмен с банками» создаётся зарплатный проект, указывается договор и формат файла обмена. Без действующего зарплатного проекта ведомость в банк сформируется, но выгрузить её штатно не получится.
Авансы в 1С:Бухгалтерии: поставщикам и от покупателей
В 1С:Бухгалтерии нет единого переключателя «настройка аванса» — работа с авансами строится на корректном оформлении документов. Аванс поставщику отражается документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику»: программа автоматически относит сумму на счёт 60.02 «Расчёты по авансам выданным», если по договору нет незакрытых поставок.
Аванс от покупателя оформляется документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Оплата от покупателя» и попадает на счёт 62.02. При последующей реализации программа автоматически зачитывает аванс, если в документе реализации установлен режим зачёта «Автоматически». Этот режим можно изменить вручную в разделе «Расчёты» конкретного документа.
НДС с авансов регулируется учётной политикой: раздел «Главное» → «Настройки налогов и отчётов», вкладка «НДС». Там устанавливается порядок регистрации счетов-фактур на аванс. Если счета-фактуры на аванс не формируются, проверьте, что в учётной политике выбран соответствующий порядок и что договор с контрагентом предполагает расчёты в рублях с обычной системой налогообложения.
Как проверить результат
Аванс поставщику числится на 60.02 и закрывается после поступления
Оплата висит на 60.01 без разбивки или не зачитывается автоматически
Суммы соответствуют выбранному способу (процент или расчёт за полмесяца)
Пустые строки или нулевые суммы у работающих сотрудников
Счета-фактуры на аванс зарегистрированы и зачтены после реализации
Авансовые счета-фактуры отсутствуют при наличии авансов в учёте
Типичные ошибки при настройке аванса
Самая частая ошибка в ЗУП — изменение способа расчёта аванса в учётной политике без проверки индивидуальных настроек сотрудников. Если у части работников аванс задан кадровыми документами, общая настройка на них не подействует, и после изменения порядка расчёта суммы по организации окажутся неоднородными.
Вторая типичная проблема — неверно указанная дата выплаты в ведомости. Если ведомость датирована раньше фактической выплаты, а НДФЛ удерживается при выплате, возможны расхождения в отчётности 6-НДФЛ. Дата ведомости должна совпадать с реальной датой перечисления денег.
В Бухгалтерии распространена ситуация, когда оплата поставщику не уходит на счёт авансов из-за того, что в документе выбран не тот договор или уже есть незакрытая задолженность. Программа в первую очередь гасит существующий долг, и только остаток считает авансом. Проверяйте движения документа по кнопке «Дт/Кт» сразу после проведения.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Описанные настройки безопасно выполнять самостоятельно, если у вас есть права на изменение учётной политики и вы работаете в актуальной копии или рабочей базе с резервной копией. Изменение способа расчёта аванса не затрагивает прошлые периоды, но влияет на все последующие расчёты, поэтому перед сменой порядка зафиксируйте текущие настройки скриншотом или в примечании.
К специалисту по 1С стоит обратиться, если аванс нужно считать по сложной формуле (например, с учётом надбавок и районного коэффициента нестандартным способом), если требуется доработка обмена с банком или если в учёте накопились ошибки по счетам 60 и 62, которые мешают корректному зачёту авансов. Самостоятельная правка проведённых документов прошлых периодов без понимания последствий может нарушить регламентированную отчётность.
Что важно запомнить
Способ расчёта аванса по зарплате настраивается в 1С:ЗУП через учётную политику организации, индивидуальные значения — кадровыми документами, способ выплаты — в карточке сотрудника. В 1С:Бухгалтерии авансы оформляются платёжными документами, а зачёт и НДС регулируются настройками документов и учётной политики.
Частые вопросы
Где в 1С:ЗУП изменить процент аванса для всех сотрудников сразу?
Откройте «Настройка» → «Реквизиты организации», перейдите в «Учётная политика и другие настройки» и на вкладке «Учётная политика» измените способ расчёта аванса или процент. Новое значение применится к сотрудникам, у которых аванс не задан индивидуально кадровыми документами.
Почему в документе «Аванс» у сотрудника пустая сумма?
Чаще всего причина в том, что сотруднику не назначено плановое начисление (оклад, тариф), от которого считается процент, либо при расчёте за первую половину месяца не заполнен график работы или табель. Проверьте назначения сотрудника и заполнение рабочего времени за период.
Как выплатить аванс конкретному сотруднику отдельной суммой?
Создайте документ «Изменение аванса» и укажите для сотрудника фиксированную сумму или свой процент с нужной даты. Либо в ведомости на выплату аванса вручную откорректируйте сумму по строке сотрудника — это разовая корректировка, не меняющая постоянную настройку.
Почему в 1С:Бухгалтерии оплата поставщику не стала авансом на счёте 60.02?
Программа сначала закрывает существующую задолженность по выбранному договору. Если по договору есть неоплаченные поступления, оплата уйдёт на их погашение. Проверьте договор в платёжном документе и остатки по счету 60.01 в разрезе контрагента.
Нужно ли настраивать НДС с авансов отдельно?
Да. Порядок регистрации счетов-фактур на аванс задаётся в «Главное» → «Настройки налогов и отчётов» на вкладке «НДС». Если регистрация не настроена, счета-фактуры на аванс не будут формироваться автоматически, и НДС придётся отражать вручную.
Можно ли выплачивать аванс разным сотрудникам разными способами?
Да. Способ выплаты (зарплатный проект, банк по реестру, касса) задаётся индивидуально в карточке сотрудника на вкладке «Выплаты». При формировании ведомостей программа группирует сотрудников по способам выплаты автоматически.