Где в 1С найти удержания из заработной платы

Удержания в 1С — это суммы, которые работодатель вычитает из начисленной зарплаты сотрудника: НДФЛ, алименты по исполнительным листам, займы, профсоюзные взносы, возмещение материального ущерба и другие виды. В зависимости от конфигурации (1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия) и роли пользователя (кадровик, расчётчик, бухгалтер) удержания видны в разных разделах: в справочниках видов удержаний, в документах назначения, в расчётных документах и в отчётах.

Главная сложность в том, что «удержание» существует в программе сразу в нескольких ипостасях: как настройка (вид расчёта), как назначение сотруднику (документ), как результат расчёта (сумма в ведомости) и как проводка в учёте. Если вы ищете конкретную сумму, важно понимать, на каком этапе она должна отображаться — иначе можно искать не там и сделать неверный вывод об ошибке в расчёте.

Ниже разобраны конкретные пути в меню для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3) и 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), способы проверить удержания по конкретному сотруднику и типичные ситуации, когда удержание «не находится». Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза и настроек интерфейса, но логика расположения разделов сохраняется.

Удержания в 1С:ЗУП: основные места в программе

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом вся работа с удержаниями сосредоточена в разделе «Зарплата» главного меню. Здесь находятся документы, которыми удержания назначаются и регистрируются: «Исполнительные листы», «Удержание в счёт расчётов по прочим операциям», «Удержание профсоюзных взносов», «Займы сотрудникам» и другие. Если раздел «Зарплата» не виден, проверьте, включена ли соответствующая функциональность и есть ли у вашей роли права.

Второе место — справочник видов удержаний. Он открывается через «Настройка → Удержания». Здесь хранится перечень всех видов расчёта, которые программа может удерживать: алименты, удержания по займам, добровольные взносы и т.д. Если нужного вида удержания нет в списке, его создают на основе предопределённых шаблонов, задавая способ расчёта (процентом, фиксированной суммой, по формуле).

Третье место — сам расчёт. Фактически удержанные суммы за месяц видны в документе «Начисление зарплаты и взносов» на вкладке «Удержания». Именно здесь программа показывает, какие суммы рассчитаны по каждому сотруднику после вычета НДФЛ. Если вкладка пуста, а удержание должно быть — значит, либо оно не назначено документом, либо нарушены условия расчёта.

Как найти удержания конкретного сотрудника

Самый быстрый способ увидеть все удержания одного человека — расчётный листок. Путь: «Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок». В настройках выберите сотрудника и период. В отчёте блок «Удержано» покажет НДФЛ и все прочие удержания с разбивкой по видам. Этот же отчёт доступен из карточки сотрудника по кнопке «Печать» или «Отчёты».

Если нужно увидеть не результат, а действующие назначения (какие удержания вообще оформлены на человека), откройте карточку сотрудника: «Кадры → Сотрудники» → выбрать сотрудника → ссылка «Начисления и удержания» или аналогичная панель. Там перечислены плановые начисления и удержания с датами начала и окончания действия.

Для массовой проверки по всем сотрудникам удобен отчёт «Удержания из зарплаты» (в некоторых релизах — «Удержанные суммы») в разделе «Зарплата → Отчёты по зарплате». Он показывает, кому и какие суммы удержаны за период, и позволяет сверить итоги с исполнительными документами.

1. 1
   Откройте «Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок»
2. 2
   Укажите сотрудника и месяц, сформируйте отчёт
3. 3
   Найдите блок «Удержано»: НДФЛ и прочие удержания
4. 4
   Сверьте с назначениями: карточка сотрудника → начисления и удержания
5. 5
   При расхождении откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» и проверьте вкладку «Удержания»

Удержания в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) зарплатный блок компактнее. Документы удержаний находятся в разделе «Зарплата и кадры»: здесь есть «Исполнительные листы», а также удержания вводятся через документ «Начисление зарплаты» — в нём на вкладке «Удержания» можно вручную добавить строку с видом удержания и суммой.

Справочник видов удержаний открывается через «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Расчёт зарплаты → Удержания» (в ряде релизов — «Справочники и настройки зарплаты»). Перечень видов в Бухгалтерии проще, чем в ЗУП, и сложные схемы расчёта (например, несколько исполнительных листов с ограничением процента удержания) в ней реализованы ограниченно.

Результат по сотруднику смотрят через «Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Расчётный листок». Проводки по удержаниям (Дт 70 — Кт 76, 73 и др.) видны в документе «Начисление зарплаты» по кнопке «Дт/Кт» или в оборотно-сальдовой ведомости по соответствующим счетам.

ЗУП или Бухгалтерия: где что искать

1С:ЗУП 8 (ред. 3)

Полный контур: виды удержаний, документы назначения, сложные расчёты по исполнительным листам, отчёты. Подходит, если зарплату считают в отдельной программе.

1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0)

Базовые удержания в разделе «Зарплата и кадры», ручной ввод в документе начисления. Подходит для небольшого штата и простых удержаний.

Синхронизация ЗУП + Бухгалтерия

Удержания считаются в ЗУП и передаются в Бухгалтерию сводно. Ищите детализацию только в ЗУП — в Бухгалтерии будут лишь итоговые проводки.

Исполнительные листы и алименты

Алименты и другие удержания по исполнительным документам в ЗУП оформляются документом «Исполнительный лист»: «Зарплата → Удержания → Исполнительные листы». В документе указывают сотрудника, получателя, способ расчёта (процент от заработка, фиксированная сумма), период действия и, при необходимости, предельную сумму удержания.

Рассчитанные суммы по исполнительным листам попадают на вкладку «Удержания» документа «Начисление зарплаты и взносов» автоматически. Отдельно можно сформировать отчёт по исполнительным листам, чтобы сверить начисленные и перечисленные суммы — перечисление оформляется отдельными документами выплаты с указанием получателя.

Частая ситуация: исполнительный лист введён, но в расчёте суммы нет. Проверьте дату начала действия документа, не остановлено ли удержание, есть ли у сотрудника база для расчёта (начисления, с которых удерживается), и не превышен ли установленный лимит удержаний.

НДФЛ и прочие удержания: в чём разница в программе

НДФЛ в 1С технически тоже является удержанием, но учитывается отдельным контуром: его не назначают документом, программа рассчитывает налог автоматически по ставкам и вычетам. Увидеть НДФЛ можно на вкладке «НДФЛ» документа начисления, в расчётном листке и в отчётах «Анализ НДФЛ», «Реестр налоговых агентов».

Прочие удержания (займы, ущерб, профсоюзные взносы, добровольные взносы) требуют явного основания: кадрового или зарплатного документа. Без него программа ничего удерживать не будет — это принципиальное отличие от НДФЛ. Поэтому поиск «пропавшего» удержания всегда начинается с проверки документа-основания.

Ещё одно отличие — отражение в учёте. НДФЛ формирует проводки по счёту 68, удержания по исполнительным листам — по счёту 76 с субконто получателя, займы — по счёту 73. Если вы сверяете удержания с бухучётом, смотрите обороты именно по этим счетам.

Когда удержание «не находится»: типичные причины

Если удержание не видно в расчёте, причины обычно одни и те же. Первая — документ-основание не проведён, введён другим месяцем или его период действия не охватывает расчётный месяц. Вторая — у сотрудника нет базы: например, он был в отпуске без сохранения, и удерживать не с чего. Третья — вид удержания настроен так, что рассчитывается только при определённых условиях.

Отдельный случай — права доступа. Если вы заходите под ролью без доступа к зарплатным документам, раздел «Зарплата» и отчёты будут пустыми или скрытыми. Проверьте у администратора, какие роли вам назначены, и не включён ли в базе разделённый доступ к персональным данным.

При работе через синхронизацию ЗУП ↔ Бухгалтерия помните: детальные удержания живут только в ЗУП. В Бухгалтерии вы увидите лишь сводные проводки, и искать там расшифровку по сотрудникам бессмысленно.

Проверка итогов и сверка

После расчёта месяца сверьте удержания по трём точкам: расчётный листок (что показано сотруднику), отчёт по удержаниям (что рассчитала программа в целом) и обороты по счетам 76/73 в бухучёте (что отражено в учёте). Все три цифры по итогу месяца должны сходиться.

Для исполнительных листов дополнительно сверяйте удержанное с перечисленным: удержание без своевременного перечисления взыскателю создаёт задолженность организации и риск претензий. В ЗУП для контроля перечислений используются документы выплаты с видом получателя и соответствующие отчёты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Блок «Удержано» содержит ожидаемые виды и суммы

Тревожный признак

Удержание отсутствует или сумма отличается от основания

Вкладка «Удержания» в начислении зарплаты

Норма

Строки заполнены автоматически по проведённым документам

Тревожный признак

Вкладка пуста при действующих назначениях

Сверка с бухучётом

Норма

Итог удержаний равен оборотам по счетам 76/73/68

Тревожный признак

Расхождение между зарплатным и бухгалтерским контурами

Частые вопросы

Где в 1С:ЗУП посмотреть все удержания организации за месяц?

Откройте «Зарплата → Отчёты по зарплате» и сформируйте отчёт по удержаниям из зарплаты за нужный месяц — он покажет все виды удержаний по всем сотрудникам. Альтернатива — свод начислений и удержаний, где удержания выводятся отдельными колонками.

Почему в расчётном листке нет удержания, хотя исполнительный лист введён?

Проверьте: проведён ли документ, попадает ли расчётный месяц в период его действия, есть ли у сотрудника начисления, образующие базу, и не достигнут ли предел удержания. Также убедитесь, что документ введён до расчёта зарплаты — иначе пересчитайте документ начисления.

Где найти удержания в 1С:Бухгалтерии, если зарплата ведётся в ЗУП?

Детальных удержаний в Бухгалтерии нет — при синхронизации передаются сводные данные. Смотрите проводки по счетам 70, 76, 73 в документе отражения зарплаты в учёте, а расшифровку по сотрудникам — только в ЗУП.

Чем отличается справочник «Удержания» от документов удержаний?

Справочник («Настройка → Удержания») — это перечень видов расчёта, то есть «что можно удерживать». Документы (исполнительный лист, заём и т.п.) — это назначение конкретного удержания конкретному сотруднику, то есть «кому и сколько удерживать».

Можно ли увидеть удержания без прав расчётчика?

Только в пределах назначенных ролей. Руководителю обычно доступны отчёты по подразделению, сотруднику — свой расчётный листок через личный кабинет или сервис 1С:Кабинет сотрудника. Если нужные разделы скрыты, запросите у администратора соответствующий профиль прав.

Как найти, куда удерживаются алименты, если получателей несколько?

Откройте список документов «Исполнительные листы» и отфильтруйте по сотруднику — в каждом документе указан получатель и реквизиты. Для сверки перечислений сформируйте отчёт по удержаниям с группировкой по получателям.