Где в 1С найти табельный номер сотрудника

Табельный номер — уникальный код, который программа 1С присваивает сотруднику при приёме на работу. Он нужен для учёта рабочего времени, формирования расчётных ведомостей, табелей и кадровых отчётов. Найти его можно несколькими способами: в карточке сотрудника, в списке справочника, в документах приёма на работу и в стандартных отчётах.

Точное расположение зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) кадровый блок развёрнут полностью, а в 1С:Бухгалтерии сведения о сотрудниках сведены к минимуму. Ниже разобраны оба варианта с пошаговыми действиями.

Что такое табельный номер и как он формируется в 1С

Табельный номер в 1С формируется автоматически при создании документа «Приём на работу». Программа берёт префикс организации (если он задан в настройках) и добавляет порядковый номер. В типовых конфигурациях нумерация сквозная внутри информационной базы или ведётся в разрезе организаций — это зависит от настроек учётной политики.

Важно понимать: табельный номер не равен коду элемента справочника «Физические лица» и не совпадает с номером личного дела. Один человек, принятый в две организации внутри одной базы, получит два разных табельных номера — по одному на каждое место работы.

Где посмотреть табельный номер в 1С:ЗУП

Основной путь — справочник сотрудников. Откройте раздел «Кадры» в левой панели навигации и выберите пункт «Сотрудники». В списке по умолчанию обычно видны колонки «Сотрудник» (ФИО), «Подразделение», «Должность» и «Табельный номер». Если сотрудников много, воспользуйтесь строкой поиска вверху списка — введите фамилию, и программа отфильтрует записи.

Второй способ — карточка сотрудника. Дважды щёлкните по строке списка: в открывшейся форме табельный номер указан в шапке рядом с фамилией или в поле «Таб. номер». Отсюда же можно перейти к документу приёма на работу по ссылке «Оформлен приём на работу».

Через документ приёма на работу

Если карточка сотрудника недоступна (например, нет прав на справочник), откройте журнал «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения». Найдите документ приёма нужного человека и откройте его — табельный номер указан в шапке документа. Этот способ удобен, когда нужно проверить, какой номер был присвоен изначально.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
2. 2
   В строке поиска введите фамилию сотрудника
3. 3
   Найдите колонку «Табельный номер» в списке
4. 4
   Если колонки нет — нажмите «Ещё» → «Изменить форму» и включите её
5. 5
   Для деталей откройте карточку двойным щелчком — номер в шапке формы

Где найти табельный номер в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии предприятия кадровый функционал ограничен, но табельный номер присутствует. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». В списке справочника номер отображается в колонке «Табельный номер» либо в карточке сотрудника на закладке с основными данными.

Если в базе ведётся расчёт зарплаты, номер также виден в документах «Начисление зарплаты» и «Табель учёта рабочего времени» (при его использовании) — в табличной части рядом с фамилией сотрудника.

Обратите внимание: в упрощённых настройках 1С:Бухгалтерии (когда кадровый учёт ведётся «без кадровых документов») табельный номер может не заполняться автоматически. В этом случае поле в карточке сотрудника будет пустым, и его можно вписать вручную.

Как найти номер через отчёты и печатные формы

Когда нужны табельные номера сразу нескольких сотрудников, удобнее использовать отчёты, а не открывать каждую карточку. В 1С:ЗУП подойдут отчёты «Штатная расстановка», «Список сотрудников» и «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» — все они выводят табельный номер рядом с ФИО.

Универсальный вариант — отчёт «Списки сотрудников организаций» (в ЗУП: «Кадры» → «Кадровые отчёты»). В настройках отчёта можно вывести поле «Табельный номер» как отдельную колонку, отфильтровать по подразделению или организации и выгрузить результат в Excel.

Печатные формы тоже содержат номер: расчётный листок, приказ о приёме (форма Т-1) и табель Т-13 формируются с указанием табельного номера по умолчанию. Если в печатной форме номера нет — проверьте настройки формы, возможно, поле отключено в макете.

Способы найти табельный номер

Справочник «Сотрудники»

Самый быстрый для одного человека; требует прав на просмотр справочника

Карточка сотрудника

Показывает номер вместе с другими кадровыми данными; удобна для проверки

Документ приёма на работу

Подходит, когда нужно подтвердить первоначально присвоенный номер

Кадровые отчёты

Оптимальны для списка сотрудников и выгрузки в Excel

Если табельный номер не отображается или поле пустое

Самая частая причина — колонка скрыта в настройках формы списка. Нажмите «Ещё» → «Изменить форму», найдите в дереве элементов поле «Табельный номер» и поставьте галочку видимости. Настройка сохранится для вашего пользователя.

Вторая причина — номер действительно не присвоен. Такое бывает, если сотрудник заведён вручную в справочнике без документа приёма, или база перенесена из другой программы с неполными данными. В этом случае номер можно указать вручную в карточке сотрудника, но перед этим убедитесь, что такой номер не занят другим работником.

Третья ситуация — недостаточно прав. Если справочник «Сотрудники» не открывается или поля отображаются пустыми, обратитесь к администратору базы: возможно, вашей роли запрещён просмотр кадровых данных.

Можно ли изменить табельный номер и когда это безопасно

Технически табельный номер редактируется в карточке сотрудника, если у пользователя есть права на изменение. Однако менять его без необходимости не стоит: номер используется в уже сформированных табелях, ведомостях и выгрузках, и после смены старые документы будут ссылаться на прежнее значение.

Безопасные случаи для изменения — исправление явной ошибки при вводе сразу после приёма (когда по сотруднику ещё нет начислений) и устранение дубля после объединения баз. Перед правкой сделайте резервную копию базы и зафиксируйте старый номер: он понадобится для сверки исторических данных.

Проверка результата

После того как нашли или присвоили номер, убедитесь, что он корректно работает в учёте. Откройте отчёт «Табель учёта рабочего времени» за текущий месяц и проверьте, что сотрудник выводится с нужным номером. Затем сформируйте расчётный листок — номер должен совпадать с тем, что указан в карточке.

Контрольные точки

Как проверить результат

Номер в карточке сотрудника

Норма

Поле заполнено, формат соответствует принятой нумерации

Тревожный признак

Поле пустое или содержит произвольные символы

Номер в отчёте Т-13

Норма

Совпадает с карточкой сотрудника

Тревожный признак

В отчёте другой номер или прочерк

Уникальность

Норма

Поиск по номеру в списке даёт одну запись

Тревожный признак

По одному номеру находятся два и более сотрудника

Частые вопросы

Где посмотреть табельный номер уволенного сотрудника?

Откройте справочник «Сотрудники» и включите отображение уволенных: в 1С:ЗУП это переключатель или команда «Ещё» → настройка списка, где снимается отбор по работающим. После этого найдите человека по фамилии — табельный номер сохраняется в карточке и после увольнения.

Почему у одного человека два разных табельных номера?

Это нормально, если сотрудник оформлен в двух организациях внутри одной базы или работает по основному месту и по совместительству как отдельные сотрудники. Каждое рабочее место — отдельный элемент справочника со своим номером.

Можно ли искать сотрудника сразу по табельному номеру?

Да. В списке справочника «Сотрудники» переключите поле поиска на поиск по табельному номеру (через настройки поиска или просто введите номер в строку поиска — в большинстве конфигураций поиск работает по нескольким полям одновременно).

Что делать, если обнаружились два сотрудника с одинаковым номером?

Определите, у кого номер присвоен раньше и по кому уже есть начисления и табели — его оставьте без изменений. Второму сотруднику присвойте свободный номер вручную, предварительно сделав копию базы. После правки проверьте отчёты за текущий период.

Заполняется ли табельный номер при загрузке данных из другой программы?

Зависит от обработки переноса. Типовые средства перехода (например, из 1С:ЗУП 2.5 в 3.1) переносят табельные номера. При загрузке через универсальные обмены Excel номера могут не перенестись — тогда их придётся заполнить вручную или доработать правила загрузки.