Где в 1С найти лицевые счета сотрудников

Лицевой счёт сотрудника в 1С — это не отдельный документ, который можно открыть одной кнопкой, а совокупность данных о начислениях, удержаниях, налогах и выплатах по конкретному работнику. В зависимости от конфигурации (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:КА, 1С:ERP) путь к этим данным отличается, и пользователи часто теряют время, ища несуществующий пункт меню «Лицевые счета».

На практике под «лицевым счётом» понимают три разные вещи: регистр расчётов с сотрудником, отчёт «Лицевой счёт» (типовая печатная форма в 1С:ЗУП) и банковский лицевой счёт работника для перечисления зарплаты в рамках зарплатного проекта. Ниже разобраны все три сценария с точными путями в типовых конфигурациях.

Что в 1С называют лицевым счётом сотрудника

Прежде чем искать, важно определить, какие именно данные нужны. В учётной практике термин используется в трёх значениях, и путь в программе для каждого свой:

• Расчётный лицевой счёт — свод начислений, удержаний, НДФЛ, взносов и выплат по сотруднику за период. В 1С:ЗУП это типовой отчёт «Лицевой счёт».
• Банковский лицевой счёт — номер счёта работника в банке, куда перечисляется зарплата. Хранится в карточке сотрудника или в документах зарплатного проекта.
• Регистр взаиморасчётов — внутренние данные программы о задолженности организации перед сотрудником, которые видны через отчёты «Расчётный листок», «Расшифровка начислений» и оборотно-сальдовые ведомости по счёту 70.

Как открыть отчёт «Лицевой счёт» в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (редакция 3.1) есть готовая печатная форма лицевого счёта. Путь к ней:

1. Откройте раздел «Зарплата» в главном меню.
2. Перейдите в подраздел «Отчёты, справки» → «Отчёты по зарплате».
3. В списке найдите отчёт «Лицевой счёт» (в некоторых релизах — «Лицевой счёт сотрудника»).
4. Укажите период, организацию и при необходимости конкретного сотрудника в отборе.
5. Нажмите «Сформировать».

Отчёт показывает помесячно: начислено, удержано (НДФЛ, алименты, прочие удержания), выплачено и остаток задолженности. Если отчёта нет в списке, проверьте права пользователя — доступ к отчётам по зарплате может быть ограничен ролью.

1. 1
   Раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки»
2. 2
   Выбрать «Лицевой счёт» в списке отчётов
3. 3
   Задать период и отбор по сотруднику
4. 4
   Нажать «Сформировать» и проверить итоговое сальдо

Как найти лицевой счёт через карточку сотрудника

Второй способ удобен, когда нужен счёт конкретного работника. Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники»), найдите человека по фамилии и откройте его карточку. В командной панели карточки доступны печатные формы и ссылки на отчёты: «Расчётный листок», «Лицевой счёт», «Справка о доходах» — набор зависит от релиза и прав.

Здесь же, в карточке сотрудника, находится и банковская информация. Перейдите по ссылке «Выплаты, учёт затрат» (или «Оплата труда» в старых релизах): в поле «Способ выплаты» указан зарплатный проект или банковский счёт, а ниже — номер лицевого счёта работника в банке. Это именно тот номер, который бухгалтерия передаёт в банк при зачислении зарплаты.

Если сотрудник получает зарплату через кассу или на карту вне зарплатного проекта, поле лицевого счёта может быть пустым — это норма, а не ошибка данных.

Где искать лицевые счета в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии 8» отдельного отчёта «Лицевой счёт» в типовой поставке, как правило, нет — конфигурация ориентирована на бухгалтерский, а не кадровый учёт. Расчёты с персоналом здесь смотрят через стандартные отчёты по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда»:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 — раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту». В настройках включите группировку по сотрудникам — получите сальдо и обороты по каждому работнику.
• Анализ счёта 70 — детализация начислений и выплат по корсчетам за период.
• Карточка счёта 70 с отбором по сотруднику — фактически аналог лицевого счёта: все проводки по конкретному человеку в хронологии.

Банковские лицевые счета для зарплатного проекта в БП хранятся в справочнике «Сотрудники» по ссылке «Выплаты» либо в документах «Ведомость в банк» и обмене с банком. Если ведётся полноценный расчёт зарплаты, часть отчётов (расчётные листки) доступна в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате».

Где искать в разных конфигурациях

1С:ЗУП 3.1

Типовой отчёт «Лицевой счёт» в разделе «Зарплата» — самый полный вариант, включает НДФЛ и удержания.

1С:Бухгалтерия 8

Карточка счёта 70 с отбором по сотруднику; отдельной формы лицевого счёта в типовой поставке обычно нет.

1С:КА / ERP

Отчёты раздела «Зарплата и кадры» — «Лицевой счёт» или «Расчётный листок», плюс регистры взаиморасчётов с сотрудниками.

Как проверить корректность данных лицевого счёта

Сформированный лицевой счёт стоит сверить с смежными отчётами, прежде чем передавать данные дальше. Конечное сальдо по лицевому счёту за месяц должно совпадать с задолженностью по сотруднику в отчёте «Задолженность по зарплате» (в ЗУП) или с сальдо по счёту 70 в разрезе этого работника (в БП).

Расхождения чаще всего возникают из-за разницы в датах: лицевой счёт строится по периоду начисления, а выплаты могут отражаться по дате ведомости. Также проверьте, что в отбор попал правильный сотрудник — в базе могут быть дубли физических лиц, и часть начислений «уходит» на вторую карточку.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец периода

Норма

Совпадает с задолженностью по счёту 70 / отчётом о задолженности

Тревожный признак

Разница без объяснимой причины по датам

Состав начислений

Норма

Все виды начислений за период присутствуют помесячно

Тревожный признак

Пропущены месяцы или виды расчёта

Сотрудник в отборе

Норма

Одна карточка физлица, все начисления на ней

Тревожный признак

Дубли физлиц, начисления разнесены на разные карточки

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — пользователь ищет лицевые счета в справочнике «Сотрудники» как отдельный объект. Их там нет: расчётный лицевой счёт — это всегда отчёт, формируемый на лету из регистров расчёта. Вторая ошибка — попытка сформировать отчёт без прав: роль «Кадровик» в ЗУП не видит расчётные отчёты, нужна роль «Расчётчик» или «Бухгалтер по зарплате».

Также учитывайте ограничение по периоду: если расчётный период ещё не закрыт (не рассчитаны итоги, не проведены все документы), данные лицевого счёта будут неполными. Перед формированием убедитесь, что все начисления и ведомости за период проведены.

Что делать, если стандартных средств не хватает

Если типовой формы лицевого счёта в вашей конфигурации нет (например, в 1С:Бухгалтерии нужна именно форма по образцу бюджетных учреждений), вариантов три: использовать карточку счёта 70 как рабочую замену, заказать внешний отчёт у специалиста по 1С или доработать конфигурацию. Внешний отчёт подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки» и не требует снятия конфигурации с поддержки.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужен помесячный расчётный лицевой счёт в ЗУПРаздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Лицевой счёт»

Нужен номер банковского счёта для выплатыКарточка сотрудника → «Выплаты, учёт затрат»

Работаете в 1С:Бухгалтерии без ЗУПКарточка счёта 70 с отбором по сотруднику

Нужна специфическая печатная формаПодключить внешний отчёт через дополнительные отчёты и обработки

Частые вопросы

Почему в списке отчётов нет «Лицевого счёта»?

Чаще всего дело в правах: у пользователя роль без доступа к расчётным отчётам. Проверьте назначенные роли в профиле пользователя или попросите администратора добавить роль расчётчика. Также отчёт может отсутствовать в старых релизах — обновите конфигурацию.

Можно ли сформировать лицевые счета сразу по всем сотрудникам?

Да. В отчёте «Лицевой счёт» в ЗУП уберите отбор по конкретному сотруднику и оставьте только период и организацию — отчёт сформируется по всем работникам с группировкой. Для печати большого объёма удобнее формировать пачками по подразделениям.

Чем лицевой счёт отличается от расчётного листка?

Расчётный листок показывает детальный состав начислений и удержаний за один месяц и выдаётся сотруднику при выплате. Лицевой счёт — сводный документ за произвольный период (обычно год) с нарастающим сальдо, используется для внутреннего учёта и архива.

Где посмотреть лицевые счета уволенных сотрудников?

Там же — в отчёте «Лицевой счёт». Уволенные сотрудники не удаляются из базы, их данные доступны за любой период, когда они работали. В отборе снимите флажок показа только действующих сотрудников, если он установлен.

Как выгрузить лицевой счёт в Excel или PDF?

После формирования отчёта используйте кнопку «Сохранить» (дискета) в командной панели табличного документа или меню «Файл» → «Сохранить как». Доступны форматы MXL, Excel, PDF и HTML. Для пакетной выгрузки по многим сотрудникам потребуется доработка или внешняя обработка.