Другое · 10 мин
Где в 1С найти личные карточки сотрудников
Разбираем, где в 1С:ЗУП и других конфигурациях находятся личные карточки сотрудников, как открыть карточку Т-2, настроить доступ и исправить типичные ошибки.
Личная карточка сотрудника в 1С — это центральная форма, в которой собраны все данные о работнике: ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, сведения об образовании, семье, воинском учёте и трудовой деятельности. Через неё кадровик и бухгалтер попадают к приказам о приёме, переводах, отпускам и начислениям конкретного человека.
В большинстве конфигураций (1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Бухгалтерия, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) карточка открывается из справочника «Сотрудники» или «Физические лица», однако точный путь зависит от версии программы. Ниже разобраны основные сценарии поиска, а также типичные причины, по которым карточка «пропадает» или не открывается.
Где находится справочник сотрудников в 1С:ЗУП
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) основной путь к личным карточкам лежит через раздел «Кадры». Откройте его в верхней панели навигации и выберите пункт «Сотрудники» — откроется список всех работников организации с возможностью поиска по фамилии, табельному номеру или подразделению.
Двойной щелчок по строке с фамилией открывает карточку сотрудника. Внутри неё данные сгруппированы по ссылкам-разделам: «Личные данные», «Трудовая деятельность», «Семья», «Образование», «Воинский учёт», «Адреса и телефоны». Каждая ссылка ведёт к отдельной форме редактирования соответствующего блока.
Если раздела «Кадры» нет на панели, проверьте настройки навигации: нажмите на значок шестерёнки в правом верхнем углу панели разделов и включите отображение нужного раздела. Также справочник доступен через главное меню (кнопка со значком 1С) по пути «Справочники» → «Сотрудники».
Как открыть карточку в 1С:Бухгалтерии и других конфигурациях
В «1С:Бухгалтерии предприятия» кадровый блок урезан, но карточки сотрудников присутствуют. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Здесь хранятся основные данные: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, сведения о приёме и увольнении. Паспортные данные и адреса редактируются по ссылкам внутри карточки.
В 1С:ERP и «Комплексной автоматизации» используйте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Сотрудники» либо раздел «Зарплата и кадры» в зависимости от настроек интерфейса. Быстрый универсальный способ для любой конфигурации — строка поиска в верхней части окна: введите фамилию сотрудника, и программа покажет все объекты, где она встречается, включая карточку.
- 1Откройте раздел «Кадры» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» (в Бухгалтерии)
- 2Выберите пункт «Сотрудники» — откроется список работников
- 3Найдите человека через строку поиска по фамилии или табельному номеру
- 4Откройте карточку двойным щелчком и перейдите по ссылкам к нужному блоку данных
- 5Проверьте, что данные актуальны: паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес
Как вывести личную карточку Т-2 на печать
Унифицированная форма Т-2 — это печатный документ, а не просто экранная форма справочника. В 1С:ЗУП она формируется из документа «Приём на работу»: откройте документ по нужному сотруднику и нажмите кнопку «Печать» → «Личная карточка (Т-2)». Программа соберёт данные из карточки физического лица и кадровых документов.
В некоторых версиях ЗУП печать Т-2 доступна и напрямую из карточки сотрудника через кнопку «Печать» в командной панели формы. Если такого пункта нет, формируйте карточку из документа приёма — это штатный и гарантированно работающий путь.
Перед печатью проверьте полноту данных: Т-2 включает сведения об образовании, составе семьи, воинском учёте и предыдущих местах работы. Пустые разделы в печатной форме означают, что соответствующие блоки не заполнены в карточке физического лица.
Различие справочников «Сотрудники» и «Физические лица»
Частая причина путаницы — двойная структура хранения данных в 1С. Справочник «Физические лица» содержит персональные данные человека как такового: ФИО, дату рождения, документы, адреса, контакты. Справочник «Сотрудники» описывает трудовые отношения: организацию, подразделение, должность, табельный номер, график работы.
Если один и тот же человек работает в двух организациях или по совместительству, в справочнике «Сотрудники» будет несколько записей, а физическое лицо — одно. Редактируя паспортные данные, всегда работайте через карточку физического лица, иначе можно создать дубли с разными данными.
Найти карточку физического лица можно из карточки сотрудника по ссылке на ФИО в шапке формы, либо через главное меню: «Справочники» → «Физические лица».
Почему карточка не находится: типичные причины
Если сотрудник не отображается в списке, первым делом проверьте отбор. В списке сотрудников часто по умолчанию установлен фильтр «Работающие» или «Текущие сотрудники» — уволенные работники скрыты. Снимите отбор или переключите его на «Все сотрудники» через настройки списка (кнопка «Ещё» → «Настроить список»).
Вторая причина — права доступа. Если у пользователя нет прав на кадровые данные, справочник может быть пустым или частично скрытым. Это настраивается в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → «Профили групп доступа». Обратитесь к администратору 1С, если доступ нужен по должностным обязанностям.
Третья причина — сотрудник заведён в другой организации информационной базы. Если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам, переключите отбор по организации или очистите его, чтобы увидеть полный список.
Права доступа и ограничения
Персональные данные сотрудников относятся к защищаемой информации, поэтому в типовых конфигурациях доступ к ним разграничен. Кадровику обычно назначается профиль «Кадровик» или «Специалист по кадрам», бухгалтеру по зарплате — «Расчётчик зарплаты». Пользователь с только бухгалтерскими правами может видеть сотрудников, но не видеть их паспортные данные и адреса.
Не расширяйте права «на всякий случай»: доступ к персональным данным должен быть обоснован должностными обязанностями. При утечке данных ответственность несёт и организация, и конкретный сотрудник, получивший избыточный доступ.
Быстрые способы поиска и проверка результата
Кроме навигации по разделам, в 1С работают универсальные инструменты поиска. Глобальный поиск (значок лупы в правом верхнем углу или сочетание Ctrl+Shift+F) ищет по всем объектам базы: введите фамилию — и получите ссылки на карточку сотрудника, физическое лицо, приказы и начисления.
В самом списке сотрудников работает быстрый поиск: просто начните вводить фамилию с клавиатуры, и курсор переместится к нужной строке. Для больших баз удобен полнотекстовый поиск, если он включён администратором в настройках программы.
Как проверить результат
Двойной щелчок по фамилии открывает форму с данными сотрудника
Список пуст или сотрудника нет — проверьте отбор и права
Паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес заполнены и актуальны
Пустые поля — данные не внесены в карточку физического лица
Форма формируется из документа приёма с заполненными разделами
Пустые разделы в Т-2 — не заполнены образование, семья или воинский учёт
Что важно запомнить
Личная карточка сотрудника открывается из справочника «Сотрудники»: в ЗУП — раздел «Кадры», в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры». Персональные данные хранятся в карточке физического лица, печатная форма Т-2 — в документе приёма на работу. Если карточка не находится, проверьте отбор списка, организацию и права доступа.
Частые вопросы
Можно ли открыть карточку сотрудника, если он давно уволен?
Да. Карточки уволенных не удаляются из базы. Откройте справочник «Сотрудники» и снимите отбор «Работающие» или установите «Все сотрудники» через «Ещё» → «Настроить список». После этого уволенный появится в списке, и карточку можно открыть обычным двойным щелчком.
Почему в карточке сотрудника нет паспортных данных?
Паспортные данные хранятся не в карточке сотрудника, а в карточке физического лица. В форме сотрудника нажмите на ссылку с ФИО в шапке — откроется карточка физлица, где по ссылке «Документы удостоверяющие личность» вносятся паспортные данные. Если человек заведён дважды, возможно, вы смотрите дубль без документов.
Как распечатать карточку Т-2 для уволенного сотрудника?
Откройте документ «Приём на работу» или «Кадровый перевод» по этому сотруднику — найти его можно из карточки сотрудника по ссылке на список кадровых документов. Через кнопку «Печать» выберите «Личная карточка (Т-2)». Увольнение не мешает формированию печатной формы.
Что делать, если в базе два сотрудника с одинаковой фамилией?
Ориентируйтесь на табельный номер, подразделение и организацию — эти колонки можно вывести в список через «Ещё» → «Изменить форму». Если обнаружили дубли одного и того же человека, не удаляйте их самостоятельно: сначала проверьте, к какой записи привязаны документы и начисления, и выполняйте объединение через штатную обработку поиска и удаления дублей.
Можно ли найти карточку через поиск, не открывая справочник?
Да. Используйте глобальный поиск (Ctrl+Shift+F или значок лупы в правом верхнем углу): введите фамилию, и программа покажет все объекты, где она встречается, — карточку сотрудника, физическое лицо, приказы, больничные и начисления. Это самый быстрый способ, когда вы не помните, в каком разделе находится нужные данные.
Почему коллега видит сотрудников, а у меня список пустой?
Скорее всего, у вашей учётной записи ограничены права на кадровые данные или установлен отбор по организации, к которой у вас нет доступа. Проверьте отбор списка, а если он пуст — обратитесь к администратору 1С для настройки профиля группы доступа в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».