Другое · 9 мин
Где в 1С найти личную карточку работника
Где найти личную карточку сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: путь через справочник Сотрудники, печать формы Т-2, поиск по ФИО и типичные ошибки.
Личная карточка работника в 1С существует в двух видах, и их часто путают. Первый — это карточка элемента справочника «Сотрудники», где хранятся ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, сведения об образовании и текущем месте работы. Второй — унифицированная печатная форма Т-2, которую кадровик формирует как отчёт и распечатывает для бумажного архива. Находятся они в разных местах программы.
В большинстве конфигураций — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:Бухгалтерия, 1С:Комплексная автоматизация и ERP — точка входа одна: справочник «Сотрудники». Отличия только в расположении раздела меню и в наборе доступных печатных форм. Ниже разобраны пути для основных конфигураций, способы быстрого поиска нужного человека и ситуации, когда карточка «не находится».
Где находится справочник «Сотрудники» в разных конфигурациях
В 1С:ЗУП 3.1 справочник расположен в разделе «Кадры» → «Сотрудники». Откроется список всех работников компании — действующих, уволенных и кандидатов, если они заведены. Двойной щелчок по строке или кнопка «Изменить» открывает карточку сотрудника — это и есть «личная карточка» в электронном виде.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь немного другой: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Если раздела не видно, проверьте, включён ли учёт зарплаты в настройках функциональности: «Администрирование» → «Функциональность» → закладка «Зарплата и кадры». Без включённой опции справочник может не отображаться в интерфейсе.
В 1С:ERP и Комплексной автоматизации справочник находится в разделе «НСИ и администрирование» или «Кадры» в зависимости от версии и настроек командного интерфейса. Если стандартный путь не сработал, используйте универсальный способ — поиск через меню «Найти» (значок лупы в правом верхнем углу) по слову «Сотрудники».
Как выбрать действие
Как открыть карточку конкретного работника
В списке сотрудников работает стандартный поиск: начните вводить фамилию в поле поиска над таблицей, и список отфильтруется автоматически. Если сотрудников много, удобнее использовать расширенный поиск (кнопка «Найти» или сочетание Ctrl+F) — он ищет по любому полю, включая табельный номер.
После открытия карточки вы увидите основные сведения: ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, пол, дату приёма на работу. Остальные данные сгруппированы по гиперссылкам или закладкам: «Личные данные» (паспорт, адрес, телефоны), «Образование», «Семья», «Воинский учёт», «Трудовая деятельность». Состав ссылок зависит от конфигурации — в ЗУП он наиболее полный.
Важный нюанс: если в карточке сотрудника поля пустые, хотя человек давно работает, данные могут быть введены не в карточку, а в кадровые документы — «Приём на работу», «Кадровый перевод». Часть сведений (адрес, телефон) хранится как контактная информация и редактируется по ссылке в шапке карточки.
- 1Откройте раздел «Кадры» (ЗУП) или «Зарплата и кадры» (Бухгалтерия)
- 2Перейдите в справочник «Сотрудники»
- 3Найдите работника по фамилии через поле поиска
- 4Откройте карточку двойным щелчком
- 5Проверьте нужные сведения по ссылкам: «Личные данные», «Трудовая деятельность»
- 6При необходимости сформируйте печатную форму через кнопку «Печать»
Как сформировать печатную форму Т-2
Унифицированная форма Т-2 — это отчёт, а не справочник. В 1С:ЗУП она формируется двумя способами. Первый: из карточки сотрудника нажмите кнопку «Печать» и выберите «Личная карточка (Т-2)». Второй: раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Личная карточка (Т-2)» — здесь можно указать сотрудника и дату формирования.
Форма заполняется автоматически из данных карточки и кадровых документов: приёмов, переводов, отпусков, сведений об образовании и воинском учёте. Если в распечатке есть пустые разделы, значит, соответствующие данные не внесены в программу — дозаполните карточку или кадровые документы и сформируйте форму заново.
В 1С:Бухгалтерии форма Т-2 доступна через раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» или из карточки сотрудника, но набор печатных форм там уже, чем в ЗУП. Если формы Т-2 нет в списке печати, проверьте подменю «Ещё» → «Печать» или внешние печатные формы, подключённые в вашей базе.
Почему сотрудник не находится в списке
Самая частая причина — включённый фильтр. В списке сотрудников могут быть скрыты уволенные: проверьте настройку отбора, часто это флажок «Показывать уволенных» или аналогичная настройка в меню «Ещё» → «Настроить список». Если человек уволен, а фильтр скрывает уволенных, карточка будет «невидимой».
Вторая причина — сотрудник заведён в другой организации. Если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам, список может быть отфильтрован по текущей организации. Снимите отбор по организации или переключитесь на нужную.
Третья ситуация — дубли физических лиц. В ЗУП сотрудник привязан к физическому лицу, и если при приёме было создано два разных физлица для одного человека, часть данных окажется в «другой» карточке. Проверьте справочник «Физические лица» (раздел «Настройка» или «Кадры») и объедините дубли через сервис «Поиск и удаление дублей».
Ограничения прав доступа
Если справочник «Сотрудники» вообще не отображается в меню, а поиск его не находит, вероятно, у вашей учётной записи нет прав на кадровые данные. В ЗУП доступ к личным данным регулируется профилями групп доступа: кадровик видит одни поля, расчётчик — другие, руководитель подразделения — только своих сотрудников.
Самостоятельно эту проблему решить нельзя — обратитесь к администратору 1С или пользователю с полными правами. Он проверит ваш профиль в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» и при необходимости добавит нужную роль, например «Кадровик» или «Чтение личных данных».
Как проверить, что вы нашли нужную карточку
После открытия карточки сверьте ключевые идентификаторы: ФИО, дату рождения, СНИЛС и организацию. Совпадение СНИЛС — самый надёжный признак, что это именно тот человек, особенно при совпадающих фамилиях. Также проверьте поле «Текущее подразделение» и дату приёма — они должны соответствовать реальному положению сотрудника.
Если формируете форму Т-2, контрольные точки — заполненность раздела «Общие сведения», наличие записей о приёме и переводах в табличной части и корректный номер карточки. Пустые разделы при работающем сотруднике означают незаполненные данные, а не ошибку формы.
Как проверить результат
Совпадают с документами сотрудника
Пустые поля или данные другого человека — возможен дубль физлица
Указана актуальная организация и место работы
Устаревшее подразделение — перевод не оформлен документом
Разделы заполнены, есть записи о приёме и переводах
Пустые разделы — данные не внесены в карточку или кадровые документы
Частые вопросы
Чем карточка сотрудника отличается от карточки физического лица?
Физическое лицо — это человек как таковой: ФИО, паспорт, СНИЛС. Сотрудник — это связка физлица с организацией и местом работы. Одному физлицу может соответствовать несколько сотрудников, например при работе по совместительству в двух организациях одной группы.
Можно ли найти карточку по табельному номеру?
Да. В списке сотрудников включите отображение колонки «Табельный номер» через «Ещё» → «Настроить список» или используйте расширенный поиск (Ctrl+F) с выбором поля «Код» — табельный номер обычно совпадает с кодом элемента справочника.
Где в ЗУП посмотреть историю переводов и отпусков сотрудника?
В карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность» или через печатную форму Т-2 — там автоматически собираются все приёмы, переводы и отпуска. Также доступен отчёт «Штатные сотрудники» с детализацией по человеку.
Почему в форме Т-2 пустой раздел об образовании?
Сведения об образовании вводятся в карточке физического лица по ссылке «Образование», а не в кадровых документах. Откройте карточку сотрудника, перейдите в личные данные физлица и заполните сведения — после этого форма заполнится автоматически.
Как распечатать карточку сразу по нескольким сотрудникам?
В списке сотрудников выделите нужные строки с зажатой клавишей Ctrl, затем нажмите «Печать» и выберите форму Т-2 — программа сформирует карточки для всех выделенных. Альтернатива — кадровый отчёт «Личная карточка (Т-2)» с отбором по списку сотрудников.
Что делать, если кнопки «Печать» в карточке нет?
Проверьте подменю «Ещё» в карточке сотрудника — команды печати иногда перенесены туда. Если команды нет и там, вероятно, ограничены права или отключены дополнительные печатные формы; уточните настройки у администратора базы.
Что важно запомнить
Личная карточка работника в 1С — это карточка справочника «Сотрудники» (раздел «Кадры» или «Зарплата и кадры»), а печатная форма Т-2 формируется из неё кнопкой «Печать». Если сотрудник не находится — проверьте отборы, уволенных и организацию, прежде чем создавать новую запись.