Где в 1С найти карточку сотрудника

Карточка сотрудника в 1С — это элемент справочника «Сотрудники», в котором собраны личные данные, сведения о приёме на работу, должности, подразделении, начислениях и документах работника. Именно с неё начинается большинство кадровых операций: оформление отпуска, больничного, изменение оклада или увольнение. Поэтому вопрос о том, где её найти, возникает у каждого нового пользователя программы.

Точное расположение карточки зависит от конфигурации 1С, с которой вы работаете: в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), «1С:Бухгалтерия предприятия» и «1С:ERP» путь к справочнику немного отличается. Ниже разобраны основные варианты, способы быстрого поиска и типичные ситуации, когда карточка «не находится».

Где находится справочник «Сотрудники» в разных конфигурациях

В большинстве типовых конфигураций 1С карточки сотрудников собраны в одном справочнике, но пункт меню, через который он открывается, различается. В «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» перейдите в раздел «Кадры» на панели разделов слева и выберите пункт «Сотрудники». Откроется список всех работников организации.

В «1С:Бухгалтерии предприятия 8.3» справочник находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». В более ранних версиях бухгалтерии тот же справочник может располагаться в разделе «Справочники» → «Сотрудники». В «1С:ERP Управление предприятием» и «Комплексной автоматизации» путь обычно выглядит как «НСИ и администрирование» или раздел «Кадры» → «Сотрудники».

Если интерфейс вашей программы изменён (например, настроены роли или скрыты разделы), справочник можно открыть через главное меню: кнопка с тремя полосами в левом верхнем углу → «Справочники» → «Сотрудники». Этот путь работает практически во всех конфигурациях на платформе 8.3.

Как открыть карточку из списка сотрудников

Открыв справочник «Сотрудники», вы увидите табличный список с фамилиями, подразделениями и должностями. Чтобы открыть карточку конкретного работника, дважды щёлкните по строке с его фамилией или выделите строку и нажмите кнопку «Изменить» (значок карандаша) на панели инструментов списка.

Внутри карточки данные сгруппированы по вкладкам или гиперссылкам: личные данные, место работы, начисления и удержания, отсутствия, документы сотрудника. Состав полей зависит от конфигурации — в ЗУП он значительно шире, чем в бухгалтерской программе.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» (в Бухгалтерии)
2. 2
   Выберите пункт «Сотрудники» — откроется список справочника
3. 3
   Найдите работника в списке прокруткой или через поиск
4. 4
   Дважды щёлкните по строке, чтобы открыть карточку
5. 5
   Проверьте, что открылась карточка нужной организации, если в базе их несколько

Как быстро найти сотрудника по фамилии

В крупной организации пролистывать список из сотен записей неудобно. В типовых конфигурациях в верхней части списка справочника есть поле поиска: начните вводить фамилию, и список автоматически отфильтруется. Поиск работает по началу слова, поэтому достаточно ввести первые буквы фамилии или имени.

Если строки поиска на форме нет, используйте стандартные механизмы платформы: сочетание клавиш Ctrl+F открывает диалог поиска по текущей колонке, а кнопка «Ещё» → «Найти» позволяет искать по любому полю списка. Также полезна сортировка по колонке с фамилией — щелчок по заголовку колонки упорядочит список по алфавиту.

Ещё один быстрый способ — глобальный поиск по всей базе. Нажмите кнопку с лупой в правом верхнем углу окна программы (или Ctrl+Shift+F), введите фамилию и в результатах выберите найденный элемент справочника «Сотрудники». Этот способ удобен, когда вы не помните, в каком именно разделе находится справочник.

Как открыть карточку из документа или отчёта

Часто карточку сотрудника удобнее открыть не из справочника, а из документа, где он упоминается: приказа о приёме, начисления зарплаты, больничного или расчётного листка. В поле «Сотрудник» любого документа щёлкните по фамилии — откроется либо сама карточка, либо выпадающее меню, в котором есть пункт «Открыть».

В отчётах (например, «Расчётный листок» или «Список сотрудников») фамилии обычно представлены как расшифровываемые поля: двойной щелчок по фамилии открывает карточку или меню расшифровки с пунктом перехода к сотруднику. Это экономит время при массовой проверке данных.

Если вам часто нужны одни и те же сотрудники, используйте команду «Ещё» → «Добавить в избранное» в карточке или списке. Избранные элементы доступны через звёздочку на панели навигации — это заметно ускоряет ежедневную работу кадровика.

Почему карточка сотрудника не находится

Самая частая причина — в списке установлен отбор. Например, список отфильтрован по подразделению, организации или скрывает уволенных сотрудников. Проверьте строку отбора над списком и сбросьте лишние условия через кнопку «Ещё» → «Настроить список» или удалив значение в поле отбора.

Вторая причина — сотрудник ещё не принят на работу кадровым документом. В ЗУП запись в справочнике может существовать, но без проведённого документа «Приём на работу» сотрудник не попадёт в штат и может не отображаться в некоторых списках и отчётах. Проверьте, оформлен ли приём, в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения».

Третья причина — недостаточно прав доступа. Если справочник «Сотрудники» вообще не виден в меню, а поиск не находит фамилии, вероятно, вашей роли запрещён просмотр кадровых данных. В этом случае нужно обратиться к администратору 1С или руководителю, чтобы вам назначили соответствующий профиль доступа.

Как проверить, что открыта нужная карточка

Перед тем как вносить изменения или оформлять документ, убедитесь, что карточка принадлежит именно тому человеку и той организации, которые вам нужны. Особенно это важно в базах, где ведётся учёт по нескольким юридическим лицам, — у одного физлица может быть несколько карточек сотрудника в разных организациях.

Контрольные точки

Как проверить результат

Организация в шапке карточки

Норма

Указана та организация, в которой оформляется документ

Тревожный признак

Карточка относится к другому юрлицу — документ оформится не туда

Статус работы

Норма

Есть действующий приём на работу, нет записи об увольнении

Тревожный признак

Сотрудник уволен или приём не проведён — начисления не рассчитаются

ФИО и личные данные

Норма

Фамилия, дата рождения и ИНН совпадают с документами работника

Тревожный признак

Данные отличаются — возможно, это дубликат или карточка другого человека

Если обнаруживается, что карточек несколько и они дублируют друг друга, не удаляйте лишнюю самостоятельно: по ней могут быть проведены документы. Объединение дублей выполняется через штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание») и требует понимания, какая карточка основная.

Отличия карточки сотрудника в ЗУП и Бухгалтерии

В «1С:Зарплата и управление персоналом» карточка сотрудника — полноценный кадровый объект: из неё доступны история кадровых переводов, плановые начисления, отсутствия, семья, образование, воинский учёт и все связанные документы. Фактически это центр всей кадровой работы с человеком.

В «1С:Бухгалтерии предприятия» карточка проще: личные данные, ссылка на физлицо, основное место работы и быстрый переход к начислениям. Кадровые приказы и подробная история там либо отсутствуют, либо представлены в сокращённом виде. Если вам нужна полная кадровая история, а компания ведёт зарплату в бухгалтерской программе, ищите данные в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы».

Частые вопросы

Почему в списке сотрудников не видно уволенных работников?

В типовых конфигурациях в списке справочника «Сотрудники» по умолчанию может быть включён режим скрытия уволенных. Найдите над списком флажок или отбор вида «Показывать уволенных» и включите его, либо откройте «Ещё» → «Настроить список» и снимите отбор по увольнению.

Чем карточка сотрудника отличается от карточки физического лица?

Физическое лицо — это человек с его паспортными данными, ИНН и СНИЛС, единый для всей базы. Сотрудник — это физлицо, привязанное к конкретной организации и месту работы. Одно физлицо может иметь несколько карточек сотрудника, если работает в нескольких организациях холдинга.

Можно ли найти карточку сотрудника по табельному номеру?

Да, если в вашей конфигурации табельный номер выведен в список справочника. Включите отображение колонки через «Ещё» → «Изменить форму» или используйте поиск Ctrl+F по колонке с табельными номерами. В ЗУП табельный номер обычно виден в списке по умолчанию.

Что делать, если сотрудника нет в справочнике вообще?

Сначала проверьте, не заведён ли он под другим написанием фамилии (например, через «ё» или с ошибкой). Если записи действительно нет, сотрудника нужно создать: в ЗУП это делается документом «Приём на работу», в Бухгалтерии — кнопкой «Создать» в справочнике «Сотрудники» с последующим оформлением приёма.

Почему я не вижу раздел «Кадры» или справочник «Сотрудники» в меню?

Скорее всего, у вашей учётной записи нет прав на просмотр кадровых данных — так настроен профиль доступа. Самостоятельно это не исправить: обратитесь к администратору 1С, чтобы вам добавили соответствующую роль, например «Кадровик» или «Расчётчик зарплаты».

Как открыть карточку сотрудника из расчётного листка?

Сформируйте расчётный листок и дважды щёлкните по фамилии сотрудника в таблице — откроется меню расшифровки, где есть пункт перехода к элементу справочника. В некоторых отчётах фамилия сразу является гиперссылкой на карточку.