Другое · 10 мин
Где в 1С найти численность работников
Где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии посмотреть численность работников: отчёты «Штатная расстановка», «Среднесписочная численность», справка о численности и проверка данных.
Численность работников в программах 1С не хранится одним числом «на видном месте» — она рассчитывается отчётами на основе кадровых документов: приёмов на работу, увольнений, переводов. Поэтому ответ на вопрос «где посмотреть» зависит от того, какая именно численность нужна: списочная на дату, среднесписочная за период для отчётности в ФНС и Росстат или просто количество действующих сотрудников для внутренних целей.
Основные инструменты находятся в разделах «Кадры» и «Отчёты, справки» конфигураций 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия. Ниже разобраны конкретные пути в меню, различия между показателями, способы проверить корректность цифры и типичные причины, почему отчёт показывает не то, что ожидалось.
Важно понимать: программа считает только тех людей, по которым корректно введены кадровые документы. Если приём сотрудника оформили «задним числом» с ошибкой в дате или забыли провести увольнение, любая цифра численности будет искажена — поэтому в статье отдельно разобрана проверка результата.
Разница между списочной и среднесписочной численностью
Прежде чем искать цифру в программе, определите, какой показатель требуется. Списочная численность — это количество сотрудников, состоящих в трудовых отношениях с организацией на конкретную дату. В неё входят работники на испытательном сроке, временно отсутствующие (отпуск, больничный, командировка), внешние совместители в списочный состав не включаются.
Среднесписочная численность — расчётный показатель за период (месяц, квартал, год), который сдают в налоговую инспекцию и используют в статистической отчётности. Он считается как сумма списочной численности за каждый календарный день периода, делённая на число календарных дней. Отдельные категории (например, сотрудницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком) в среднесписочную не включаются.
Из-за этой разницы один и тот же отчётный запрос «сколько у нас работников» может дать разные ответы. В 1С эти показатели выводятся разными отчётами, и подменять один другим нельзя — для сведений в ФНС нужна именно среднесписочная.
Где найти численность в 1С:Зарплата и управление персоналом
В конфигурации 1С:ЗУП основной набор кадровых отчётов собран в разделе «Отчёты, справки». Откройте его и найдите группу «Кадровый учёт» — там расположены нужные формы: «Справка о численности работников», «Среднесписочная численность», «Штатная расстановка», «Остатки отпусков» и другие.
Отчёт «Справка о численности работников» показывает списочную численность на выбранную дату с расшифровкой по подразделениям и категориям: основные сотрудники, совместители, работники по договорам ГПХ. Это самый быстрый способ получить развёрнутую картину состава персонала.
Для отчётности в ФНС используйте отчёт «Среднесписочная численность»: укажите организацию и период, и программа рассчитает показатель по правилам статистики с округлением до целых. Результат можно вывести с детализацией по месяцам, чтобы увидеть динамику.
- 1Откройте раздел «Отчёты, справки» в главном меню
- 2Выберите отчёт «Справка о численности работников» в группе кадровых отчётов
- 3Укажите организацию и дату, на которую нужна численность
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую строку
- 5При необходимости настройте отбор по подразделению через «Настройки»
Где найти численность в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии кадровый блок проще, но базовые сведения доступны. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» — откроется список всех сотрудников с отбором «работающие» / «уволенные». Количество строк в списке с отбором по работающим даёт ориентировочную списочную численность, однако это не официальный отчёт.
Для корректного расчёта используйте отчёты: раздел «Отчёты» → «Среднесписочная численность» (в некоторых версиях — «Зарплата и кадры» → «Отчёты по кадрам»). Также доступен отчёт «Список сотрудников», который выводит работающих на дату с указанием должностей и подразделений.
Если в вашей 1С:Бухгалтерии зарплата и кадры ведутся в ограниченном режиме (только для расчёта и выплат), часть кадровых отчётов может отсутствовать. В этом случае точную численность для статистики лучше брать из 1С:ЗУП, если он используется параллельно, либо пересчитывать вручную по данным списка сотрудников.
Где какой показатель искать
Списочная численность на дату с расшифровкой по категориям; подходит для внутреннего контроля и справок
Расчёт за период по правилам статистики; используется для сведений в ФНС и форм Росстата
Быстрый ориентир по работающим; не заменяет официальный расчёт среднесписочной
Показывает занятые и вакантные штатные единицы; это плановая структура, а не фактическая численность
Чем штатная расстановка отличается от численности
Частая путаница возникает между отчётом «Штатная расстановка» и реальной численностью. Штатная расстановка отражает штатное расписание: сколько позиций предусмотрено, сколько занято, сколько вакантно. Если в штатке 50 единиц, но занято 43, отчёт покажет именно эту картину.
Фактическая списочная численность — это количество людей с действующими трудовыми договорами. Она может не совпадать с количеством занятых ставок: один сотрудник может занимать полставки, другой — работать по совмещению. Поэтому для ответа на вопрос «сколько у нас человек» используйте справку о численности, а не штатную расстановку.
Как проверить, что цифра посчитана правильно
Если численность в отчёте вызывает сомнения, сверьте её с кадровыми документами. Откройте журнал «Приёмы на работу» и «Увольнения» (в ЗУП — раздел «Кадры») и проверьте, все ли документы проведены и нет ли ошибок в датах. Непроведённый приём не попадёт в отчёт, а увольнение с неверной датой исказит среднесписочную за период.
Полезный приём — сформировать отчёт «Список сотрудников» на ту же дату и посчитать строки вручную, затем сравнить с итогом справки о численности. Расхождение обычно означает, что кто-то оформлен дважды (дубль физического лица) или сотрудник числится в двух организациях группы.
Как проверить результат
Итоги совпадают или различаются только на категории ГПХ и совместителей
Разница в несколько человек без объяснимой причины — ищите непроведённые документы или дубли
Среднесписочная близка к списочной при стабильном составе
Среднесписочная сильно выше списочной на конец месяца — вероятно, не оформлены увольнения
Все документы проведены, даты соответствуют приказам
Есть непроведённые документы или даты «задним числом» с ошибками
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая проблема — дубли физических лиц в справочнике. Если один человек заведён дважды и приём оформлен на дубль, численность завышается. Проверяйте справочник «Физические лица» на совпадения ФИО и дат рождения, при обнаружении дублей используйте штатную обработку поиска и объединения, предварительно сделав резервную копию базы.
Вторая ошибка — попытка получить среднесписочную «на дату». Этот показатель существует только за период; если отчёт требует дату, он, скорее всего, показывает списочную численность. Третья типичная ситуация — в отчёт не попадают сотрудники обособленных подразделений, потому что в настройках выбрана только головная организация: проверьте отбор по организации.
Помните и об ограничении прав: если отчёты по кадрам недоступны, у вашей учётной записи может не быть роли кадровика. В этом случае обратитесь к администратору 1С за назначением прав, а не пытайтесь выгружать данные обходными путями.
Что важно запомнить
Списочную численность на дату смотрите в отчёте «Справка о численности работников» (ЗУП) или списке сотрудников (Бухгалтерия), среднесписочную за период — в одноимённом отчёте. Штатная расстановка показывает ставки, а не людей. Перед использованием цифры проверьте проведение кадровых документов и отсутствие дублей физических лиц.
Частые вопросы
Почему в отчёте численность больше, чем реально работает людей?
Чаще всего причина в непроведённых увольнениях или дублях физических лиц. Проверьте журнал увольнений за последние месяцы и справочник физлиц на повторяющиеся ФИО. Также убедитесь, что вы не суммируете списочный состав с совместителями и сотрудниками по договорам ГПХ — они выводятся отдельными колонками.
Как получить среднесписочную численность для сведений в налоговую?
В 1С:ЗУП откройте «Отчёты, справки» → «Среднесписочная численность», укажите организацию и год, сформируйте отчёт. В 1С:Бухгалтерии аналогичный отчёт находится в разделе «Отчёты». Полученное значение округляется до целых и указывается в соответствующем отчёте или расчёте по страховым взносам.
Входят ли сотрудницы в декретном отпуске в численность?
В списочную численность — да, поскольку трудовой договор действует. В среднесписочную численность работницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком не включаются. Отчёты 1С учитывают это автоматически при условии, что отпуска оформлены корректными кадровыми документами.
Что делать, если отчёта «Среднесписочная численность» нет в меню?
Проверьте версию и настройки конфигурации: в некоторых версиях 1С:Бухгалтерии с упрощённым кадровым учётом отчёт отсутствует. Также возможно ограничение прав — уточните у администратора, назначена ли вам роль кадровика или расчётчика. Как обходной вариант используйте «Список сотрудников» и ручной расчёт.
Можно ли посмотреть численность по конкретному подразделению?
Да. В отчётах «Справка о численности работников» и «Среднесписочная численность» откройте «Настройки» и добавьте отбор по подразделению. Отчёт покажет состав только выбранного подразделения; для группировки по всем подразделениям сразу используйте вариант отчёта с детализацией по структуре организации.
Почему среднесписочная получается дробной и как её округлять?
Среднесписочная за период почти всегда дробная, потому что это среднее значение за календарные дни. Для отчётности показатель округляется до целых по обычным арифметическим правилам. Отчёты 1С могут показывать и дробное, и округлённое значение — для сдачи сведений используйте округлённое.