Начальная штатная расстановка в 1С: где находится и как её заполнить

Начальная штатная расстановка в 1С:Зарплата и управление персоналом — это документ, который фиксирует, какие сотрудники на каких должностях работают на момент начала учёта в программе. Он нужен, когда компания переходит на 1С:ЗУП из другой системы или начинает вести кадровый учёт «с нуля», но с уже работающими сотрудниками.

Документ находится в разделе «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Начальная штатная расстановка» (в некоторых версиях — «Кадры» → «Все кадровые документы»). Если такого пункта нет в журнале, значит, в настройках программы не включён учёт с историей изменений либо документ скрыт настройкой интерфейса.

Важно понимать: начальная штатная расстановка — это не штатное расписание и не приём на работу. Это технический документ начала учёта, который одновременно создаёт позиции штатного расписания и привязывает к ним действующих сотрудников с их условиями оплаты труда.

Где именно находится документ в разных версиях 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:ЗУП 3.1 начальная штатная расстановка доступна по пути: Кадры → Приемы, переводы, увольнения → ссылка «Начальная штатная расстановка» над списком документов. Также документ можно найти через «Кадры → Все кадровые документы», отфильтровав журнал по виду документа.

Если пункт не отображается, проверьте настройки: раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → «Кадровый учет». Документ начальной штатной расстановки появляется только тогда, когда в настройках указано, что учёт ведётся с даты, и включено ведение истории штатного расписания или кадровых приказов.

В 1С:ЗУП 2.5 аналогичную роль играет документ «Прием на работу в организацию», которым заводят всех сотрудников на дату начала учёта — отдельного документа расстановки там нет. Поэтому при переходе с версии 2.5 данные переносятся именно в начальную штатную расстановку версии 3.1.

Когда нужна начальная штатная расстановка, а когда нет

Документ обязателен в двух ситуациях. Первая — переход на 1С:ЗУП из другой программы (Excel, 1С:ЗУП 2.5, сторонние системы), когда в компании уже есть работающие сотрудники. Вторая — старт учёта в новой базе, если сотрудники приняты раньше даты начала учёта в программе.

Начальная штатная расстановка не нужна, если компания только создана и все сотрудники будут приниматься уже в программе обычными кадровыми документами «Прием на работу». В этом случае штатное расписание утверждается отдельно, а сотрудники занимают позиции через стандартные приказы.

Отдельный случай — ввод остатков без истории. Если в настройках кадрового учёта выбран вариант «без ведения истории», программа предложит упрощённый ввод данных о сотрудниках, и классическая расстановка может быть недоступна.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудники уже работают, а учёт в 1С:ЗУП начинается с определённой датыОформите начальную штатную расстановку на дату начала учёта

Компания новая, все приёмы будут оформляться в программеУтвердите штатное расписание и используйте документы «Прием на работу»

Переходите с 1С:ЗУП 2.5Используйте штатный перенос данных — расстановка создастся автоматически

Как заполнить начальную штатную расстановку вручную

Создайте новый документ из журнала «Приемы, переводы, увольнения». Укажите организацию, дату начала учёта (месяц и год, с которого программа будет рассчитывать зарплату) и при необходимости подразделение, если расстановку вводите по частям.

В табличную часть добавьте сотрудников. Для каждого укажите подразделение, должность (позицию штатного расписания), дату приёма, количество занимаемых ставок, график работы и плановые начисления — оклад, надбавки, доплаты. Если сотрудник работает по совместительству, отметьте это видом занятости.

При добавлении сотрудника программа предложит создать новую позицию штатного расписания или выбрать существующую. На этапе начального ввода позиции обычно создаются прямо из документа — отдельно утверждать штатное расписание до расстановки не требуется, документ сформирует его сам.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Начальная штатная расстановка»
2. 2
   Создайте документ, укажите организацию и месяц начала учёта
3. 3
   Добавьте сотрудников с подразделениями, должностями и датами приёма
4. 4
   Заполните графики работы, ставки и плановые начисления по каждому
5. 5
   Проведите документ и проверьте сформированное штатное расписание

Перенос данных вместо ручного ввода

Если сотрудников много, ручной ввод трудоёмок и чреват ошибками. Для перехода с 1С:ЗУП 2.5 используйте штатную обработку переноса данных: «Администрирование» → «Перенос данных из предыдущих программ». Она создаст начальную штатную расстановку автоматически вместе со справочниками сотрудников и начислений.

Из сторонних систем данные можно загрузить через типовые механизмы обмена или через загрузку из табличных документов (Excel) с помощью встроенных обработок загрузки данных. В этом случае сначала загружаются сотрудники, затем формируется расстановка.

После любого автоматического переноса обязательно сверьте результат: количество сотрудников в расстановке должно совпасть со списочной численностью на дату начала учёта, а плановые начисления — с последними начислениями в старой системе.

Как проверить, что расстановка введена правильно

Первый признак корректного ввода — сформированное штатное расписание. Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и убедитесь, что все позиции созданы, заняты нужным количеством ставок и не содержат дублей по сочетанию «подразделение + должность».

Второй контроль — отчёты. Постройте «Штатную расстановку» (отчёт) и «Список сотрудников» на дату начала учёта: численность и занятые ставки должны совпадать с фактическими данными компании. Проверьте также плановые начисления через отчёт «Плановые начисления сотрудников».

Третья проверка — пробный расчёт. Создайте начисление зарплаты за первый месяц учёта и убедитесь, что сотрудники подбираются в документ, оклады подтягиваются из расстановки, а графики работы заполняют табель корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатная расстановка» на дату начала учёта

Норма

Все сотрудники на местах, ставки и подразделения совпадают с фактом

Тревожный признак

Пустые строки, дубли сотрудников или неверные подразделения

Плановые начисления сотрудников

Норма

У каждого сотрудника есть оклад или тариф с даты приёма

Тревожный признак

Часть сотрудников без начислений — зарплата не рассчитается

Пробное начисление зарплаты за первый месяц

Норма

Сотрудники подбираются, суммы заполняются автоматически

Тревожный признак

Сотрудник не попадает в документ или сумма равна нулю

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая ошибка — дубли позиций штатного расписания. Она возникает, когда при ручном вводе для одной и той же должности в одном подразделении создают несколько позиций вместо одной с несколькими ставками. Исправляется объединением: лишнюю позицию закрывают, сотрудников переводят на основную.

Вторая ошибка — неверная дата приёма. Если указать дату приёма позже даты начала учёта, сотрудник не попадёт в расчёт за первый месяц. Если раньше фактической — исказится стаж и средний заработок. Дата приёма должна совпадать с датой в трудовом договоре.

Третья группа ошибок — незаполненные графики работы и виды занятости. Без графика программа не сможет рассчитать норму времени, а неверный вид занятости (основное место вместо совместительства) приведёт к ошибкам в отчётности и расчёте среднего заработка.

Ограничения и границы самостоятельной работы

Начальная штатная расстановка вводится один раз на одну дату начала учёта. Нельзя завести два документа на один месяц начала учёта по одной организации — программа этого не допустит или создаст конфликт данных. Если нужно добавить забытого сотрудника, его оформляют обычным приёмом на работу с фактической датой.

Документ не заменяет ввод остатков по зарплате: задолженность, остатки отпусков и данные для среднего заработка вводятся отдельными документами («Начальная задолженность по зарплате», «Остатки отпусков», «Данные для расчёта зарплаты»). Расстановка фиксирует только кадровое состояние и плановые начисления.

Если база уже эксплуатируется, а расстановка содержит массовые ошибки, безопаснее не править документ вручную, а обратиться к специалисту по внедрению: массовая корректировка исторических данных требует пересчёта связанных документов и может затронуть отчётность.

Частые вопросы о начальной штатной расстановке

Почему в журнале нет документа «Начальная штатная расстановка»?

Чаще всего причина в настройках кадрового учёта: документ доступен только при ведении учёта с датой начала и включённой истории. Проверьте раздел «Настройка» → «Кадровый учет» и права пользователя — у роли без доступа к кадровым документам пункт скрыт.

Можно ли изменить расстановку после начала расчёта зарплаты?

Технически можно, но это рискованно: изменение дат приёма, начислений или графиков повлияет на средний заработок, стаж и уже рассчитанные периоды. Безопаснее оформлять изменения текущими кадровыми документами — переводами и изменениями оплаты труда.

Как добавить сотрудника, которого забыли включить в расстановку?

Оформите обычный документ «Прием на работу» с фактической датой приёма, даже если она раньше даты начала учёта. Программа корректно отразит сотрудника в штатной расстановке на нужную дату.

Чем начальная штатная расстановка отличается от штатного расписания?

Штатное расписание — это перечень позиций и ставок в организации, а расстановка — привязка конкретных сотрудников к этим позициям на дату начала учёта. Документ расстановки при проведении сам создаёт позиции штатного расписания.

Нужно ли вводить расстановку при переходе с 1С:ЗУП 2.5?

Вручную — нет. Штатная обработка переноса данных из версии 2.5 создаёт начальную штатную расстановку автоматически вместе с сотрудниками и начислениями. Ваша задача — проверить результат переноса отчётами.

Где вводить остатки отпусков и задолженность по зарплате?

Не в расстановке. Остатки отпусков вводятся документом «Остатки отпусков» из раздела «Кадры», задолженность — «Начальная задолженность по зарплате» из раздела «Зарплата». Эти данные дополняют расстановку, но хранятся отдельно.