Как в 1С сделать табель за весь месяц

Табель учета рабочего времени за месяц в 1С формируется автоматически на основе графиков работы сотрудников и введенных кадровых документов: приемов, отпусков, больничных, командировок и отсутствий. Ручное заполнение каждой ячейки не требуется — задача пользователя сводится к правильной настройке графиков, корректному вводу отклонений и формированию отчета «Табель учета рабочего времени (Т-13)» либо документа «Табель» за целый месяц.

Конкретный путь зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) табель — это полноценный инструмент учета времени с несколькими способами ведения. В 1С:Бухгалтерия отдельного документа «Табель» нет, и форма Т-13 строится как отчет по данным начисления зарплаты. Ниже разобраны оба сценария, а также ситуации, когда табель приходится корректировать вручную.

Прежде чем формировать табель, убедитесь, что за месяц введены все кадровые события. Табель — итоговый документ: если больничный или отпуск внесен после его формирования, данные устареют, и табель придется перезаполнять.

Подготовка: что должно быть настроено до формирования табеля

Корректный табель за месяц невозможен без трех базовых условий. Первое — у каждого сотрудника назначен график работы: пятидневка, сменный график, сутки через трое и т.д. Графики создаются в справочнике «Графики работы сотрудников» (в ЗУП: Настройка → Графики работы сотрудников) и привязываются к сотруднику при приеме на работу или кадровым переводом.

Второе условие — в информационной базе заведен производственный календарь с актуальными праздничными и перенесенными днями. От него зависят графики, а значит, и автозаполнение табеля. Проверьте календарь в разделе «Настройка → Производственные календари»: он должен быть заполнен на нужный год.

Третье условие — все отклонения от графика введены документами, а не устно. Отпуск оформляется документом «Отпуск», болезнь — «Больничный лист», командировка — «Командировка», прогул или отсутствие — «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)». Только тогда в табеле появятся правильные буквенные коды: ОТ, Б, К, НН и другие.

Как сформировать табель за месяц в 1С:ЗУП через отчет Т-13

Самый быстрый способ получить табель за весь месяц — сформировать унифицированную форму Т-13. Откройте раздел «Зарплата → Отчеты по зарплате» (в некоторых релизах: «Кадры → Кадровые отчеты») и найдите отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Укажите период — с первого по последнее число месяца — и выберите организацию или подразделение, если нужна выборка.

Нажмите «Сформировать». Программа построит табель по каждому сотруднику: в верхней строке — буквенный код вида времени, в нижней — количество отработанных часов. Форма разделена на две половины месяца, что соответствует унифицированному бланку.

Отчет можно сохранить в Excel, распечатать или подписать электронно. Если в компании табель утверждается до расчета зарплаты, формируйте Т-13 в последний рабочий день месяца, но после ввода всех отсутствий.

1. 1
   Проверьте, что у всех сотрудников назначены графики работы и заполнен производственный календарь
2. 2
   Введите все документы отклонений за месяц: отпуска, больничные, командировки, отсутствия
3. 3
   Откройте Зарплата → Отчеты по зарплате → Табель учета рабочего времени (Т-13)
4. 4
   Установите период с 1-го по последнее число месяца и нажмите Сформировать
5. 5
   Сверьте коды и часы по сотрудникам с известными вам фактами работы
6. 6
   Сохраните или распечатайте форму для подписи ответственным лицом

Документ «Табель» в ЗУП: когда он нужен и как его заполнить

Кроме отчета, в ЗУП существует документ «Табель» (Зарплата → Табели учета рабочего времени, либо через «Все документы по сотрудникам»). Он нужен, когда учет времени ведется методом сплошной регистрации: фактические явки и неявки фиксируются ежедневно и могут отличаться от планового графика. Типичный пример — организации с пропускной системой или почасовым учетом.

Создайте документ, укажите месяц и подразделение, затем нажмите «Заполнить». Программа подтянет сотрудников и проставит время по их графикам с учетом введенных отклонений. Дальше можно вручную скорректировать отдельные дни: например, если сотрудник фактически отработал сверхурочно, а документ «Сверхурочная работа» еще не оформлен.

Учтите важное ограничение: документ «Табель» имеет приоритет над графиком при расчете зарплаты. Если вы завели табель с ошибкой, начисление за месяц будет неверным. Поэтому после заполнения обязательно проверьте итоговое количество дней и часов по каждому сотруднику в нижней части документа.

Как сделать табель за месяц в 1С:Бухгалтерия

В 1С:Бухгалтерии нет отдельного документа «Табель», а форма Т-13 строится отчетом. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры → Отчеты по кадрам» (в отдельных версиях — «Зарплата и кадры → Табель учета рабочего времени») и выберите «Табель учета рабочего времени (Т-13)». Задайте месяц и сформируйте отчет.

Данные для отчета берутся из начислений зарплаты: если сотруднику начислен оклад за полный месяц, все рабочие дни по производственному календарю будут отмечены как отработанные. Дни отпуска и больничного появятся в табеле только при условии, что соответствующие начисления введены документами «Начисление зарплаты» с видами расчета «Отпуск» или «Больничный» либо отдельными кадровыми документами, если они доступны в вашей редакции.

Если в вашей базе ведется только упрощенный учет, а отклонения не отражаются документами, табель в бухгалтерии будет условным — все дни рабочие. В таком случае для достоверного табеля либо вводите отклонения через начисления, либо ведите табель в ЗУП или во внешнем учете.

Сравнение вариантов

Отчет Т-13 в ЗУП

Подходит для печати и сверки. Не влияет на расчет, строится по графикам и кадровым документам. Самый быстрый способ.

Документ «Табель» в ЗУП

Нужен при сплошной регистрации времени и ручных корректировках. Влияет на расчет зарплаты — требует тщательной проверки.

Отчет Т-13 в 1С:Бухгалтерии

Подходит при простом учете без сменных графиков. Строится по начислениям; точность зависит от полноты введенных документов.

Проверка табеля перед утверждением

Перед тем как отдать табель на подпись, сверьте его с независимыми источниками. В ЗУП удобно использовать отчеты «Остатки отпусков», «Анализ неявок» и расчетный листок сотрудника: количество отработанных дней в табеле должно совпадать с данными расчета зарплаты за тот же месяц.

Обратите внимание на сотрудников, принятых или уволенных в середине месяца: табель должен начинаться для них с даты приема и заканчиваться датой увольнения. Если в табеле у уволенного сотрудника стоят рабочие дни после увольнения, проверьте дату кадрового документа.

Отдельно проверьте сотрудников с сменными графиками: ночные часы, работа в праздники и суммированный учет часто становятся источником расхождений. Убедитесь, что график заполнен на весь месяц, а не обрывается на середине периода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговые дни и часы по сотруднику

Норма

Совпадают с данными расчета зарплаты и графика

Тревожный признак

В табеле больше или меньше дней, чем в расчетном листке

Коды отсутствий (ОТ, Б, К, НН)

Норма

Каждому коду соответствует проведенный документ

Тревожный признак

Код стоит, но документа нет, или наоборот

Сотрудники, принятые/уволенные в месяце

Норма

Табель ограничен датами приема и увольнения

Тревожный признак

Дни заполнены до приема или после увольнения

Праздничные и выходные дни

Норма

Соответствуют производственному календарю и графику

Тревожный признак

Праздник отмечен как рабочий день при пятидневке

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая ошибка — пустой или неполный табель из-за неназначенного графика. Если сотрудник принят без указания графика работы, табель по нему не заполнится. Решение: откройте карточку сотрудника или документ приема, назначьте график и перезаполните табель.

Вторая распространенная ситуация — отпуск или больничный введен «задним числом» после формирования табеля. Табель при этом не обновляется сам: отчет нужно сформировать заново, а документ «Табель» — перезаполнить кнопкой «Заполнить» или «Обновить».

Третья ошибка — ручная правка отчета Т-13 в Excel вместо исправления данных в программе. Такой табель разойдется с расчетом зарплаты, и при проверке возникнут вопросы. Всегда исправляйте источник: график, кадровый документ или начисление.

Частые вопросы по табелю за месяц

Можно ли сформировать табель сразу по всем подразделениям?

Да. В отчете Т-13 не заполняйте отбор по подразделению — табель построится по всей организации. Если нужен отдельный табель на каждое подразделение, формируйте отчет последовательно с отбором или используйте группировку по подразделениям в настройках отчета.

Что делать, если в табеле не хватает сотрудника?

Проверьте три вещи: оформлен ли прием на работу в этом месяце, назначен ли сотруднику график, не попадает ли он под отбор отчета (организация, подразделение). Чаще всего причина — отсутствие графика или неверный отбор.

Как отразить в табеле работу в выходной день?

Оформите документ «Работа в выходные и праздничные дни» (в ЗУП) до формирования табеля. Тогда день будет отмечен кодом РВ с указанием часов. Ручная пометка в табеле без документа не даст оплаты и вызовет расхождения.

Нужно ли формировать табель, если зарплата считается в другой программе?

Если 1С используется только для кадрового учета, табель формируется тем же отчетом Т-13 — он не зависит от расчета. Но убедитесь, что графики и отклонения введены полностью, иначе табель будет формальным.

Можно ли изменить буквенные коды в табеле?

Коды берутся из видов использования рабочего времени (справочник «Виды использования рабочего времени»). Можно создать собственный вид времени с нужным обозначением, но для стандартных ситуаций рекомендуется использовать типовые коды — они учитываются при расчете и в отчетности.

Табель сформирован за месяц, а потом сотрудник принес больничный. Что делать?

Введите документ «Больничный лист» в программе, затем перезаполните документ «Табель» или заново сформируйте отчет Т-13. Если зарплата за месяц уже рассчитана, перерасчет выполнится при следующем начислении или через документ-исправление.