Другое · 10 мин
Где в 1С находится лицевой счёт сотрудника и как его открыть
Где в 1С:ЗУП найти лицевой счёт сотрудника: путь через справочник сотрудников, отчёты по начислениям и расчётный листок. Различия в версиях, ошибки и FAQ.
Лицевой счёт сотрудника — это сводная форма, в которой по конкретному работнику собраны начисления, удержания, налоги и выплаты за выбранный период. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) он не существует как отдельный кнопочный документ с таким названием: информация лицевого счёта формируется через карточку сотрудника и группу зарплатных отчётов. Поэтому вопрос «где лицевой счёт» обычно означает один из трёх сценариев: посмотреть расчётный листок, получить полную справку о зарплате или сверить задолженность по сотруднику.
Точный путь зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП 3.1 данные по сотруднику открываются из раздела «Кадры» или «Зарплата» через отчёты «Расчётный листок», «Полная сводка начислений, удержаний и выплат» и «Справка о зарплате сотрудника». В старых конфигурациях (ЗУП 2.5, 1С 7.7) лицевой счёт был отдельным отчётом с одноимённым названием. Ниже разобраны все варианты с пошаговыми действиями.
Что в 1С понимается под лицевым счётом сотрудника
В терминологии 1С под «лицевым счётом» обычно подразумевают совокупность данных о расчётах с конкретным работником: оклад и надбавки, премии, больничные и отпускные, удержания (НДФЛ, алименты, займы), выплаченные суммы и текущую задолженность организации перед сотрудником или наоборот. Всё это хранится в регистрах накопления и сведений, а пользователю выводится в виде печатных форм и отчётов.
Важно не путать лицевой счёт с расчётным листком. Расчётный листок — обязательная ежемесячная форма, которую работодатель выдаёт сотруднику при выплате зарплаты. Лицевой счёт — более широкое понятие: он может охватывать произвольный период (квартал, год, весь срок работы) и включать сведения о налогах, долгах и выплатах, которых в листке за один месяц нет.
Как открыть лицевой счёт через карточку сотрудника
Самый короткий путь начинается со справочника сотрудников. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного человека через поиск по фамилии и откройте его карточку двойным щелчком. В командной панели формы есть кнопка «Печать» и ссылки на связанные отчёты — состав зависит от настроек, но «Расчётный листок» доступен практически всегда.
Если в карточке нужных ссылок нет, воспользуйтесь отчётами из раздела «Зарплата». Там в подгруппе «Отчёты по сотрудникам» находятся формы, которые вместе дают полную картину лицевого счёта: «Расчётный листок», «Справка о зарплате сотрудника», «Полная сводка начислений, удержаний и выплат», «Задолженность по зарплате».
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите работника по фамилии
- 2Откройте карточку сотрудника двойным щелчком
- 3В командной панели нажмите «Печать» и выберите «Расчётный листок»
- 4Укажите период (месяц, квартал или год) и сформируйте форму
- 5Проверьте, что в шапке указаны верные сотрудник, организация и период
Какие отчёты заменяют лицевой счёт в ЗУП 3.1
Единой формы с названием «Лицевой счёт» в типовой ЗУП 3.1 нет, её роль выполняют несколько отчётов. Выбор зависит от того, какая информация нужна: только начисления за месяц, полная картина за год или состояние долгов.
| Отчёт | Что показывает | Когда использовать |
|---|---|---|
| Расчётный листок | Начисления, удержания и выплата за один месяц | Ежемесячная выдача сотруднику |
| Полная сводка начислений, удержаний и выплат | Все виды расчётов за произвольный период с итогами | Сводный лицевой счёт за квартал или год |
| Справка о зарплате сотрудника | Доходы и НДФЛ по месяцам | Справка для банка, визы, увольнения |
| Задолженность по зарплате | Долг организации или сотрудника на дату | Сверка перед выплатой или увольнением |
Все перечисленные отчёты находятся в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате». В каждом из них в шапке настройки укажите сотрудника (или оставьте отбор пустым для списка), организацию и период, затем нажмите «Сформировать».
Сравнение вариантов
Подходит для ежемесячной выдачи; ограничение — только один месяц за раз
Даёт максимально полный лицевой счёт за любой период; ограничение — объёмная форма, требует настройки отбора
Удобна для внешних запросов; ограничение — не показывает долги и детализацию удержаний
Где лицевой счёт в старых версиях: ЗУП 2.5 и 1С 7.7
В 1С:ЗУП 2.5 отчёт с названием «Лицевой счёт» существует отдельно: раздел «Расчёт зарплаты» → «Отчёты» → «Лицевой счёт». Он формируется по сотруднику за выбранный год и показывает начисления, удержания и выплаты по месяцам в табличном виде. Если вы работаете в 2.5, искать эту форму через карточку сотрудника не нужно — она доступна напрямую из меню отчётов.
В 1С 7.7 (конфигурация «Зарплата и кадры») лицевой счёт также был отдельным отчётом в меню «Отчёты». Учтите, что обе версии давно сняты с поддержки: данные в них корректны только для архивных периодов, а формировать актуальные справки по налоговым формам в устаревших релизах нельзя — форматы не обновляются.
Как проверить правильность данных в лицевом счёте
После формирования отчёта сверьте ключевые позиции. Итог начислений за месяц должен совпадать с документом «Начисление зарплаты и взносов» за тот же период. Сумма НДФЛ — с отчётом «Анализ НДФЛ» по этому сотруднику. Выплаченная сумма — с ведомостями в банк или кассу.
Если цифры расходятся, используйте расшифровку: в большинстве отчётов ЗУП двойной щелчок по сумме открывает детализацию вплоть до конкретного документа. Частая причина расхождений — непроведённые или отменённые документы, а также перерасчёты, сделанные после выплаты.
Как проверить результат
Указаны нужный человек и нужная организация
Отбор пустой — отчёт сформирован по всем сотрудникам или другой организации
Совпадает с документом «Начисление зарплаты и взносов»
Сумма меньше или больше — есть непроведённые документы или перерасчёты
Долг равен сумме предстоящей выплаты или нулю после выплаты
Остаток «висит» после полной выплаты — нужна сверка по ведомостям
Типичные ошибки при поиске и формировании
Самая частая проблема — пользователь ищет кнопку «Лицевой счёт» в интерфейсе ЗУП 3.1 и не находит её, потому что такого отчёта в типовой поставке нет. Вторая типичная ситуация: отчёт формируется пустым, потому что в отборе указана не та организация (при работе с несколькими юрлицами в одной базе) или сотрудник принят позже начала выбранного периода.
Ещё одна ошибка — попытка получить лицевой счёт через 1С:Бухгалтерию. В БП 3.0 зарплатная аналитика усечённая: есть расчётные листки и своды, но полноценная картина по сотруднику формируется только в ЗУП. Если расчёт ведётся в ЗУП с синхронизацией в БП, все лицевые счёта нужно смотреть именно в ЗУП.
Кому и в каком виде выдавать данные лицевого счёта
Расчётный листок работодатель обязан выдавать каждому сотруднику при выплате зарплаты — это требование Трудового кодекса. Форма листка утверждается в организации, и в ЗУП её состав можно настроить. Справка о зарплате выдаётся по запросу работника, обычно в течение нескольких рабочих дней.
Полная сводка и данные о задолженности — внутренние формы, их передают руководству, аудиторам или используют при увольнении для окончательного расчёта. Перед передачей любых форм третьим лицам помните: сведения о зарплате относятся к персональным данным, и выдавать их можно только самому сотруднику или по его письменному согласию.
Частые вопросы
Можно ли выгрузить лицевой счёт сотрудника в Excel?
Да. Любой отчёт в ЗУП сохраняется через кнопку «Ещё» → «Сохранить» или «Файл» → «Сохранить как» с выбором формата XLSX. Табличный документ полностью переносится в Excel с сохранением структуры строк и колонок.
Почему в расчётном листке нет данных за нужный месяц?
Чаще всего документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц не проведён или проведён по другой организации. Также проверьте, что сотрудник был принят на работу до начала выбранного периода и у него есть действующее рабочее место.
Как посмотреть лицевой счёт уволенного сотрудника?
Так же, как по действующему: в справочнике «Сотрудники» включите отображение уволенных (настройка списка «Показывать сотрудников, по которым уже не ведутся расчёты»), откройте карточку и сформируйте отчёт за нужный период. Данные по уволенным в базе сохраняются.
Чем лицевой счёт отличается от справки 2-НДФЛ?
Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) показывает только облагаемые налогом доходы и НДФЛ по официальной форме для налоговой. Лицевой счёт шире: он включает необлагаемые выплаты, все удержания, выданные суммы и сальдо расчётов.
Можно ли сформировать лицевой счёт сразу по всем сотрудникам?
Да, если в отборе отчёта не указывать конкретного человека, «Полная сводка» или расчётные листки сформируются по всем сотрудникам организации. Для массовой печати расчётных листков есть отдельная обработка в разделе «Зарплата».
Где в лицевом счёте виден долг по алиментам или займу?
Удержания по исполнительным листам и займам отображаются в блоке удержаний расчётного листка и «Полной сводки». Остаток долга по займу детально смотрят через отчёты по займам сотрудникам в разделе «Зарплата».
Что важно запомнить
Отдельного отчёта «Лицевой счёт» в ЗУП 3.1 нет: его роль выполняют «Расчётный листок», «Полная сводка начислений, удержаний и выплат» и «Справка о зарплате» из раздела «Зарплата» → «Отчёты». Быстрый доступ — через карточку сотрудника, а проверка цифр — через расшифровку сумм двойным щелчком.