Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении в 1С: где находится и как рассчитать

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) начисляется не отдельным документом, а внутри кадрового документа «Увольнение» — на закладке «Компенсации отпуска». Именно там программа автоматически подтягивает остаток дней отпуска сотрудника, рассчитывает средний заработок и формирует сумму к выплате. Искать её в разделе «Зарплата» через обычные «Начисления» не нужно — это одна из самых частых ошибок пользователей.

Порядок действий зависит от того, увольняете вы одного сотрудника или группу, и от того, настроен ли в программе учёт остатков отпусков. Если остатки ведутся корректно, расчёт занимает пару минут: программа сама определит количество дней и средний дневной заработок. Если остатки не ведутся или введены некорректно, программа посчитает компенсацию за нулевое или неверное число дней, и ошибку придётся искать вручную.

Ниже разобрано, где именно находится нужный функционал в 1С:ЗУП 3.1, как проверить и скорректировать остаток отпуска, как программа считает средний заработок, какие налоги начисляются на компенсацию и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где именно в 1С находится компенсация при увольнении

Основная точка входа — раздел «Кадры». Для одиночного увольнения откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы») и создайте документ «Увольнение». Для массового увольнения используется документ «Увольнение списком» — там компенсация рассчитывается по каждому сотруднику отдельной строкой.

Внутри документа «Увольнение» есть несколько закладок. Компенсация за неиспользованный отпуск находится на закладке «Компенсации отпуска». Если у сотрудника накопились дни по нескольким видам отпусков (основной, дополнительный за вредность и т.д.), каждый вид отображается отдельной строкой со своим остатком дней.

Если закладки «Компенсации отпуска» не видно или она пустая, проверьте два момента: заполнена ли дата увольнения в шапке документа и ведётся ли в программе учёт остатков отпусков (настройка в «Настройка» → «Расчет зарплаты» / кадровые настройки). Без даты увольнения программа не понимает, на какой момент считать остаток.

Как создать документ «Увольнение» и начислить компенсацию

Откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения», нажмите «Создать» → «Увольнение». Заполните организацию, сотрудника и дату увольнения — это последний рабочий день сотрудника. Именно на эту дату программа определяет остаток отпуска и период расчёта среднего заработка.

Перейдите на закладку «Компенсации отпуска». В поле «Компенсировать» программа сама подставит количество дней. Если сотрудник, наоборот, использовал отпуск авансом, появится строка удержания за неотработанные дни отпуска — её можно отключить, если организация не удерживает эти суммы.

На закладке «Начисления и удержания» (или «Оплата труда») проверьте итоговый расчёт: там будут зарплата за отработанные дни месяца увольнения и компенсация отпуска. Кнопка с лупой рядом с суммой компенсации открывает подробный расчёт среднего заработка — обязательно посмотрите его перед проведением.

1. 1
   Создайте документ «Увольнение» в разделе «Кадры» и укажите дату увольнения
2. 2
   Откройте закладку «Компенсации отпуска» и проверьте количество дней
3. 3
   Сверьте расчёт среднего заработка по кнопке расшифровки
4. 4
   Проверьте НДФЛ и взносы на соответствующих закладках
5. 5
   Проведите документ и сформируйте «Ведомость» на выплату окончательного расчёта

Как программа считает остаток отпуска и что делать, если дни неверные

Остаток отпуска в ЗУП складывается из кадровых документов: приёмов на работу, отпусков, отсутствий. Посмотреть текущий остаток можно в справке «Справка об остатках отпусков» (из карточки сотрудника — «Отсутствия» / печатные формы, или из отчётов раздела «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Остатки отпусков»). Эта же справка формируется прямо из документа «Увольнение».

Если количество дней в документе не совпадает с вашими ожиданиями, типичные причины такие: не все отпуска прошлых периодов введены в программу, остатки на начало ведения учёта были введены с ошибкой, сотрудник был принят до начала ведения учёта в ЗУП и начальные остатки не заводились вовсе, либо есть непроведённые документы отпусков.

Исправить остаток можно двумя способами. Правильный — ввести документ «Начальная штатная расстановка» / «Ввод начальных остатков отпусков» (в разных версиях называется «Ввод остатков отпусков», доступен из карточки сотрудника или раздела «Кадры»). Быстрый, но менее прозрачный — вручную поправить количество дней прямо в документе «Увольнение»: программа это позволяет, но при следующем расчёте остаток снова «поедет», так как база не изменилась.

Расчёт среднего заработка для компенсации

Средний дневной заработок для компенсации программа считает по общим правилам: берётся заработок за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения, и делится на количество учитываемых дней. Из расчётного периода исключаются отпуска, больничные, командировки и другие периоды с сохранением среднего заработка.

Чтобы увидеть детали, в документе «Увольнение» нажмите кнопку расшифровки рядом с суммой компенсации — откроется форма с таблицей начислений по месяцам. Здесь можно вручную скорректировать расчётный период, если, например, сотрудник недавно принят или весь стандартный период состоит из исключаемых дней (декрет, отпуск по уходу за ребёнком).

Если сотрудник увольняется в том же месяце, в котором принят, или расчётного периода фактически нет, программа пересчитает средний заработок исходя из оклада — проверьте, что в такой ситуации сумма выглядит разумно и соответствует установленному порядку расчёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество дней компенсации

Норма

Совпадает со справкой об остатках отпусков и кадровыми приказами

Тревожный признак

Дни отличаются, в базе нет части отпусков

Средний дневной заработок

Норма

Соответствует заработку за расчётный период, исключённые периоды учтены

Тревожный признак

В расчёт попали больничные или отпускные суммы

НДФЛ и взносы

Норма

Начислены на закладках документа, компенсация входит в базу

Тревожный признак

Налогов нет — проверьте вид начисления компенсации

НДФЛ, взносы и выплата компенсации

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме — это одна из немногих выплат при увольнении, для которой нет освобождения (в отличие от выходного пособия в пределах установленных лимитов). В документе «Увольнение» налоги рассчитываются автоматически на закладках «НДФЛ» и «Взносы».

Дата фактического получения дохода по компенсации — день выплаты, то есть день увольнения. Выплата оформляется обычной ведомостью: «Зарплата» → «Ведомости в банк» (или в кассу). При заполнении ведомости по кнопке «Заполнить» программа подтянет долг перед увольняемым сотрудником вместе с компенсацией.

Проверьте, чтобы вид начисления «Компенсация отпуска при увольнении» в настройках имел корректные коды дохода для НДФЛ и взносов — если начисление создавался вручную или дорабатывался, ошибки в кодах приведут к неверной отчётности 6-НДФЛ и РСВ.

Частые ошибки и сложные сценарии

Самая распространённая ситуация — компенсация рассчиталась за ноль дней у сотрудника, который точно не был в отпуске. Почти всегда причина в том, что в базе не введены начальные остатки отпусков на момент старта учёта в ЗУП. Решение — ввод остатков, а не ручная правка каждого увольнения.

Вторая типовая проблема — удержание за использованный авансом отпуск. Программа предлагает его автоматически, но удержание из окончательного расчёта ограничено нормами трудового законодательства, а в ряде случаев увольнения удерживать вообще нельзя. Перед проведением уточните у кадрового специалиста, правомерно ли удержание в конкретной ситуации.

Третий сценарий — увольнение после длительного отсутствия (отпуск по уходу за ребёнком). Стандартный расчётный период даст нулевой средний заработок, поэтому период нужно вручную сдвинуть на месяцы, предшествующие отсутствию, прямо в форме расчёта среднего заработка.

FAQ

Компенсация рассчиталась за 0 дней, хотя сотрудник не был в отпуске. Что делать?

Проверьте отчёт «Остатки отпусков» по сотруднику. Если остаток нулевой, значит в базе нет данных о заработанных днях — чаще всего не введены начальные остатки на дату старта учёта. Введите документ ввода остатков отпусков, затем пересчитайте увольнение.

Можно ли начислить компенсацию отдельно от документа «Увольнение»?

Штатно — нет, компенсация при увольнении рассчитывается именно в «Увольнении». Если выплату нужно сделать отдельной ведомостью, это решается на этапе выплаты, а не начисления: сумма из увольнения попадёт в ведомость вместе с остальным долгом.

Сотрудник использовал отпуск авансом. Обязательно ли удерживать?

Программа предложит удержание автоматически, но решение принимает работодатель: законодательство ограничивает удержания, а при некоторых основаниях увольнения они запрещены. Строку удержания в документе можно отключить, оставив только компенсационные начисления.

Где посмотреть, как программа посчитала средний заработок?

В документе «Увольнение» нажмите кнопку расшифровки (лупа) рядом с суммой компенсации — откроется таблица начислений по месяцам расчётного периода с учтёнными и исключёнными днями. Там же можно изменить расчётный период.

Облагается ли компенсация при увольнении НДФЛ и взносами?

Да, полностью: и НДФЛ, и страховыми взносами. Освобождение действует только для выходного пособия в установленных пределах, к компенсации отпуска оно не относится. В документе «Увольнение» налоги рассчитываются автоматически.

Как оформить компенсацию в 1С:Бухгалтерии, если ЗУП нет?

В 1С:Бухгалтерии нет автоматического учёта остатков отпусков. Количество дней и средний заработок рассчитываются вне программы (или вручную) и вводятся в документ увольнения либо через начисление с ручной суммой. Налоги программа начислит по настройкам вида начисления.