Другое · 9 мин
Где в 1С находятся графики работы сотрудников
Где находятся графики работы сотрудников в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, как создать, заполнить и проверить график, типичные ошибки и ответы на вопросы.
График работы — один из базовых элементов кадрового учёта в 1С: от него зависит расчёт зарплаты по окладу, учёт отработанного времени, табели и нормы часов. Если график не создан или не привязан к сотруднику, программа может некорректно считать норму времени, а значит — и начисления. Поэтому умение быстро найти графики и проверить их настройку нужно и кадровику, и расчётчику, и бухгалтеру.
Расположение графиков зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП 3.1 это полноценный справочник с настройкой шаблона заполнения и производственного календаря, а в 1С:Бухгалтерии 8.3 — более простой справочник, привязанный к календарю. Ниже разобраны оба варианта, а также типичные ситуации: где график указывается в документах, как проверить заполнение и что делать при сменном режиме работы.
Где находятся графики работы в 1С:ЗУП 3.1
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» графики работы находятся в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». В ряде релизов и при другой компоновке интерфейса тот же справочник доступен из раздела «Кадры» в группе «Графики, отсутствия». Если вы не видите пункт в меню, воспользуйтесь строкой поиска функций (иконка с лупой в правом верхнем углу) и введите «графики работы» — программа покажет нужную форму независимо от настроек интерфейса.
Открыв справочник, вы увидите список уже созданных графиков: «Пятидневка», «Сменный график» и т. п. В типовой поставке обычно уже есть график пятидневной рабочей недели, созданный по производственному календарю. Двойной щелчок по элементу открывает карточку графика, где задаются параметры: способ заполнения, длительность рабочей недели, режимы работы и привязка к производственному календарю.
Дополнительно график можно посмотреть из карточки сотрудника: в разделе «Кадры» → «Сотрудники» откройте сотрудника, перейдите по ссылке «Оформить документ» или посмотрите действующее кадровое назначение — там будет указан график, по которому сотрудник работает в текущий момент.
Где графики работы в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии предприятия 8.3» функционал проще: графики находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки» → «Графики работы» либо в разделе «Справочники» → «Зарплата и кадры» → «Графики работы» — точный путь зависит от настроек видимости разделов. График здесь представляет собой отмеченные рабочие дни на основе производственного календаря и используется для расчёта нормы дней при начислении зарплаты.
В бухгалтерской конфигурации график привязывается к сотруднику при приёме на работу или изменении условий труда — в кадровом документе есть поле «График работы». Если зарплату вы ведёте в ЗУП, а в Бухгалтерию только выгружаете данные, настраивать графики нужно именно в ЗУП: там они полнофункциональны и влияют на табель.
Как создать и заполнить новый график
Откройте справочник «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать». Задайте понятное наименование — например, «Пятидневка 40 часов» или «2/2 по 12 часов». Далее укажите производственный календарь, от которого график будет отталкиваться (обычно это общероссийский календарь), и способ заполнения: по дням недели, произвольной длины (для сменных графиков) или по шаблону.
Для стандартной пятидневки выберите способ «По дням недели», отметьте рабочие дни с понедельника по пятницу и задайте продолжительность рабочего дня. После сохранения нажмите «Заполнить» — программа сформирует календарь графика на указанный период. Обязательно проверьте результат: откройте закладку с календарём и убедитесь, что рабочие и выходные дни, а также переносы праздников, соответствуют ожиданиям.
- 1Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» → «Создать»
- 2Укажите наименование и производственный календарь
- 3Выберите способ заполнения и задайте расписание рабочих дней
- 4Сохраните график и нажмите «Заполнить» на нужный период
- 5Проверьте календарь графика: норму времени, праздники и переносы
- 6Привяжите график к сотрудникам через кадровый документ
Настройка сменных и скользящих графиков
Для сменных режимов (сутки через трое, 2/2, скользящий выходной) используйте способ заполнения «По циклам произвольной длины». В шаблоне вы задаёте последовательность типов дней: например, два рабочих дня по 12 часов, затем два выходных. Типы дней (рабочий день, выходной, ночная смена) предварительно настраиваются в справочнике «Виды рабочего времени» и шаблонах дней графика.
Важный нюанс: дата отсчёта цикла. Если у нескольких смен один и тот же шаблон, но сотрудники заступают в разные дни, создайте отдельные графики для каждой смены с разной датой начала цикла — иначе табель будет показывать неверные рабочие дни. Также проверьте, что при суммированном учёте рабочего времени в графике указан соответствующий признак, иначе расчёт сверхурочных может работать некорректно.
Как привязать график к сотруднику
Сам по себе созданный график ни на что не влияет, пока он не указан в кадровом документе. В ЗУП график назначается при приёме на работу, а также документами «Кадровый перевод», «Изменение условий оплаты», «Изменение графика работы списком сотрудников» (для массового перевода). В документе есть поле «График работы» — выберите нужный элемент справочника и проведите документ.
Чтобы проверить, какой график действует у сотрудника на конкретную дату, откройте его карточку и посмотрите историю кадровых переводов, либо сформируйте отчёт «Штатное расписание» / «Графики работы сотрудников» из раздела отчётов. Если у сотрудника график не задан, при расчёте зарплаты программа обычно выдаёт предупреждение или использует график по умолчанию, что часто приводит к неверной норме времени.
Как проверить результат
Рабочие и выходные дни соответствуют режиму, праздники перенесены по календарю
Пустые даты, неверные выходные, отсутствуют переносы праздников
В кадровом документе указан актуальный график на нужную дату
Поле графика пустое или указан устаревший график
Норма дней и часов совпадает с производственным календарём по режиму сотрудника
Норма нулевая или явно не соответствует режиму работы
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — график создан, но не заполнен на нужный год. Программа заполняет календарь графика только на указанный период, и при наступлении нового года заполнение нужно повторить (для этого есть команда «Заполнить» в форме графика). Вторая типичная проблема — изменение шаблона графика задним числом, из-за чего «поплыли» табели прошлых периодов. Правильный подход: закрыть действие старого графика кадровым документом и создать новый.
Также учитывайте ограничения: в 1С:Бухгалтерии нет полноценных сменных графиков с циклами — там доступны только варианты на основе производственного календаря, поэтому для сменных режимов нужен ЗУП. А в ЗУП при работе с неполным рабочим временем график должен отражать реальную продолжительность дня, иначе доля ставки и оплата будут рассчитаны неверно.
Как выбрать действие
FAQ: частые вопросы о графиках работы в 1С
Почему в списке нет пункта «Графики работы сотрудников»?
Скорее всего, изменена настройка навигации раздела или у пользователя ограничены права. Найдите справочник через поиск функций (лупа в правом верхнем углу) по слову «графики». Если поиск не находит объект — проверьте права доступа у администратора: нужны права на справочник графиков работы.
Нужно ли перезаполнять график на новый год?
Да. Календарь графика заполняется на конкретный период. Перед началом нового года откройте график, нажмите «Заполнить» и укажите новый год. Предварительно убедитесь, что обновлён производственный календарь — от него зависят праздники и переносы.
Как перевести группу сотрудников на новый график?
В ЗУП используйте документ массового изменения условий (например, «Кадровый перевод списком» или «Изменение графика работы» в зависимости от релиза). Добавьте сотрудников списком, укажите новый график и дату начала действия. Проверьте результат отчётом по графикам после проведения.
Что делать, если норма времени при расчёте зарплаты равна нулю?
Чаще всего график не заполнен на расчётный период или не привязан к сотруднику. Проверьте календарь графика на нужный месяц и наличие графика в действующем кадровом документе. Также убедитесь, что производственный календарь, на который ссылается график, заполнен.
Можно ли вести сменные графики в 1С:Бухгалтерии?
Полноценно — нет: в бухгалтерской конфигурации графики строятся только на основе производственного календаря без циклов произвольной длины. Для сменных режимов, суммированного учёта и ночных смен потребуется 1С:ЗУП, откуда данные можно передавать в бухгалтерию.
Как посмотреть, кто из сотрудников работает по конкретному графику?
В ЗУП сформируйте отчёт «Графики работы сотрудников» или используйте универсальный отчёт по кадровым данным с отбором по графику. Альтернатива — из формы графика перейти к связанной информации о сотрудниках, если такая ссылка доступна в вашем релизе.
Что важно запомнить
Графики работы в 1С:ЗУП находятся в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников», в 1С:Бухгалтерии — в справочнике «Графики работы». График начинает работать только после заполнения календаря и привязки к сотруднику кадровым документом. Действующие графики не редактируйте задним числом — создавайте новые и переводите сотрудников документами.