Где в 1С найти и сформировать отчет ЕФС-1

ЕФС-1 — единая форма сведений, которую работодатели сдают в Социальный фонд России (СФР) вместо ранее действовавших СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и отчета 4-ФСС в части сведений о травматизме. В программах 1С отчет встроен в типовые конфигурации, но из-за обновлений интерфейса многие пользователи не могут быстро его найти: пункт меню называется не «ЕФС-1», а иначе, а сама форма разбита на разделы и подразделы.

Ниже разобрано, где именно находится ЕФС-1 в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, какие подразделы соответствуют каким событиям, как сформировать отчет и что проверить перед отправкой. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации с актуальными обновлениями; в сильно доработанных базах расположение пунктов меню может отличаться.

Что такое ЕФС-1 и из каких разделов состоит форма

ЕФС-1 объединяет несколько ранее самостоятельных отчетов. Раздел 1 содержит сведения о трудовой (иной) деятельности и стаже застрахованных лиц: подраздел 1.1 заменяет СЗВ-ТД (кадровые события — прием, перевод, увольнение, переименование), подраздел 1.2 заменяет СЗВ-СТАЖ (годовые сведения о стаже и особых условиях труда), а сведения о взносах на накопительную пенсию (бывший ДСВ-3) передаются отдельным подразделом. Раздел 2 — это расчет по взносам на травматизм, бывшая форма 4-ФСС.

Понимание структуры важно, потому что в 1С каждый подраздел формируется отдельным документом или отдельной закладкой. Если вы ищете «отчет по кадровым событиям», вам нужен подраздел 1.1 ЕФС-1, а не вся форма целиком. Сроки сдачи тоже различаются: кадровые события сдаются не позднее следующего рабочего дня (прием и увольнение) или до 25-го числа (прочие события), стаж — ежегодно, раздел 2 — ежеквартально.

Где находится ЕФС-1 в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом есть два рабочих пути. Первый — через сервис сдачи отчетности: откройте раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», нажмите «Создать» и в списке видов отчетов найдите «ЕФС-1». Второй — через специализированные документы: раздел «Отчетность, справки» → «Отчеты по сотрудникам», где доступны пункты «ЕФС-1 Сведения о трудовой деятельности» (подраздел 1.1) и «ЕФС-1 Сведения о стаже» (подраздел 1.2).

Для раздела 2 (травматизм) путь другой: раздел «Отчетность, справки» → «Расчеты по страховым взносам» либо снова «1С-Отчетность» с выбором соответствующего раздела формы. Если пункт меню не отображается, проверьте, что у пользователя есть права на ведение отчетности и что в настройках организации указан код СФР и регистрационный номер страхователя.

1. 1
   Откройте раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите форму «ЕФС-1» нужного раздела
3. 3
   Укажите организацию и отчетный период
4. 4
   Нажмите «Заполнить» — программа подтянет данные из кадровых документов
5. 5
   Проверьте список сотрудников и события, затем выполните «Проверку» встроенным контролем
6. 6
   Отправьте отчет через 1С-Отчетность или выгрузите файл для сдачи иным способом

Где находится ЕФС-1 в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии предприятия форма доступна через раздел «Отчеты» → «Регламентированные отчеты». Нажмите «Создать», в открывшемся списке форм перейдите в группу отчетности в фонды и выберите «ЕФС-1». Если список большой, воспользуйтесь строкой поиска по названию формы. Кадровые подразделы (1.1 и 1.2) в «Бухгалтерии» также можно создать из журнала документов по сотрудникам через раздел «Зарплата и кадры».

Важное ограничение: 1С:Бухгалтерия ведет кадровый учет в упрощенном объеме. Если в программе не оформляются кадровые приказы о переводах и переименованиях должностей, подраздел 1.1 заполнится не полностью, и события придется вносить вручную. Организациям с активным кадровым движением корректнее формировать ЕФС-1 в ЗУП, а в Бухгалтерию переносить только результаты расчетов.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП

Полный кадровый учет, автозаполнение всех подразделов ЕФС-1 из кадровых документов. Подходит организациям с регулярными приемами, переводами и увольнениями.

1С:Бухгалтерия

Форма доступна, но кадровые события заполняются только при наличии оформленных документов. Подходит микропредприятиям с редкими кадровыми изменениями.

Ручное заполнение в ЗУП

Документ «ЕФС-1» можно создать и заполнить вручную по конкретному сотруднику — вариант для разовых корректировок и отменяющих форм.

Как заполнить подраздел 1.1 (сведения о трудовой деятельности)

Создайте документ «ЕФС-1 Сведения о трудовой деятельности», укажите дату события и нажмите «Заполнить» — программа подберет все кадровые события (приемы, переводы, увольнения, переименования, отпуска по уходу за ребенком и другие), оформленные в базе за выбранный период. Каждому событию соответствует строка с видом мероприятия, датой и реквизитами приказа.

Проверьте, что в кадровых документах заполнены номер и дата приказа, трудовая функция и код территориальных/особых условий, если они применяются. Пустые реквизиты приказа — самая частая причина отказа при приеме отчета. Если событие в базе отсутствует (например, документ провели после формирования отчета), обновите заполнение или добавьте строку вручную.

Подраздел 1.2 (стаж) и раздел 2 (травматизм)

Подраздел 1.2 формируется документом «ЕФС-1 Сведения о стаже» за календарный год. Программа рассчитывает периоды работы автоматически на основании кадровых данных и отсутствий: отпуска без сохранения, отпуска по уходу за ребенком, простои выделяются отдельными кодами. Перед отправкой сверьте итоговые периоды по нескольким сотрудникам с табелем и кадровыми приказами — особенно там, где были длительные отсутствия.

Раздел 2 заполняется по данным учета взносов на травматизм: база, начисленные и уплаченные суммы подтягиваются из регистров расчетов с фондом. Если суммы не заполняются, проверьте, что в учетной политике указана ставка взносов на травматизм и что документы начисления зарплаты проведены. Расхождения с данными СФР обычно вызваны непроведенными документами «Операция учета взносов» или ручными корректировками прошлых периодов.

Проверка, отправка и исправление ошибок

Перед отправкой используйте встроенную проверку: кнопка «Проверить» в форме отчета или «Проверка в интернете» при подключенной 1С-Отчетности. Контроль выявляет несоответствия формату, пустые обязательные поля и ошибки в СНИЛС. Дополнительно полезно сверить количество строк в подразделе 1.1 с количеством кадровых приказов за период — расхождение укажет на пропущенное или лишнее событие.

Если отчет уже сдан, но обнаружена ошибка, формируется корректирующая или отменяющая форма на того же сотрудника с тем же событием. В 1С для этого создается новый документ ЕФС-1 с соответствующим признаком. Не редактируйте «задним числом» исходный кадровый приказ без необходимости: это меняет данные всех зависимых отчетов, включая РСВ и персонифицированные сведения.

Частые вопросы по ЕФС-1 в 1С

Почему в списке отчетов нет формы ЕФС-1?

Чаще всего причина в устаревшем релизе конфигурации — форма появилась в составе отчетности с переходом на единые сведения. Обновите конфигурацию до актуальной версии и проверьте, что в настройках 1С-Отчетности обновлен список форм. Также убедитесь, что у пользователя есть права на регламентированную отчетность.

Как сдать ЕФС-1 на одного сотрудника?

Создайте документ нужного подраздела, не пользуйтесь автозаполнением, а добавьте сотрудника вручную через кнопку «Добавить». Заполните событие, дату и реквизиты приказа, затем отправьте отчет в обычном порядке — формат допускает передачу сведений по одному застрахованному лицу.

Чем ЕФС-1 отличается от персонифицированных сведений о физлицах?

Это разные формы. Персонифицированные сведения о физических лицах сдаются в ФНС и содержат данные о доходах и взносах. ЕФС-1 сдается в СФР и содержит сведения о трудовой деятельности, стаже и взносах на травматизм. В 1С это отдельные документы и отдельные пункты меню.

Можно ли выгрузить ЕФС-1 в файл без 1С-Отчетности?

Да, в форме отчета есть команда «Выгрузить», которая формирует XML-файл по утвержденному формату. Файл можно подать через личный кабинет на сайте СФР или через оператора ЭДО. Перед отправкой сторонним способом прогоните файл через программу проверки СФР.

Что делать, если автозаполнение не подтягивает сотрудника?

Проверьте, что кадровый документ по сотруднику проведен и его дата попадает в отчетный период, что сотрудник оформлен в ту же организацию, по которой формируется отчет, и что в карточке физлица корректно заполнены СНИЛС и ФИО. Если все в порядке — добавьте сотрудника вручную и перепроверьте данные.