Где в 1С добавить справку с предыдущего места работы

Когда сотрудник приносит справку о доходах с предыдущего места работы, кадровику или расчётчику нужно внести эти данные в программу, чтобы корректно считать НДФЛ-вычеты и пособия по нетрудоспособности. В 1С:ЗУП для этого предусмотрены отдельные документы, а не ручная правка карточки сотрудника — это важно, потому что данные из справки участвуют в регламентированных расчётах и отчётности.

Конкретное место ввода зависит от того, для чего нужна справка: для предоставления стандартных вычетов по НДФЛ используется один документ, для расчёта больничных и декретных — другой. Ниже разобраны оба сценария с точным путём по меню, а также особенности для 1С:Бухгалтерии, где механизм отличается.

Зачем программе данные из справки и какие бывают справки

Сотрудник, устроившийся в течение года, может претендовать на стандартные вычеты по НДФЛ (например, на детей) с учётом дохода, полученного у прежнего работодателя. Вычет перестаёт применяться, когда совокупный доход с начала года превышает установленный лимит, поэтому без сведений о прошлых доходах программа не сможет правильно определить месяц прекращения вычета.

Вторая ситуация — расчёт пособий. Больничные, пособия по беременности и родам и по уходу за ребёнком считаются исходя из среднего заработка за два предшествующих календарных года. Если сотрудник в этот период работал в другой организации, его доход туда подтверждается справкой о сумме заработка (ранее — форма 182н).

Важно различать эти два потока данных: сведения для вычетов и сведения для пособий хранятся в разных документах и не подменяют друг друга. Если сотрудник принёс одну справку, а по факту нужны оба вида расчёта, документы придётся завести отдельно.

Куда внести справку для вычетов по НДФЛ в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Налоги и взносы» и найдите группу документов по исчислению НДФЛ. Нужный документ называется «Справка о заработке с другого места работы» (в некоторых релизах — «Справка о доходах с другого места работы»). Создайте новый документ кнопкой «Создать».

В документе укажите сотрудника, прежнего работодателя и период, к которому относятся данные. Затем помесячно внесите суммы дохода и применённые у прежнего работодателя вычеты — именно помесячная детализация позволяет программе верно определить, с какого месяца у нового работодателя вычет должен прекратиться.

1. 1
   Откройте раздел «Налоги и взносы» и выберите «Справка о заработке с другого места работы»
2. 2
   Создайте документ, укажите сотрудника и прежнего работодателя
3. 3
   Заполните помесячно доходы и предоставленные вычеты по данным справки
4. 4
   Проведите документ и проверьте расчёт НДФЛ в ближайшем начислении зарплаты

После проведения документа сведения автоматически учитываются при очередном расчёте зарплаты: программа суммирует доход с начала года с учётом данных прежнего работодателя и сравнивает с лимитом для вычета. Отдельно «привязывать» справку к заявлению на вычет не нужно — достаточно, чтобы заявление сотрудника на вычет тоже было введено в программу.

Куда внести справку для расчёта пособий в 1С:ЗУП

Для расчёта больничных и декретных используется документ «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)». Он находится там же — в разделе «Налоги и взносы», либо его можно создать прямо из документа «Больничный лист» по соответствующей ссылке в форме расчёта среднего заработка.

В документе укажите сотрудника, страхователя (прежнего работодателя) и разнесите суммы заработка по годам расчётного периода. Если в справке указаны исключаемые дни (периоды болезни, отпуска по беременности), их тоже нужно внести — они влияют на количество дней в расчёте среднего заработка.

После проведения справки пересчитайте или создайте больничный лист: в форме расчёта среднего заработка данные прежнего работодателя появятся отдельной строкой. Если справка введена после того, как пособие уже рассчитано и выплачено, потребуется перерасчёт документа.

Как это делается в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии механизм проще и расположен в другом месте. Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Зарплата и кадры»), выберите нужного сотрудника и перейдите по ссылке «Налог на доходы». В открывшейся форме есть поле «Доходы с предыдущего места работы» — именно сюда вносятся суммы из справки для целей вычетов по НДФЛ.

Данные вводятся помесячно с указанием кода дохода и применённых вычетов. После сохранения программа будет учитывать эти суммы при расчёте НДФЛ в документах начисления зарплаты. Для пособий в 1С:Бухгалтерии заработок с прежнего места работы указывается непосредственно в документе «Больничный лист» — в форме расчёта среднего заработка есть возможность добавить сведения о заработке у других страхователей.

Где вводить данные в разных программах

1С:ЗУП — вычеты

Документ «Справка о заработке с другого места работы» в разделе «Налоги и взносы». Подходит для помесячного учёта дохода и вычетов.

1С:ЗУП — пособия

Документ «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)». Нужен для больничных и декретных, содержит исключаемые дни.

1С:Бухгалтерия

Карточка сотрудника, ссылка «Налог на доходы», поле «Доходы с предыдущего места работы». Для пособий — прямо в больничном листе.

Как проверить, что данные учтены

Простейшая проверка для вычетов — сформировать расчёт зарплаты за текущий месяц и посмотреть на вкладку с НДФЛ: вычет должен применяться или не применяться в соответствии с суммарным доходом с начала года, включая данные справки. Дополнительно можно сформировать справку 2-НДФЛ для сотрудника или регистр налогового учёта по НДФЛ — туда попадут сведения о доходах у прежнего работодателя.

Для пособий откройте начисленный больничный лист и проверьте форму расчёта среднего заработка: сумма заработка должна включать данные всех страхователей, а количество дней расчётного периода — учитывать исключаемые периоды из справки.

Контрольные точки

Как проверить результат

НДФЛ-вычет в расчёте зарплаты

Норма

Вычет применён или остановлен с учётом дохода у прежнего работодателя

Тревожный признак

Вычет применяется без учёта прошлых доходов — сотруднику дадут лишний вычет

Расчёт среднего заработка в больничном

Норма

В таблице есть строка с заработком прежнего страхователя

Тревожный признак

Учтён только заработок текущей организации — пособие занижено

Регистр налогового учёта по НДФЛ

Норма

Доходы с прежнего места работы отражены помесячно

Тревожный признак

Справка введена, но в регистре пусто — документ не проведён

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — ввод данных не тем документом: сведения для пособий вносят в справку для вычетов и наоборот. Эти документы не связаны между собой, и программа не переносит данные между ними автоматически.

Вторая ошибка — ввод справки «задним числом» без перерасчёта. Если зарплата или больничный уже рассчитаны, документы нужно перепровести или пересчитать, иначе учёт останется прежним. Третья типичная ситуация — сотрудник принёс справку не сразу, а через несколько месяцев: тогда НДФЛ пересчитывается с начала года, и разница отразится в ближайшем расчёте.

Помните и об ограничении: программа учитывает только те данные, которые подтверждены справкой. Устные сведения сотрудника о прошлых доходах вносить нельзя — при проверке это создаст риски по занижению НДФЛ или завышению пособий.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли внести справку в 1С, если сотрудник уже работает несколько месяцев?

Да. Документ вводится текущей датой с данными за нужный период, после чего НДФЛ пересчитывается с начала года. Разница (возврат излишне удержанного налога) отразится в ближайшем расчёте зарплаты.

Нужно ли вводить справку, если сотрудник не просит вычеты?

Для НДФЛ — нет, данные нужны только при предоставлении стандартных вычетов. А вот справку для расчёта пособий стоит запросить и внести в любом случае, если сотрудник в расчётном периоде работал elsewhere — иначе при болезни пособие будет занижено.

Где в 1С:ЗУП найти документ, если его нет в разделе «Налоги и взносы»?

Откройте меню раздела «Налоги и взносы» и включите отображение всех функций (кнопка с шестерёнкой или «Все функции» в главном меню). Также справку для пособий можно создать прямо из больничного листа через форму расчёта среднего заработка.

Что делать, если прежний работодатель не выдал справку?

Сотрудник может запросить сведения о заработке через запрос в СФР (бывший ПФР) — работодатель вправе принять такие данные для расчёта пособий. В программе эти суммы вносятся тем же документом, что и данные из бумажной справки.

Повлияет ли введённая справка на отчётность 6-НДФЛ?

Да, если после ввода справки произошёл перерасчёт налога за прошлые периоды. В этом случае может потребоваться уточнённый расчёт 6-НДФЛ за соответствующий квартал — проверьте это до отправки отчётности.