Где в 1С:Бухгалтерия находятся графики работы сотрудников и как их настроить

Графики работы сотрудников в 1С:Бухгалтерия 8.3 находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Графики работы сотрудников». В некоторых релизах этот же справочник доступен напрямую из подсистемы кадрового учёта: «Зарплата и кадры» → «Графики работы сотрудников». Если пункта не видно в меню, его можно найти через общий список объектов: главное меню → «Все функции» → «Справочники» → «Графики работы сотрудников».

Справочник используется для расчёта зарплаты пропорционально отработанному времени: программа сравнивает фактически отработанные дни с нормой по графику и начисляет оклад за фактически отработанное время. Без корректно заполненного графика расчёт оклада за неполный месяц, приём в середине месяца или увольнение будут считаться неправильно.

Важно понимать ограничение: 1С:Бухгалтерия — не полноценная зарплатная конфигурация. В ней поддерживается базовый учёт рабочего времени, а для сложных режимов (сменные графики, суммированный учёт, несколько видов времени в одном дне) предназначена 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Ниже разберём, что именно можно сделать в Бухгалтерии и где проходит граница возможностей.

Где именно искать справочник графиков работы

Основной путь: откройте раздел «Зарплата и кадры», затем пункт «Настройки зарплаты». В открывшейся панели навигации найдите блок «Кадровый учёт» или «Расчёт зарплаты» — там расположена ссылка «Графики работы сотрудников». Клик открывает список уже созданных графиков.

Если интерфейс программы изменён (например, включён режим «Такси» с нестандартным составом разделов) или пункт скрыт настройками видимости, используйте универсальный способ: кнопка главного меню (круглая кнопка с треугольником слева вверху) → «Все функции» → ветка «Справочники» → «Графики работы сотрудников». Этот путь работает независимо от настроек панелей.

Ещё один быстрый вариант — строка поиска в верхней части окна программы. Начните вводить «графики работы», и система предложит нужный объект. Это удобно, когда бухгалтер работает сразу в нескольких информационных базах с разными настройками интерфейса.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата и кадры»
2. 2
   Перейдите в «Настройки зарплаты»
3. 3
   Найдите ссылку «Графики работы сотрудников» и откройте список
4. 4
   Если ссылки нет — используйте «Все функции» → «Справочники» → «Графики работы сотрудников»

Как создать новый график работы

В списке графиков нажмите кнопку «Создать». В карточке нового графика укажите наименование — например, «Пятидневка 8 часов» или «2/2 по 12 часов». Понятное название важно, когда в организации несколько режимов работы: по наименованию кадровик и расчётчик должны однозначно понимать, о каком расписании идёт речь.

Далее задайте параметры заполнения. Для стандартной пятидневки или шестидневки программа предлагает типовой шаблон: укажите длительность рабочего дня, выходные дни и режим учёта праздников. После этого нажмите «Заполнить» — программа разложит рабочие и выходные дни по календарю на выбранный год с учётом производственного календаря РФ, если он обновлён в базе.

Перед сохранением проверьте итоговые показатели внизу формы: количество рабочих дней и часов за год. Сравните их с официальным производственным календарём. Расхождение почти всегда означает либо устаревший календарь в базе, либо ошибку в параметрах заполнения.

Как заполнить график на год и учесть праздники

Заполнение графика опирается на справочник «Производственные календари». Сначала откройте «Все функции» → «Справочники» → «Производственные календари» и убедитесь, что календарь РФ заполнен на нужный год: праздничные дни и переносы выходных должны соответствовать официальному постановлению. В типовых конфигурациях календарь обновляется автоматически вместе с релизом, но при отключённом обновлении его придётся заполнить вручную.

После проверки календаря вернитесь в график и нажмите «Заполнить». Программа проставит рабочие дни с указанной длительностью, выходные — нулями, предпраздничные дни может сократить на один час, если это предусмотрено настройками. Вручную скорректируйте отдельные даты, если в организации есть особенности: например, дополнительный выходной после праздника по локальному приказу.

Для нестандартных режимов — «сутки через трое», скользящие выходные — автоматическое заполнение по шаблону пятидневки не подойдёт. В 1С:Бухгалтерии такие графики приходится формировать вручную по дням или через циклический шаблон, если релиз его поддерживает. Это трудоёмко и чревато ошибками, поэтому для сменных режимов целесообразно рассмотреть ЗУП.

Как привязать график к сотруднику

Сам график ничего не значит, пока он не назначен конкретному работнику. Привязка выполняется в кадровых документах. При приёме нового сотрудника откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Приём на работу» и в поле «График работы» выберите нужный элемент справочника. Если поле оставить пустым, программа будет использовать график, заданный по умолчанию в настройках зарплаты.

График по умолчанию задаётся в «Настройках зарплаты» — обычно это основная пятидневка организации. Если сотрудник работает по индивидуальному режиму, всегда указывайте его график явно в кадровом документе, не полагаясь на настройку по умолчанию.

При смене режима работы действующего сотрудника не редактируйте старый приём на работу. Оформите документ «Кадровый перевод» с даты изменения и укажите в нём новый график. Тогда расчёт зарплаты за переходный месяц корректно разобьётся на два периода с разными нормами времени.

Как график влияет на расчёт зарплаты

Механизм простой: начисление «Оклад по дням» считается как оклад, делённый на норму дней по графику и умноженный на фактически отработанные дни. Если сотрудник принят 15-го числа, а график не заполнен на текущий год, программа либо не найдёт норму времени и выдаст ошибку, либо посчитает по нулевой норме — в обоих случаях результат будет неверным.

Проверить влияние графика можно в документе «Начисление зарплаты»: выделите сотрудника и откройте расшифровку начисления. Там видны норма дней, отработанные дни и итоговая сумма. Если норма не совпадает с производственным календарём, проблема именно в графике, а не в формуле начисления.

Отдельная ситуация — отсутствия. Отпуска, больничные и командировки в 1С:Бухгалтерии вытесняют оклад по дням графика. Если график сотрудника не совпадает с реальным режимом, сумма вытеснения будет искажена, и сотрудник получит больше или меньше положенного.

Контрольные точки

Как проверить результат

Норма дней в расчёте зарплаты

Норма

Совпадает с производственным календарём за месяц

Тревожный признак

Норма нулевая, пустая или отличается от календаря

Заполнение графика на год

Норма

Все месяцы заполнены, праздники учтены

Тревожный признак

График обрывается на прошлом году

Привязка к сотруднику

Норма

В приёме на работу указан актуальный график

Тревожный признак

Поле пустое или указан устаревший график

Ограничения 1С:Бухгалтерии и когда нужен ЗУП

Бухгалтерия рассчитана на простые режимы: пятидневка, шестидневка, неполное рабочее время с фиксированными днями. Сменные графики, суммированный учёт рабочего времени, работа в ночные часы с повышенной оплатой, совмещение нескольких видов времени в одном дне — всё это либо недоступно, либо требует ручных корректировок, которые легко пропустить.

Если в организации больше пары сотрудников на сменных режимах или есть почасовая оплата со сложным расписанием, переход на 1С:ЗУП окупается снижением ошибок в расчёте. Данные о начислениях затем синхронизируются с Бухгалтерией для формирования проводок.

Сравнение вариантов

1С:Бухгалтерия

Подходит для пятидневки, шестидневки и неполного времени. Ограничение: сменные и скользящие графики заполняются вручную и чреваты ошибками.

1С:ЗУП

Подходит для любых режимов: сменные графики, суммированный учёт, ночные часы. Ограничение: отдельная конфигурация, требует настройки синхронизации с Бухгалтерией.

Типичные ошибки при работе с графиками

Самая частая проблема — незаполненный на новый год график. Симптом: при расчёте январской зарплаты программа сообщает об отсутствии данных или начисляет неверные суммы. Решение — перезаполнить график на новый год после обновления производственного календаря.

Вторая распространённая ошибка — редактирование одного общего графика под частного сотрудника. Например, работнику дали дополнительный выходной, и бухгалтер вручную занулил этот день в общем графике пятидневки. В результате норма времени изменилась для всех сотрудников на этом графике. Индивидуальные отклонения оформляются кадровыми документами отсутствий, а не правкой графика.

Третья ошибка — дублирование графиков с одинаковым смыслом: «Пятидневка», «5/2», «Основной график». При таком хаосе кадровик при приёме выбирает не тот вариант, и в базе накапливаются расхождения. Оставьте один график на каждый реальный режим и дайте ему однозначное имя.

FAQ: частые вопросы о графиках работы в 1С:Бухгалтерии

Почему в меню нет пункта «Графики работы сотрудников»?

Чаще всего причина в настройках видимости разделов или в том, что расчёт зарплаты в базе ведётся во внешней программе (настройка в «Настройках зарплаты»). Откройте «Все функции» → «Справочники» → «Графики работы сотрудников» — объект доступен даже при скрытом пункте меню. Если учёт ведётся в ЗУП, графики настраиваются там.

Нужно ли создавать новый график каждый год?

Нет, создавать новый элемент справочника не нужно. Достаточно открыть существующий график и заполнить его на следующий календарный год, предварительно обновив производственный календарь. История прошлых лет при этом сохраняется.

Как настроить график неполного рабочего времени?

Создайте отдельный график, например «Неполный день 4 часа», и при заполнении укажите сокращённую длительность рабочего дня или меньшее число рабочих дней в неделю. Назначьте этот график сотруднику в приёме на работу или кадровом переводе, а в начислении задайте соответствующую долю оклада.

Что делать, если норма дней в расчёте зарплаты не совпадает с календарём?

Проверьте три вещи по порядку: заполнен ли производственный календарь на нужный год, заполнен ли график сотрудника на этот год, какой график указан в последнем кадровом документе сотрудника. В большинстве случаев причина — незаполненный на новый год график или привязка к устаревшему элементу справочника.

Можно ли вести сменный график «сутки через трое» в Бухгалтерии?

Технически можно, заполнив дни вручную, но это трудоёмко и не поддерживает корректный учёт ночных часов и суммированного учёта. Для таких режимов рекомендуется 1С:ЗУП, где сменные графики задаются циклическим шаблоном и автоматически рассчитывают доплаты.

Сотрудник переведён на другой график в середине месяца — как это оформить?

Оформите документ «Кадровый перевод» с даты перехода и укажите в нём новый график работы. Программа разобьёт месяц на два периода и рассчитает оклад по норме каждого графика пропорционально. Редактировать исходный приём на работу не нужно.