Другое · 9 мин
Где в 1С Бухгалтерии находится штатное расписание и как с ним работать
Где находится штатное расписание в 1С Бухгалтерии 8.3: как включить функциональность, создать и утвердить документ, изменить ставки и вывести печатную форму.
Штатное расписание в 1С Бухгалтерии 8.3 находится в разделе «Зарплата и кадры», но по умолчанию этот блок может быть скрыт: в базовых настройках программы ведение штатного расписания отключено. Поэтому первый шаг — не поиск документа, а проверка настроек функциональности. Пока опция не включена, ни журнала документов, ни справочника позиций в интерфейсе не появится.
Важно понимать ограничение: полноценный кадровый учёт с историей изменений штатки, вилками окладов и надбавками реализован в 1С:ЗУП, а в Бухгалтерии штатное расписание выполняет вспомогательную роль — оно нужно для подстановки окладов при приёме сотрудников и для печати унифицированной формы Т-3. Если на предприятии ведётся только простой учёт зарплаты, возможностей Бухгалтерии обычно достаточно.
Ниже разобрано, где именно включается функциональность, как создать и утвердить штатное расписание, как внести изменения и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где находится штатное расписание в интерфейсе программы
После включения функциональности документы штатного расписания доступны по пути: главное меню → раздел «Зарплата и кадры» → подраздел «Штатное расписание». Внутри находится журнал документов «Штатное расписание» и «Изменение штатного расписания», а также ссылка на справочник «Позиции штатного расписания».
Каждая строка штатного расписания — это отдельная позиция: сочетание подразделения и должности с указанием количества ставок и оклада. Справочник позиций накапливается в базе, и при приёме сотрудника на работу программа предлагает выбрать позицию из списка, автоматически подставляя оклад в кадровый документ.
Если раздел «Зарплата и кадры» виден, а пункта «Штатное расписание» в нём нет — причина почти всегда в отключённой настройке, а не в правах доступа. Проверку прав стоит делать только после того, как функциональность включена.
Как включить ведение штатного расписания
Настройка выполняется один раз на всю информационную базу. Перейдите в «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка зарплаты». В открывшейся форме найдите флажок «Ведётся штатное расписание» и установите его. После записи настроек в разделе «Зарплата и кадры» появятся соответствующие документы и справочники.
Обратите внимание: в той же форме настраивается способ учёта зарплаты — в Бухгалтерии или во внешней программе (ЗУП). Если учёт ведётся в ЗУП, а в Бухгалтерию загружаются только проводки, то штатное расписание нужно вести именно в ЗУП, и включать его в Бухгалтерии не требуется.
- 1Откройте «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка зарплаты»
- 2Убедитесь, что учёт зарплаты ведётся «В этой программе»
- 3Установите флажок «Ведётся штатное расписание» и запишите настройки
- 4Откройте «Зарплата и кадры» и проверьте появление пункта «Штатное расписание»
Как создать и утвердить штатное расписание
Откройте «Зарплата и кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, дату и номер приказа об утверждении, а также месяц, с которого расписание вступает в силу. Затем в табличной части добавьте позиции: для каждой строки выберите подразделение, должность из справочника, укажите количество ставок и оклад.
Должности подтягиваются из одноимённого справочника, подразделения — из справочника «Подразделения организаций». Если нужного подразделения нет, создайте его заранее, иначе позицию придётся редактировать повторно. Количество ставок можно указывать дробным — например, 0,5 для совместителя на полставки.
После заполнения проведите документ. С этого момента позиции становятся доступными для выбора в документах «Приём на работу». Если до утверждения штатки сотрудники уже были приняты без указания позиций, это не мешает работе, но оклады в новых приёмах придётся вводить вручную либо дозаполнить позиции в существующих кадровых документах.
Как изменить штатное расписание
Для изменений предназначен отдельный документ «Изменение штатного расписания» — он доступен из того же журнала. Не редактируйте уже утверждённый документ задним числом: это нарушает хронологию и может привести к расхождениям с бумажными приказами. Корректный путь — создать изменение с новой датой вступления в силу.
В документе изменения можно скорректировать оклад по существующей позиции, изменить количество ставок, добавить новую позицию или закрыть (исключить) ненужную. Программа покажет как текущее, так и новое состояние строки, что удобно для сверки с приказом.
Если оклад меняется у действующего сотрудника, одного изменения штатного расписания недостаточно — потребуется кадровый документ «Кадровый перевод» с новым окладом, иначе начисление зарплаты останется прежним. Штатка задаёт норматив, но начисления идут по данным, закреплённым за сотрудником.
Печать формы Т-3 и отчёты по штатному расписанию
Из документа штатного расписания доступна печать унифицированной формы Т-3: кнопка «Печать» в форме документа или в журнале. В форму выводятся наименование организации, номер и дата приказа, перечень позиций с окладами и количеством ставок, итоговая численность и фонд оплаты.
Перед печатью проверьте заполнение реквизитов организации: ответственные лица (руководитель, кадровик) подтягиваются из карточки организации и настроек ответственных лиц. Незаполненные должности в подписях — частая причина доработки формы вручную после выгрузки.
Как проверить результат
Пункт виден, журнал документов открывается
Пункта нет — не включена настройка в параметрах учёта
Позиция выбирается из списка, оклад подставляется автоматически
Список пуст — штатное расписание не утверждено или позиция не создана
Заполнены подписи, ставки и итоги
Пустые подписи — не заполнены ответственные лица организации
Ограничения штатного расписания в Бухгалтерии и когда нужен ЗУП
В 1С Бухгалтерии штатное расписание реализовано в упрощённом виде. Нет истории изменения позиции в разрезе аналитики, нет вилок окладов, нет расширенного состава надбавок по позиции, нет отчётов по штатной расстановке с занятостью ставок в динамике. Для небольшой организации с линейной системой оплаты этого достаточно.
Если требуется контроль соответствия окладов вилке, учёт нескольких постоянных надбавок по позиции, индексация с коэффициентами или печать расширенной расстановки — эти задачи решаются в 1С:Зарплате и управлении персоналом. В связке ЗУП + Бухгалтерия штатное расписание ведётся в ЗУП, а в бухгалтерскую программу переносятся только итоговые данные для проводок.
Сравнение вариантов
Подходит для небольших организаций: позиции, ставки, оклады, печать Т-3. Ограничение — нет вилок окладов и сложных надбавок.
Полный кадровый контур: история позиций, надбавки, индексация, расстановка. Требуется отдельная программа и настройка синхронизации.
Оклады вводятся вручную в каждом кадровом документе. Подходит при 2–3 сотрудниках, но повышает риск ошибок в окладах.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая проблема — пользователь ищет штатное расписание, не включив функциональность, и делает вывод, что «в Бухгалтерии её нет». Вторая по частоте — ожидание, что изменение оклада в штатке автоматически пересчитает начисления сотрудникам: пересчёта не произойдёт без кадрового перевода.
Также встречается дублирование позиций: вместо изменения существующей строки создают новую позицию с той же должностью, и справочник разрастается дублями. Перед добавлением проверяйте список позиций по подразделению. Наконец, не стоит править утверждённый документ прошлого периода — для корректировок предусмотрен документ изменения.
Что важно запомнить
Штатное расписание включается в «Администрирование» → «Настройка зарплаты», а работа с ним ведётся в разделе «Зарплата и кадры». Изменения оформляйте отдельным документом, а повышение оклада сотруднику — кадровым переводом.
Частые вопросы
Почему в разделе «Зарплата и кадры» нет пункта «Штатное расписание»?
Функциональность отключена. Откройте «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройка зарплаты» и установите флажок «Ведётся штатное расписание». Если флажок недоступен, проверьте, что учёт зарплаты ведётся в этой программе, а не во внешней.
Обязательно ли вести штатное расписание в 1С Бухгалтерии?
Нет, это опция. Без неё зарплата начисляется корректно, но оклады придётся вводить вручную в каждом приёме на работу, а форму Т-3 формировать вне программы. При численности больше нескольких человек ведение штатки экономит время и снижает риск ошибок.
Можно ли указать полставки в штатном расписании?
Да, количество ставок задаётся дробным числом — например, 0,5 или 0,25. При приёме сотрудника на эту позицию также укажите неполное рабочее время, чтобы начисление считалось пропорционально.
Изменится ли зарплата сотрудника после правки оклада в штатном расписании?
Нет. Начисления привязаны к данным кадровых документов сотрудника. Чтобы применить новый оклад, оформите «Кадровый перевод» с соответствующей даты, указав новый размер оплаты.
Как распечатать штатное расписание по форме Т-3?
Откройте проведённый документ штатного расписания и нажмите «Печать» → «Штатное расписание (Т-3)». Перед печатью убедитесь, что в карточке организации заполнены ответственные лица, иначе подписи в форме будут пустыми.
Где вести штатное расписание, если зарплата считается в 1С:ЗУП?
В ЗУП. Там штатное расписание полнофункциональное, а в Бухгалтерию через синхронизацию передаются только данные для отражения в учёте. Включать штатку в Бухгалтерии в этом случае не нужно, чтобы избежать двойного ведения.