Где в 1С 8.3 настроить аванс по зарплате

В типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» (ред. 3.1) аванс настраивается в нескольких местах: в учётной политике организации задаётся дата выплаты и способ расчёта, а в карточке сотрудника или подразделения можно переопределить способ индивидуально. Документ для расчёта аванса называется «Начисление за первую половину месяца», а выплата оформляется ведомостями с видом «Аванс».

Важно понимать: в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8.3» отдельного расчёта аванса нет — там аванс выплачивается фиксированной суммой через ведомость, а окончательный расчёт выполняется документом «Начисление зарплаты». Полноценный расчёт за первую половину месяца доступен именно в ЗУП 3.1. Ниже разобраны оба варианта.

Перед настройкой убедитесь, что у вас есть права на изменение учётной политики организации и что период, за который будете рассчитывать аванс, не закрыт для редактирования. Все изменения лучше сначала проверить на копии базы или на одном тестовом сотруднике.

Где задаётся дата выплаты аванса

Дата выплаты аванса хранится в карточке организации. Откройте раздел «Настройка» → «Организации» (или «Главное» → «Реквизиты организации» в зависимости от интерфейса), перейдите на вкладку «Учётная политика и другие настройки» и найдите блок «Зарплата и выплаты» либо ссылку «Выплата зарплаты».

В открывшейся форме укажите дату выплаты аванса (например, 20-е число) и дату окончательного расчёта (например, 5-е число следующего месяца). Эти даты программа использует при автоматическом заполнении ведомостей и при контроле сроков выплаты. Дата в документах ведомостей подставляется по умолчанию, но её можно изменить вручную в каждой ведомости.

Если в организации несколько подразделений с разными датами выплат, учтите: настройка даты едина для организации в целом. Индивидуально меняется только способ расчёта аванса, но не дата.

Как выбрать способ расчёта аванса

ЗУП 3.1 поддерживает три способа расчёта аванса: фиксированной суммой, процентом от оклада (плановых начислений) и расчётом за фактически отработанное время первой половины месяца. Способ задаётся на уровне организации, подразделения или конкретного сотрудника — приоритет у более «низкого» уровня.

Для настройки на уровне организации откройте карточку организации и найдите раздел, отвечающий за порядок расчёта аванса (в типовых релизах — в блоке зарплатных настроек). Для сотрудника: откройте справочник «Сотрудники», карточку нужного сотрудника и перейдите по ссылке «Аванс» рядом с полем оплаты труда. В открывшейся форме выберите способ и укажите сумму или процент.

История изменения способа расчёта аванса хранится с датами, поэтому при смене условий не редактируйте старое значение, а добавляйте новое с датой начала действия. Иначе при пересчёте прошлых периодов программа применит новые условия задним числом.

Сравнение способов расчёта аванса

Фиксированная сумма

Просто вести, но при неполном отработанном времени легко выплатить лишнее. Подходит при стабильной занятости.

Процент от оклада

Типично 40–50% от плановых начислений. Не учитывает фактические отсутствия, возможна переплата при больничных и отпусках в первой половине месяца.

Расчёт за первую половину месяца

Самый точный вариант: учитывается табель, отсутствия, надбавки. Требует ведения графиков и своевременного ввода отсутствий.

Настройка аванса фиксированной суммой или процентом

Если выбрана фиксированная сумма, в карточке сотрудника по ссылке «Аванс» выберите вариант «Фиксированной суммой» и укажите значение, например 20 000. Программа будет предлагать эту сумму в ведомости на аванс без каких-либо расчётов.

Если выбран процент, укажите долю от плановых начислений — например, 40%. Программа посчитает сумму от совокупности плановых начислений сотрудника (оклад, постоянные надбавки). Учтите: при изменении оклада сумма аванса пересчитается автоматически, а при фиксированной сумме — нет, её нужно менять вручную.

При обоих способах документ «Начисление за первую половину месяца» можно не создавать: ведомость на выплату аванса заполнится указанными суммами напрямую. Это главное практическое отличие от варианта с расчётом по факту.

Настройка расчёта за первую половину месяца

Этот вариант требует включения функциональности. Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» и убедитесь, что расчёт за первую половину месяца доступен. Затем в настройках способа аванса выберите «Расчётом за первую половину месяца».

Для корректного расчёта должны быть заполнены графики работы сотрудников, введены все отсутствия (отпуска, больничные, командировки) до даты аванса. Расчёт выполняется документом «Зарплата» → «Начисление за первую половину месяца»: укажите месяц и дату окончания первой половины, заполните документ по кнопке «Заполнить».

Программа рассчитает начисления пропорционально отработанному времени и удержит НДФЛ. Именно этот НДФЛ будет показан при выплате аванса — с налоговой точки зрения порядок удержания и перечисления НДФЛ с аванса менялся законодательно, поэтому сверяйте поведение программы с актуальными требованиями и обновляйте конфигурацию.

Как оформить выплату аванса ведомостью

Выплата оформляется в разделе «Выплаты»: выберите нужный тип ведомости — «Ведомость в банк», «Ведомость через кассу» или «Ведомость на счета» (для зарплатных проектов и переводов на карты). В поле «Выплачивать» укажите «Аванс».

Нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников и суммы в соответствии с настроенным способом расчёта. Проверьте дату выплаты, список сотрудников и итоговую сумму. Если сотруднику не положен аванс (например, он был в отпуске всю первую половину месяца при расчёте по факту), он просто не попадёт в ведомость либо попадёт с нулевой суммой.

После проведения ведомости проверьте результат отчётом «Расчётный листок» или «Анализ зарплаты по сотрудникам» за соответствующий месяц: выплаченный аванс должен отразиться в колонке выплат.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Организации», задайте даты выплаты аванса и зарплаты
2. 2
   В карточке сотрудника по ссылке «Аванс» выберите способ расчёта и укажите сумму или процент
3. 3
   При расчёте по факту создайте документ «Начисление за первую половину месяца» и заполните его
4. 4
   Создайте ведомость нужного типа с видом выплаты «Аванс» и нажмите «Заполнить»
5. 5
   Проверьте суммы, проведите ведомость и сверьте результат расчётным листком

Как настроить аванс в 1С:Бухгалтерии 8.3

В «1С:Бухгалтерии 8.3» нет документа расчёта аванса и настройки способа его расчёта. Аванс выплачивается через документ «Ведомость на выплату зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости»): в поле «Выплачивать» выберите «Аванс» и заполните суммы вручную или по кнопке заполнения, если настроены суммы аванса.

Сумму аванса по умолчанию можно указать в карточке сотрудника или в документе приёма на работу — тогда ведомость заполнится автоматически. Окончательный расчёт за месяц выполняется документом «Начисление зарплаты», где уже удерживается НДФЛ со всего дохода за месяц.

Если требуется точный расчёт аванса по отработанному времени с удержанием НДФЛ при выплате, функциональности Бухгалтерии недостаточно — для этого предназначен ЗУП.

Частые ошибки и проверка результата

Самая распространённая ошибка — аванс не заполняется в ведомости. Причины: не задан способ расчёта в карточке сотрудника, неверная дата выплаты в ведомости (программа ищет аванс по дате), сотрудник принят после даты аванса, либо при расчёте по факту не создан документ «Начисление за первую половину месяца».

Вторая типичная проблема — переплата при фиксированном авансе: сотрудник был на больничном всю первую половину месяца, а аванс выплачен полностью. В конце месяца образуется отрицательное сальдо, которое придётся удерживать. Чтобы этого избежать, используйте расчёт за первую половину месяца или контролируйте отсутствия перед выплатой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Ведомость на аванс заполняется

Норма

Сотрудники попадают в список с ожидаемыми суммами

Тревожный признак

Пустая ведомость или нулевые суммы

Расчётный листок сотрудника

Норма

Выплаченный аванс виден в разделе «Выплачено» за месяц

Тревожный признак

Аванс не отображается — ведомость не проведена или дата вне периода

Сальдо по сотруднику в конце месяца

Норма

После окончательного расчёта долг отсутствует или равен сумме к выплате

Тревожный признак

Отрицательное сальдо — признак переплаты аванса

FAQ

Можно ли задать разный аванс разным сотрудникам одной организации?

Да. Способ расчёта аванса задаётся индивидуально в карточке каждого сотрудника по ссылке «Аванс». Один сотрудник может получать фиксированную сумму, другой — процент от оклада, третий — расчёт по отработанному времени. Единой остаётся только дата выплаты.

Почему ведомость на аванс заполняется пустой?

Проверьте четыре момента: задан ли способ расчёта аванса в карточке сотрудника, совпадает ли дата ведомости с датой аванса в настройках организации, выбран ли вид выплаты «Аванс», и создан ли документ «Начисление за первую половину месяца», если используется расчёт по факту.

Нужно ли удерживать НДФЛ при выплате аванса?

Порядок удержания НДФЛ с аванса определяется действующим законодательством и периодически меняется. В актуальных релизах ЗУП 3.1 поведение программы соответствует текущим требованиям, поэтому важно своевременно обновлять конфигурацию и при сомнениях сверять расчёт с методологией вашего релиза.

Как изменить сумму аванса сотруднику с определённой даты?

В карточке сотрудника откройте ссылку «Аванс», добавьте новую запись истории с нужной даты и укажите новую сумму или процент. Не исправляйте старую запись — она должна сохраниться для корректного отражения прошлых периодов.

Чем отличается аванс в 1С:Бухгалтерии от аванса в ЗУП?

В Бухгалтерии аванс — это просто фиксированная сумма в ведомости без расчёта и без промежуточного удержания НДФЛ. В ЗУП доступен полноценный расчёт за первую половину месяца по табелю с начислениями, удержаниями и учётом отсутствий.

Можно ли выплатить аванс раньше или позже установленной даты?

Технически да: дату можно изменить вручную в конкретной ведомости. Но даты выплат должны соответствовать трудовым договорам и локальным актам организации — систематические отклонения от установленных сроков создают риски претензий со стороны проверяющих.