Другое · 10 мин
Как ввести в 1С 8.3 зарплату с предыдущего места работы для расчёта больничного
Где в 1С 8.3 ввести справку о заработке с предыдущего места работы для расчёта больничного: документы, справочники, проверка среднего заработка.
Когда сотрудник приносит справку о заработке с предыдущего места работы (форма 182н или её аналог), бухгалтер должен внести эти данные в программу до расчёта первого больничного или пособия. В 1С 8.3 для этого предусмотрены отдельные документы, и от корректности ввода напрямую зависит размер среднего дневного заработка, а значит — сумма пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком.
Порядок ввода зависит от конфигурации: в «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3» используется документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)», а в «1С:Бухгалтерия 8.3» данные можно внести либо непосредственно в документе «Больничный лист», либо через справочник сотрудников. Ниже разобраны оба варианта, а также типичные ошибки и способы проверить, что программа учла введённые суммы.
Зачем вводить данные о заработке с прошлого места работы
Пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается исходя из среднего заработка за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Если сотрудник в этот расчётный период работал у других работодателей, его доходы там нужно учесть — иначе пособие будет занижено, что нарушает права работника и при проверке может привести к претензиям.
Основанием для ввода служит справка о сумме заработной платы, которую бывший работодатель обязан выдать при увольнении. Сотрудник может принести её и позже — в течение трёх лет после увольнения. Если справка предоставлена после того, как пособие уже рассчитано, ранее назначенные пособия подлежат перерасчёту за период не более чем за три года, предшествующих дню представления справки.
Важно понимать: программа не подтягивает эти данные автоматически из внешних источников. Пока бухгалтер не внесёт справку в базу, расчёт будет выполнен только по тем начислениям, которые есть в текущей организации, либо по минимальному размеру оплаты труда, если данных нет совсем.
Ввод справки в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3
В конфигурации ЗУП 8.3 для регистрации доходов с предыдущих мест работы предназначен специальный документ. Он создаётся один раз на сотрудника и действует для всех последующих расчётов пособий, поэтому вносить его повторно при каждом больничном не требуется.
Порядок действий следующий. Откройте раздел «Зарплата», затем перейдите по ссылке «См. также» и выберите «Справки для расчёта пособий». Создайте новый документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Укажите сотрудника, организацию, заполните реквизиты прежнего работодателя (наименование, ИНН, КПП при наличии) и данные самой справки: номер и дату.
Далее в табличной части по годам внесите суммы заработка за каждый год расчётного периода. В поле «Год» укажите календарный год, в поле «Заработок» — сумму, на которую начислялись страховые взносы, именно так, как она указана в справке. Если по какому-то году сотрудник находился в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, отметьте это — такие периоды исключаются из расчёта, а год можно заменить по заявлению сотрудника.
После заполнения проведите документ. С этого момента при расчёте любого больничного листа программа будет автоматически учитывать введённый заработок вместе с начислениями текущей организации.
- 1Откройте «Зарплата — См. также — Справки для расчёта пособий»
- 2Создайте документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)»
- 3Укажите сотрудника, реквизиты прежнего работодателя, номер и дату справки
- 4Внесите суммы заработка по годам расчётного периода
- 5Проведите документ и проверьте расчёт на тестовом больничном
Ввод данных в 1С:Бухгалтерия 8.3
В «1С:Бухгалтерии 8.3» нет отдельного журнала входящих справок, поэтому данные о заработке с прошлого места работы вносятся непосредственно при расчёте пособия. Создайте документ «Больничный лист» (раздел «Зарплата и кадры — Все начисления» или «Зарплата и кадры — Больничные листы» в зависимости от настроек интерфейса) и заполните основные реквизиты: сотрудника, период нетрудоспособности, причину.
Затем перейдите на вкладку «Расчёт среднего заработка». В таблице будут показаны начисления текущей организации по годам расчётного периода. Нажмите кнопку «Изменить» рядом с суммой заработка за нужный год и добавьте сумму из справки прежнего работодателя. Программа пересчитает средний дневной заработок и сумму пособия автоматически.
Альтернативный способ — внести данные через карточку сотрудника: откройте справочник «Сотрудники», выберите нужного работника и перейдите по ссылке, связанной с данными для расчёта пособий (в разных релизах она называется «Данные для расчёта пособий» или доступна через команду в форме сотрудника). Этот вариант удобен, если справка поступила до первого больничного.
Особые ситуации при вводе справки
Справок несколько от разных работодателей
Если сотрудник в расчётном периоде работал у нескольких работодателей, он может принести справки от каждого из них. В ЗУП 8.3 на каждого прежнего работодателя создаётся отдельный документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» — программа суммирует заработок по всем справкам в пределах годового лимита базы для начисления страховых взносов.
Замена лет расчётного периода
Если в одном или двух годах расчётного периода сотрудница находилась в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, она вправе написать заявление о замене этих лет более ранними, если это увеличит пособие. В этом случае справка вводится за те годы, на которые производится замена, а в документе отмечается соответствующий признак.
Справка поступила после расчёта пособия
Когда справку принесли позже, ранее рассчитанное пособие нужно пересчитать. В ЗУП 8.3 после ввода справки откройте ранее проведённый больничный лист и пересчитайте его, либо оформите исправление документа. Сумма доплаты попадёт в ближайший расчёт с сотрудником.
Как выбрать действие
Как проверить, что программа учла введённые данные
После ввода справки обязательно проверьте результат на конкретном расчёте. Создайте или откройте больничный лист сотрудника и перейдите к расчёту среднего заработка. В табличной части по годам должны отображаться суммы, которые вы внесли из справки, — в ЗУП 8.3 они выводятся отдельной строкой с указанием прежнего работодателя, в Бухгалтерии — в составе общего заработка за год.
Проверьте итоговый средний дневной заработок: он должен увеличиться по сравнению с расчётом без справки. Если сумма не изменилась, вероятные причины — справка введена на другого сотрудника, годы в справке не совпадают с расчётным периодом больничного, либо документ не проведён.
Дополнительно полезно сформировать печатную форму расчёта среднего заработка (кнопка «Печать» в больничном листе). В ней видно, из каких сумм сложился заработок за каждый год, что позволяет документально подтвердить правильность расчёта при вопросах со стороны сотрудника или проверяющих.
Как проверить результат
Видны суммы из справки по соответствующим годам
Отображаются только начисления текущей организации
Увеличился после ввода справки
Не изменился — справка не учтена
Проведён, годы совпадают с расчётным периодом
Не проведён или указаны неверные годы
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — ввод суммы «начислено всего» вместо суммы, облагаемой страховыми взносами. В справке указывается именно база для начисления взносов, и переносить нужно её. Завышенная сумма приведёт к излишней выплате пособия, которую фонд может не зачесть.
Вторая распространённая ошибка — указание неверных годов. Если в справке заработок за прошлые годы, а в документе введены текущие, программа не учтёт данные в расчёте. Всегда сверяйте годы справки с расчётным периодом конкретного страхового случая.
Учтите ограничение: заработок за каждый год принимается в расчёт в пределах предельной величины базы для начисления страховых взносов за соответствующий год. Программа обычно контролирует этот лимит автоматически, но при ручном вводе в Бухгалтерии стоит сверить суммы.
FAQ
Можно ли рассчитать больничный без справки с прежнего места работы?
Да, пособие рассчитывается по имеющимся данным текущей организации, а при их отсутствии — исходя из МРОТ. Когда сотрудник позже принесёт справку, пособие пересчитывается и доплачивается.
Что делать, если сотрудник не может получить справку от бывшего работодателя?
По заявлению сотрудника работодатель вправе запросить сведения о заработке через СФР (ранее — ПФР). После получения ответа данные вносятся в программу и пособие пересчитывается.
Нужно ли вводить справку заново при каждом новом больничном в ЗУП 8.3?
Нет. Документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» вводится один раз и используется во всех последующих расчётах пособий этого сотрудника.
Почему после ввода справки сумма больничного не изменилась?
Проверьте, что документ справки проведён, годы в нём совпадают с расчётным периодом больничного, а сам больничный пересчитан после ввода. В Бухгалтерии убедитесь, что суммы добавлены именно в строки нужных лет на вкладке расчёта среднего заработка.
Учитывается ли заработок у совместителя по справке?
Да, если сотрудник принёс справку с места работы по совместительству, этот заработок учитывается в общих пределах лимита базы по взносам. В ЗУП для него создаётся отдельный документ справки.
Что важно запомнить
В ЗУП 8.3 заработок с прошлого места работы вводится документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)», в Бухгалтерии 8.3 — на вкладке расчёта среднего заработка больничного листа или через карточку сотрудника. Основание — только официальная справка, переносится облагаемая взносами сумма по годам. После ввода обязательно проверьте расчёт среднего заработка и пересчитайте ранее начисленные пособия, если справка поступила с опозданием.