Другое · 9 мин
Где в 1С 8.3 внести справку с предыдущего места работы
Разбираем, где в 1С 8.3 ЗУП внести справку 182н с предыдущего места работы: пошаговая инструкция, проверка расчёта больничного и типичные ошибки.
Справка о заработке с предыдущего места работы (форма 182н) нужна для правильного расчёта пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Если сотрудник принёс такую справку, данные из неё необходимо внести в программу, иначе больничный будет рассчитан только из заработка в вашей организации, и работник потеряет деньги.
В 1С 8.3 «Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный документ — «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)». В более старых конфигурациях, например в «1С:Бухгалтерии 8», данные о заработке прошлых лет вводятся непосредственно в документе «Больничный лист» на вкладке расчёта. Ниже разберём оба сценария.
Важно понимать: справка вносится один раз — при приёме сотрудника или в момент, когда он её предоставил. После этого программа автоматически учитывает эти суммы при каждом расчёте пособия, пока годы из справки попадают в расчётный период.
Когда справку нужно вносить в программу
Справка 182н выдаётся работнику при увольнении и содержит суммы заработка за два календарных года, предшествующих году увольнения, а также за текущий год. Именно из этих сумм рассчитывается средний заработок для пособий.
Вносить данные в 1С имеет смысл в двух ситуациях. Первая — сотрудник только принят на работу и сразу передал справку: тогда документ создают сразу после оформления приёма. Вторая — сотрудник уже работает, заболел и принёс справку вместе с больничным: тогда справку вносят до расчёта и проведения больничного листа, чтобы пособие сразу посчиталось корректно.
Если справка появилась после того, как больничный уже рассчитан и выплачен, пособие подлежит перерасчёту. В этом случае после ввода справки нужно пересчитать документ начисления — в ЗУП это делается через исправление или перерасчёт документа.
Ввод справки в 1С:ЗУП 8.3 — пошагово
Основной сценарий для конфигурации «Зарплата и управление персоналом» выглядит так. Откройте раздел «Зарплата», в группе «См. также» найдите ссылку «Справки о заработке для расчета пособий». Если ссылки не видно, проверьте раздел «Кадры» — в некоторых релизах журнал доступен и оттуда.
Нажмите «Создать» и заполните документ: укажите сотрудника, организацию, страхователя (прежнего работодателя — его наименование, ИНН и КПП вводятся вручную с бумажной справки). Затем в табличной части по годам внесите суммы заработка и количество календарных дней, исключаемых из расчёта (периоды болезни, отпуска по беременности и родам и т.п.).
После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Программа сохранит данные в регистре сведений, и они будут автоматически подтягиваться в расчёт пособий.
- 1Откройте «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчета пособий»
- 2Нажмите «Создать» и выберите сотрудника
- 3Заполните данные страхователя: наименование, ИНН, КПП прежнего работодателя
- 4Внесите суммы заработка по годам из справки 182н
- 5Укажите исключаемые календарные дни (больничные, декрет) по каждому году
- 6Проведите документ и проверьте расчёт на тестовом больничном
Ввод данных в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии» отдельного документа для входящей справки нет. Данные о заработке у прошлых работодателей вводятся непосредственно при расчёте пособия. Откройте документ «Больничный лист» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Больничный лист»).
В поле «Средний заработок» нажмите на ссылку «Изменить» — откроется форма ввода данных для расчёта среднего заработка. Там есть кнопка «Добавить справку с пред. места работы». В появившейся строке укажите год, сумму заработка и, при необходимости, количество исключаемых дней. Сохраните форму — программа пересчитает средний дневной заработок и сумму пособия.
Недостаток этого способа — данные привязаны к конкретному больничному. При следующем пособии справку придётся вводить заново, поэтому храните бумажный оригинал в личном деле сотрудника.
Где вводить справку в разных конфигурациях
Отдельный документ «Справка о заработке для расчета пособий» — вводится один раз, действует для всех последующих пособий.
Ввод внутри документа «Больничный лист» через форму изменения среднего заработка — действует только в этом документе.
Данные могут подтягиваться из СЭДО при проактивном взаимодействии с СФР, но справку от сотрудника всё равно стоит внести вручную для надёжности.
Как проверить, что справка учтена в расчёте
Самый надёжный способ — создать или открыть больничный лист сотрудника и посмотреть расчёт среднего заработка. Нажмите на сумму среднего заработка: в расшифровке должны появиться строки с заработком у предыдущего страхователя по годам из справки.
Дополнительно сверьте итоговый средний дневной заработок с ручным расчётом: (заработок в вашей организации за расчётные годы + заработок по справке) / 730 с учётом исключаемых дней для декретных пособий. Значения должны совпасть.
Если справка введена, а в расчёте её нет, чаще всего причина в дате документа справки: она должна быть проведена раньше даты начисления пособия, либо больничный нужно пересчитать кнопкой «Исправить» или повторным проведением.
Как проверить результат
Видны строки с заработком у прежнего страхователя по годам справки
Учтён только заработок в текущей организации
Сумма выросла после ввода справки (если был заработок)
Сумма не изменилась — справка не подхватилась
Дни болезни и декрета из справки вычтены из 730
Делитель остался 730 при наличии исключаемых периодов
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — ввод справки после проведения больничного без последующего перерасчёта. Программа сама не пересчитает уже проведённый документ: пособие останется заниженным, и разницу придётся доплачивать отдельным исправлением.
Вторая ошибка — неверно указанные исключаемые дни. Они критичны для пособий по беременности и родам: если их не внести, средний заработок занизится; если завысить — пособие будет завышено, и при проверке СФР это выльется в отказ в зачёте и доначисления.
Третья ошибка — попытка внести справку в ЗУП через карточку сотрудника или документ приёма на работу. Там таких полей нет: только отдельный документ справки записывает данные в нужный регистр.
Что делать, если справки нет или она утеряна
Если сотрудник не может предоставить справку, пособие рассчитывается только из заработка в вашей организации, а при его отсутствии — из МРОТ. Это законный расчёт, занижать или задерживать выплату из-за отсутствия справки нельзя.
По заявлению сотрудника организация может направить запрос в СФР (бывший ПФР) о размере заработка у прежних работодателей. После получения ответа данные вносятся в программу тем же документом справки, а пособие пересчитывается.
Сотрудник также вправе заменить годы расчётного периода, если в них он был в отпуске по беременности или по уходу за ребёнком и это увеличит пособие. Замена оформляется его заявлением, а в 1С годы расчётного периода корректируются в документе начисления пособия.
Как выбрать действие
FAQ
Можно ли внести справку задним числом?
Да, дата документа справки может быть любой. Но если пособие уже рассчитано, после ввода справки документ начисления нужно исправить и пересчитать — автоматически сумма не изменится.
Нужно ли вносить справку, если сотрудник работает у нас давно?
Если расчётный период пособия полностью покрывается работой в вашей организации, справка с прежнего места не нужна. Она актуальна, только когда в расчётные годы попадает период работы у другого страхователя.
Что делать, если данных из справки нет в расчёте больничного?
Проверьте, что документ справки проведён, выбран тот же сотрудник и та же организация. Затем перепроведите больничный или воспользуйтесь кнопкой «Исправить». В 1С:Бухгалтерии справку вводят заново в каждом больничном через форму среднего заработка.
Влияет ли справка 182н на расчёт отпускных?
Нет. Отпускные и командировочные рассчитываются только из заработка в текущей организации. Справка используется исключительно для пособий по нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком.
Куда вводить исключаемые дни из справки?
В документе справки в ЗУП для каждого года есть отдельное поле количества исключаемых календарных дней — перенесите туда значения из соответствующего раздела справки 182н. Эти дни уменьшают делитель при расчёте декретных пособий.
Обязательно ли указывать ИНН и КПП прежнего работодателя?
Желательно: эти реквизиты используются при обмене данными с СФР и помогают идентифицировать страхователя. Если справка оформлена корректно, все реквизиты в ней есть — переносите их полностью.
Что важно запомнить
В ЗУП 8.3 справка 182н вносится документом «Справка о заработке для расчета пособий» из раздела «Зарплата», в Бухгалтерии — внутри больничного листа. Вводите справку до расчёта пособия, переносите суммы и исключаемые дни точно с оригинала и всегда проверяйте расшифровку среднего заработка.