Другое · 9 мин
Где в 1С 8.3 находится штатное расписание и как с ним работать
Где находится штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП и Бухгалтерия, как включить его ведение, создать и утвердить документ, настроить историю изменений и типовые ошибки.
Штатное расписание в 1С 8.3 находится в разных местах в зависимости от конфигурации. В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ЗУП) это полноценный раздел с документами утверждения и изменения, а в «1С:Бухгалтерии 8» функционал сильно ограничен — там доступна лишь упрощённая форма без истории изменений. Поэтому первый шаг — понять, с какой конфигурацией вы работаете.
В ЗУП 3.1 штатное расписание открывается через раздел «Кадры» или «Настройка», но только после включения соответствующей опции в настройках программы. По умолчанию ведение штатного расписания может быть отключено, и тогда нужный пункт меню просто не отображается. Ниже разберём, где именно искать документ в обеих конфигурациях, как включить механизм и какие ошибки встречаются чаще всего.
Где находится штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3.1, штатное расписание — это самостоятельный раздел учёта. Основной путь: панель разделов → «Кадры» → «Штатное расписание». Откроется список позиций (штатных единиц) с указанием подразделения, должности, количества ставок и условий оплаты.
Если в разделе «Кадры» пункта «Штатное расписание» нет, значит, функциональность отключена в настройках. Это самая частая причина «пропавшего» документа у новых пользователей. Второй вариант доступа — через «Настройка» → «Штатное расписание», где открывается та же форма списка позиций.
Для просмотра утверждающих документов используется журнал «Все изменения штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания» — в зависимости от того, включена ли история изменений. Через «Кадры» → «Все кадровые документы» можно найти все приказы по штатке в едином журнале.
Как включить ведение штатного расписания
Перед началом работы проверьте настройки. Путь: «Настройка» → «Кадровый учет» (в некоторых релизах — «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» → «Кадровый учет»). Найдите группу «Штатное расписание» и установите флажок «Ведется штатное расписание». После этого в разделе «Кадры» появятся соответствующие пункты меню.
Дополнительно доступны опции: «Ведется история изменений штатного расписания» — каждое изменение оформляется отдельным приказом с датой вступления в силу; «Используется вилка ставок» — позволяет указывать минимальный и максимальный оклад; «Применяются надбавки за вредность и другие условия». Включайте только те опции, которые реально нужны: избыточные настройки усложняют ввод данных.
- 1Откройте «Настройка» → «Кадровый учет».
- 2Установите флажок «Ведется штатное расписание».
- 3При необходимости включите «Ведется история изменений штатного расписания».
- 4Сохраните настройки и проверьте, что в разделе «Кадры» появился пункт «Штатное расписание».
- 5Создайте документ «Утверждение штатного расписания» и заполните позиции.
Создание и утверждение штатного расписания
После включения опции создайте документ «Утверждение штатного расписания»: «Кадры» → «Штатное расписание» → кнопка «Утвердить штатное расписание» (или через журнал «Утверждения штатного расписания»). В документе укажите месяц, с которого расписание действует, и добавьте позиции: подразделение, должность, количество ставок, оклад или тарифную ставку, надбавки.
Каждая позиция штатного расписания — это связка «подразделение + должность». Если одна и та же должность есть в нескольких подразделениях, создаются отдельные позиции. При проведении документа программа записывает позиции в регистры, и с этого момента приём на работу сотрудника выполняется строго на конкретную позицию штатки.
Изменение и история штатного расписания
Если включена история изменений, любые корректировки — добавление позиции, изменение оклада, закрытие ставки — оформляются документом «Изменение штатного расписания». Документ действует с указанной даты, и программа хранит все версии: можно посмотреть, как выглядела штатка на любое прошедшее число.
Без истории изменений правки вносятся напрямую в позиции, и восстановить прошлое состояние невозможно. Для организаций, где оклады и ставки меняются регулярно, история крайне желательна: она нужна для корректного расчёта среднего заработка, индексации и кадровой отчётности.
Для массового повышения окладов используйте документ «Изменение штатного расписания» с механизмом индексации или документ «Изменение оплаты сотрудников» — он изменит начисления и в штатке, и у действующих сотрудников одновременно.
Штатное расписание в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии 8» полноценного кадрового механизма нет. Упрощённая форма находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Штатное расписание» (при наличии пункта — он зависит от настроек функциональности: «Администрирование» → «Параметры учета» → «Зарплата и кадры»). Там можно указать подразделение, должность, количество ставок и оклад.
Ограничения существенные: нет документов утверждения и изменения, нет истории, нет контроля соответствия приёмов штатке, нет печатной формы Т-3 в полном виде. Если организации нужен настоящий кадровый учёт со штатным расписанием, правильное решение — ЗУП, а Бухгалтерию использовать только для учёта и сдачи отчётности с синхронизацией данных.
ЗУП или Бухгалтерия для штатного расписания
Полный функционал: утверждение, изменения, история, индексация, отчёты, печать Т-3. Подходит для любого кадрового учёта.
Только упрощённый список позиций без истории и контроля. Подходит для микропредприятий с неизменным составом сотрудников.
Отчёты и печатные формы по штатному расписанию
В ЗУП 3.1 из формы штатного расписания доступна печать унифицированной формы Т-3 и внутренних форм: «Штатное расписание», «Изменение штатного расписания». Также полезны отчёты: «Штатная расстановка» (показывает, какие позиции заняты и свободны), «Штатное расписание» с расшифровкой начислений, «Остатки отпусков и штатная расстановка» в сводных отчётах.
Отчёт «Штатная расстановка» — основной инструмент проверки: по нему видно свободные ставки, временно освобождённые позиции (например, на период отпуска по уходу за ребёнком) и превышение численности. Находится в разделе «Кадры» → «Кадровые отчеты».
Как проверить результат
Пункт отображается и открывает список позиций
Пункта нет — не включён флажок в настройках кадрового учёта
Проводится без ошибок, позиции появляются в списке
Ошибки проведения — проверьте заполнение подразделений и начислений
В документе выбирается позиция штатки, документ проводится
Позиции не выбираются или приём не проводится — проверьте настройку контроля соответствия штатке
Типичные ошибки и ограничения
Частая проблема — пользователь ищет штатное расписание в Бухгалтерии и не находит привычного по ЗУП функционала. Это ограничение конфигурации, а не ошибка настройки. Вторая типичная ситуация: штатка включена, но приёмы оформлялись раньше без указания позиций — тогда в отчётах появляются «несоответствия», которые придётся исправлять документами «Кадровый перевод» или специальной обработкой начального заполнения.
Ещё одна ошибка — изменение оклада напрямую в позиции штатки при включённой истории: программа либо не даст этого сделать, либо изменение не отразится на сотрудниках. Всегда используйте документы изменения. И наконец, не удаляйте позиции, на которые приняты сотрудники: сначала закройте позицию документом изменения с датой в будущем или увольте сотрудников.
Что важно запомнить
В ЗУП 3.1 штатное расписание включается через «Настройка» → «Кадровый учет» и находится в разделе «Кадры». Все изменения оформляйте документами с датой, включите историю изменений. В 1С:Бухгалтерии полноценной штатки нет — для кадрового учёта нужна ЗУП.
Частые вопросы
Почему в разделе «Кадры» нет пункта «Штатное расписание»?
Функциональность отключена. Откройте «Настройка» → «Кадровый учет» и установите флажок «Ведется штатное расписание». Если флажок недоступен, проверьте права пользователя — настройку должен выполнять администратор или пользователь с правами на изменение настроек учёта.
Можно ли вести штатное расписание без истории изменений?
Да, флажок истории необязателен. Но тогда правки вносятся прямо в позиции, и узнать, какой оклад действовал в прошлом периоде, будет невозможно. Для расчёта индексации и среднего заработка история настоятельно рекомендуется.
Как распечатать форму Т-3 из 1С?
В ЗУП 3.1 откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите кнопку печати — доступна форма Т-3 и внутренние варианты. Также печать доступна из документа «Утверждение штатного расписания». Перед печатью проверьте, что заполнены номер и дата документа, руководитель организации в сведениях об организации.
Что делать, если приём на работу не проводится из-за штатного расписания?
Значит, включён контроль соответствия штатке, а подходящей свободной позиции нет. Либо добавьте позицию документом изменения штатки, либо временно отключите контроль в настройках кадрового учёта. Первый вариант предпочтительнее — он сохраняет целостность учёта.
Как перенести штатное расписание из старой программы или Excel?
В ЗУП 3.1 есть обработки начального заполнения и загрузки данных из табличных документов (через «Администрирование» → «Загрузка данных из файла» для справочников). Для сложных случаев с историей изменений обычно вводят документ «Утверждение штатного расписания» на дату начала учёта в программе, а прошлые периоды не восстанавливают.
Где посмотреть свободные ставки?
Отчёт «Штатная расстановка»: «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Штатная расстановка». Он показывает по каждой позиции количество ставок, занятых и свободных, включая временно освобождённые. В настройках отчёта можно сгруппировать данные по подразделениям или должностям.