Где посмотреть расчетный листок в 1С

Расчетный листок в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 формируется из раздела «Зарплата» через отчет «Расчетный листок», а также из карточки сотрудника или документа начисления зарплаты. Отчет показывает состав начислений, удержаний, налога на доходы, выплаченных сумм и долгов на начало и конец месяца. Ниже разобраны все способы — для бухгалтера, расчетчика и самого сотрудника.

Путь к отчету зависит от задачи: массовая печать по подразделению делается из общего списка отчетов, а быстрая проверка по одному человеку — прямо из его карточки. Права доступа при этом различаются: сотрудник видит только свои данные, расчетчик — по всей организации или отдельным подразделениям.

Основной способ: отчет «Расчетный листок» в разделе «Зарплата»

Откройте раздел «Зарплата» в левой панели, перейдите в подраздел «Отчеты, справки по зарплате» и выберите «Расчетный листок». В типовой конфигурации отчет также доступен из разделов «Кадры» и «Отчетность, справки» — это один и тот же отчет с разных точек входа.

В шапке отчета укажите период (обычно месяц начисления) и при необходимости отбор по организации, подразделению или конкретному сотруднику. Нажмите «Сформировать». Если сотрудников много, программа выведет листки списком — каждый с новой страницы, что удобно для печати.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты, справки по зарплате»
2. 2
   Выберите отчет «Расчетный листок»
3. 3
   Укажите месяц и при необходимости отбор по сотруднику или подразделению
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте состав начислений и удержаний
5. 5
   Распечатайте или сохраните в PDF через меню «Файл» → «Сохранить как»

Как посмотреть листок по конкретному сотруднику

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного человека и откройте его карточку. В командной панели нажмите «Оформить документ» (в некоторых версиях — «Печать») и выберите «Расчетный листок». Отчет сформируется сразу с отбором по этому сотруднику — останется указать месяц.

Альтернативный путь — из документа начисления. Откройте «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов», найдите документ за нужный месяц, выделите строку сотрудника и воспользуйтесь командой печати расчетного листка. Этот способ удобен, когда вы и так работаете в документе и хотите сразу проверить результат расчета.

Настройка состава расчетного листка

Кнопка «Настройки» в форме отчета позволяет изменить детализацию. Основные полезные опции: группировка по месту работы (основное место и совместительство отдельно или вместе), вывод периодов действия начислений, детализация по датам, показ обособленных подразделений. Если сотрудник работал на нескольких должностях, включите группировку по месту работы — иначе суммы свернутся в одну строку.

Настройки можно сохранить как вариант отчета через «Еще» → «Сохранить вариант отчета». Это избавит от повторной настройки при каждом формировании, например если кадровик ежемесячно печатает листки по конкретному подразделению.

Как сотруднику посмотреть свой листок без бухгалтера

Через 1С:Личный кабинет

Если в организации подключен сервис «1С:Личный кабинет» (через 1С:Кабинет сотрудника или интеграцию с 1С:ЗУП), сотрудник видит свои расчетные листки в веб-интерфейсе или мобильном приложении. Листки публикуются автоматически после расчета — расчетчику нужно лишь убедиться, что обмен с сервисом настроен и выполняется.

Через бухгалтерию предприятия

В 1С:Бухгалтерии 8 расчетный листок тоже доступен: раздел «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок». Функциональность скромнее, чем в ЗУП, но для просмотра начислений, удержаний и суммы к выплате этого достаточно.

Сравнение вариантов

Отчет из раздела «Зарплата»

Подходит для массовой печати по подразделению; требует прав расчетчика

Из карточки сотрудника

Быстрый способ для одного человека; отбор подставляется автоматически

1С:Личный кабинет

Сотрудник смотрит сам без обращения в бухгалтерию; требует настройки сервиса

Права доступа и ограничения

Отчет «Расчетный листок» доступен пользователям с профилями «Расчетчик зарплаты», «Бухгалтер» или «Кадровик-расчетчик». Если отчет не отображается в списке или формируется пустым при явно заполненных данных, вероятно, у пользователя нет прав на чтение данных о зарплате — назначение профилей выполняет администратор в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».

В распределенных базах и при работе с несколькими организациями проверяйте, что в отборе указана нужная организация: отчет формируется только по доступным пользователю организациям, и лишняя организация в отборе может дать пустой результат.

Проверка результата и сохранение

Сформированный листок должен содержать: начислено по видам расчета, удержано (НДФЛ, алименты и прочее), выплачено, задолженность за организацией или сотрудником на начало и конец месяца. Сверьте итоговую сумму к выплате с ведомостью на выплату — они должны совпадать по каждому сотруднику.

Для передачи сотруднику в электронном виде сохраните отчет через «Файл» → «Сохранить как» в формате PDF. Учтите, что расчетный листок содержит персональные данные и сведения о доходах — пересылать его следует только самому сотруднику по защищенному каналу.

Частые вопросы

Почему расчетный листок формируется пустым?

Основные причины: за выбранный месяц нет проведенного документа «Начисление зарплаты и взносов», в отборе указана другая организация или подразделение, у пользователя недостаточно прав. Проверьте наличие документа начисления и корректность отбора в первую очередь.

Можно ли посмотреть расчетный листок за прошлый год?

Да, отчет формируется за любой закрытый период, по которому в базе сохранились данные расчета. Укажите нужный месяц прошлого периода в поле «Период» и сформируйте отчет. Если база сворачивалась, данные до свертки могут быть недоступны.

Как распечатать листки сразу для всего подразделения?

В отчете «Расчетный листок» установите отбор по подразделению, сформируйте отчет и отправьте его целиком на печать — каждый листок выводится отдельным блоком. При необходимости включите разрыв страниц между сотрудниками в настройках отчета.

Чем расчетный листок отличается от расшифровки начислений?

Расчетный листок — унифицированная форма для сотрудника с итогами к выплате. Отчеты «Анализ начислений и удержаний» или «Расчетная ведомость» предназначены для расчетчика и содержат более широкую аналитику по всем сотрудникам сразу.

Сотрудник уволен — будет ли доступен его листок?

Да, отчет формируется и по уволенным сотрудникам за периоды, когда они работали. Убедитесь, что в настройках отчета не включен отбор, скрывающий уволенных, и укажите период до даты увольнения.