Другое · 9 мин
Где посмотреть расчетный листок в 1С:ЗУП
Где найти расчетный листок в 1С:ЗУП 3.1: через документ начисления, журнал зарплаты, карточку сотрудника и личный кабинет. Пошаговые инструкции и ответы на вопросы.
Расчетный листок в 1С:ЗУП — это печатная форма, которая показывает сотруднику состав начислений, удержаний, НДФЛ и итоговую сумму к выплате за месяц. Работодатель обязан выдавать ее при каждой выплате зарплаты, поэтому программа формирует документ автоматически на основании проведенных документов начисления и выплаты.
Найти расчетный листок можно несколькими путями: из документа начисления зарплаты, из карточки сотрудника, из раздела отчетов по зарплате или через личный кабинет сотрудника в сервисе 1С:Кабинет сотрудника. Выбор способа зависит от того, кому нужен документ — расчетчику для проверки или самому работнику для личного использования.
Ниже разобраны все рабочие способы с точными путями по меню, типичные ситуации, когда листок не формируется или содержит ошибки, и варианты массовой рассылки документов сотрудникам.
Что такое расчетный листок и когда он формируется
Расчетный листок содержит расшифровку всех составных частей зарплаты: оклад, премии, доплаты, надбавки, удержания (НДФЛ, алименты, займы), выплаченные суммы и долг на начало и конец месяца. По Трудовому кодексу работодатель обязан извещать сотрудника о составе зарплаты при каждой выплате.
В 1С:ЗУП листок строится на основании проведенных документов: «Начисление зарплаты и взносов», «Начисление за первую половину месяца», ведомостей на выплату, больничных, отпускных и разовых начислений. Если документы не проведены или проведены с ошибками, листок либо не сформируется, либо покажет неполные данные.
Основной способ: через отчеты по зарплате
Самый универсальный путь — сформировать листок через журнал отчетов. Откройте раздел «Зарплата» в верхней панели, затем перейдите в подраздел «Отчеты, справки по зарплате». В списке найдите строку «Расчетный листок» и нажмите на нее.
Откроется форма отчета, где нужно указать период (месяц начисления), организацию и, при необходимости, конкретного сотрудника или подразделение. После нажатия кнопки «Сформировать» программа построит листки по всем выбранным сотрудникам. Каждый листок можно распечатать или сохранить в файл (PDF, Excel) через кнопку печати.
Если нужно сформировать листки сразу по всем сотрудникам подразделения, достаточно указать подразделение в отборе — отчет выведет отдельный листок на каждого работника, что удобно для массовой печати.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты, справки по зарплате»
- 2Выберите отчет «Расчетный листок»
- 3Укажите месяц, организацию и при необходимости сотрудника
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте данные
- 5Распечатайте или сохраните листок в файл
Как открыть листок из карточки сотрудника
Когда нужен листок одного конкретного работника, быстрее зайти через его карточку. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного человека в списке и откройте его карточку двойным щелчком.
В карточке сотрудника есть ссылка «Расчетные листки» (обычно в блоке ссылок рядом с «Начисления, удержания»). По ней открывается тот же отчет, но уже с предустановленным отбором по этому сотруднику — останется только выбрать месяц и сформировать. Это удобно, когда расчетчик проверяет данные по конкретному человеку и не хочет вручную настраивать отборы.
Формирование из документа начисления зарплаты
Третий способ — прямо из документа, которым начислена зарплата. Откройте «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов», найдите документ за нужный месяц и откройте его.
В документе нажмите кнопку «Печать» в командной панели — в списке доступных форм будет «Расчетные листки». Программа сформирует листки по всем сотрудникам, включенным в этот документ. Этот вариант удобен сразу после расчета: можно проверить корректность начислений до выплаты и сразу распечатать формы.
Расчетные листки в личном кабинете сотрудника
Если в организации подключен сервис «1С:Кабинет сотрудника», работники могут смотреть свои расчетные листки самостоятельно — через браузер или мобильное приложение. Это снимает с расчетчика задачу печати и раздачи бумажных форм.
Для этого в 1С:ЗУП должен быть настроен обмен с сервисом: раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → настройки сервиса 1С:Кабинет сотрудника. После проведения начислений расчетные листки публикуются в сервисе автоматически или по команде, и сотрудник видит их в разделе «Зарплата» своего кабинета.
Сравнение способов
Подходит для массового формирования и печати по подразделению или всей организации; требует ручной настройки отборов
Быстрый доступ к листку одного человека; не подходит для массовой печати
Удобно для проверки сразу после расчета; не включает начисления из других документов месяца
Сотрудники получают листки сами; требует настройки обмена и доступа работников к сервису
Что делать, если листок не формируется или пустой
Самая частая причина пустого листка — непроведенный документ начисления зарплаты за выбранный месяц. Проверьте журнал «Начисление зарплаты и взносов»: документ должен существовать и быть проведен. Если расчет еще не выполнялся, листку просто не из чего формироваться.
Вторая причина — неверно указанный период или организация в отборе отчета. Если сотрудник числится в другой организации (например, переведен внутри группы компаний), листок по текущей организации будет пустым. Также проверьте, не уволен ли сотрудник до начала выбранного месяца.
Третья ситуация — у пользователя недостаточно прав. Если отчет открывается, но данных нет, а у коллеги с теми же настройками все формируется, обратитесь к администратору 1С для проверки прав доступа к данным зарплаты.
Как проверить результат
Проведен, суммы заполнены
Документа нет или он помечен на удаление
Совпадают с месяцем расчета и местом работы сотрудника
Выбран другой месяц или другая организация
Совпадают с данными документа начисления и ведомости на выплату
Расхождения, нулевые значения при проведенном расчете
Типичные ошибки при работе с расчетными листками
Расчетчики нередко сталкиваются с ситуациями, когда листок формально есть, но вводит сотрудника в заблуждение. Например, если зарплата выплачена, а ведомость проведена другим месяцем, в листке появится долг за организацией, которого фактически нет. Всегда сверяйте дату ведомости на выплату с месяцем начисления.
Еще одна ошибка — печать листков до окончательного расчета. Если после печати документы перепровели (исправили премию, добавили больничный), выданные листки устареют. Формируйте окончательные формы только после завершения всех расчетов за месяц и проведения ведомостей.
Ограничения и границы самостоятельной работы
Просмотр и печать расчетных листков — безопасная операция, которая не меняет данные в базе. Отчет только читает информацию, поэтому экспериментировать с отборами и настройками можно свободно.
Однако исправлять данные в листке напрямую нельзя — все корректировки делаются через документы начисления, удержаний и выплат. Если вы обнаружили ошибку в суммах, не пытайтесь редактировать печатную форму: нужно найти и исправить первичный документ, а это уже зона ответственности расчетчика с соответствующими правами. При сомнениях лучше зафиксировать расхождение и передать его ответственному за расчет зарплаты.
Что важно запомнить
Расчетный листок в 1С:ЗУП формируется через «Зарплата» → «Отчеты, справки по зарплате» → «Расчетный листок», из карточки сотрудника или из документа начисления. Полные данные дает только отчет из раздела отчетов. Пустой листок почти всегда означает непроведенный документ начисления, неверный период или другую организацию.
Частые вопросы
Можно ли сформировать расчетный листок за несколько месяцев сразу?
Стандартный отчет формируется за один месяц. Для анализа нескольких периодов используйте другие отчеты, например «Расчетный листок за несколько месяцев» (если он есть в вашей версии) или «Анализ ФОТ», а листки выводите помесячно.
Почему в листке сумма к выплате не совпадает с тем, что сотрудник получил?
Проверьте месяц проведения ведомости на выплату. Если ведомость проведена другим периодом или часть выплаты прошла отдельным документом, листок покажет расхождение или долг. Сверьте листок с ведомостями за этот месяц.
Как отправить расчетные листки сотрудникам на email?
В форме отчета есть возможность сохранить листки в файлы и отправить по почте. При большом штате удобнее подключить «1С:Кабинет сотрудника» — тогда листки публикуются автоматически, и сотрудники видят их в личном кабинете.
Видит ли сотрудник расчетный листок, если он уволен?
Листок за периоды работы формируется в программе независимо от увольнения — расчетчик может его вывести. В личном кабинете сервиса 1С:Кабинет сотрудника доступ уволенного обычно отключается, поэтому листок при окончательном расчете выдается на бумаге или файлом.
Что делать, если кнопки «Расчетный листок» нет в списке отчетов?
Скорее всего, у вашей учетной записи ограничены права на отчеты по зарплате. Обратитесь к администратору 1С, чтобы он проверил роль пользователя и добавил доступ к зарплатным отчетам.