Где находятся платежные ведомости в 1С

Платежные ведомости в 1С — это документы, которыми оформляется выплата зарплаты, аванса, премий и других начислений сотрудникам. В зависимости от конфигурации их местоположение различается: в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 ведомости лежат в разделе «Выплаты», а в 1С:Бухгалтерия 8.3 — в разделе «Зарплата и кадры». Путаница чаще всего возникает из-за того, что пользователь ищет документ не в той конфигурации или не в том разделе интерфейса.

Важно сразу различить два похожих понятия. Ведомость (в банк, в кассу, через раздатчика, на счета) — это документ выплаты сотрудникам. Платежное поручение — документ на перечисление денег с расчетного счета организации, он живет в банковском разделе. В этой статье разобраны оба пути, а также типовые ситуации, когда ведомость «не находится».

Где ведомости в 1С:ЗУП 3.1

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 все документы выплаты собраны в разделе «Выплаты» на панели разделов слева. Открыв его, вы увидите группу ссылок: «Ведомости в банк», «Ведомости в кассу», «Ведомости на счета», «Ведомости через раздатчика». Каждая ссылка открывает журнал соответствующего вида документов.

Если раздела «Выплаты» нет на панели, проверьте настройку панели навигации: нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу панели разделов или откройте главное меню (кнопка со стрелкой) → «Вид» → «Настройка панели разделов» и добавьте нужный раздел. Также быстрый путь — воспользоваться строкой поиска в верхней части окна: введите «ведомость», и программа покажет доступные журналы.

1. 1
   Откройте раздел «Выплаты» на панели разделов
2. 2
   Выберите нужный журнал: «Ведомости в банк», «Ведомости в кассу» или «Ведомости на счета»
3. 3
   Установите отбор по периоду и организации, если список большой
4. 4
   Для создания нажмите «Создать» и заполните месяц начисления и способ выплаты
5. 5
   Проверьте, что документ проведен — в журнале у него не должно быть серой пометки

Где ведомости в 1С:Бухгалтерия 8.3

В 1С:Бухгалтерии предприятия 8.3 (редакция 3.0) ведомости расположены в разделе «Зарплата и кадры». Внутри раздела есть ссылки «Ведомости в банк», «Ведомости в кассу» и журнал «Зарплата», где собраны все документы по расчетам с персоналом. Ведомость на счета в типовой Бухгалтерии отсутствует — если организация перечисляет зарплату на карты разных банков, используется ведомость в банк с указанием лицевых счетов или доработка.

Если зарплатный проект подключен, ведомости в банк формируются в привязке к конкретному зарплатному проекту (справочник «Зарплатные проекты» в том же разделе). Перед созданием ведомости убедитесь, что в карточке сотрудника заполнен лицевой счет в рамках этого проекта — иначе сотрудник не попадет в табличную часть автоматически.

Ведомости в разрезе способов выплаты

Способ выплаты определяет, какой именно документ нужно искать. Зарплата на карты в рамках зарплатного проекта — «Ведомость в банк». Выплата наличными — «Ведомость в кассу». Перевод на произвольные счета сотрудников (когда нет зарплатного проекта) — «Ведомость на счета» (только в ЗУП). Выплата через раздатчика — отдельный вид для устаревшей схемы выдачи через ответственное лицо.

Какой вид ведомости выбрать

Ведомость в банк

Зарплатный проект с конкретным банком. Требует заполненных лицевых счетов сотрудников и настроенного обмена с банком.

Ведомость в кассу

Наличная выплата из кассы. После проведения формируется расходный кассовый ордер, в ЗУП — при синхронизации с Бухгалтерией.

Ведомость на счета

Переводы на личные карты сотрудников в разных банках. Доступна только в ЗУП, в Бухгалтерии такого документа нет.

Ведомость через раздатчика

Редкая схема выдачи через ответственное лицо. Используется в исключительных случаях, требует осторожности в учете.

Как создать и проверить ведомость

Общая логика создания одинакова в обеих конфигурациях. В журнале ведомостей нажмите «Создать», укажите месяц начисления, за который выплачивается зарплата, дату выплаты и способ. Затем нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберет сотрудников с непогашенной задолженностью по начислениям за указанный месяц. Суммы подтягиваются из расчетных документов: начисления зарплаты, отпускных, больничных.

После заполнения обязательно сверьте итоговую сумму ведомости с расчетным листком или отчетом «Расчетный листок» / «Свод начислений» за тот же месяц. НДФЛ к перечислению программа показывает отдельной колонкой — в ЗУП 3.1 налог учитывается именно на дату ведомости, поэтому дата документа влияет на сроки уплаты налога.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма ведомости

Норма

Совпадает с задолженностью по расчетным документам за месяц

Тревожный признак

Расхождение — проверьте, все ли начисления проведены и нет ли ручных корректировок

Список сотрудников

Норма

Все сотрудники с задолженностью попали в табличную часть

Тревожный признак

Кого-то нет — проверьте лицевой счет, подразделение и наличие долга

Проведение документа

Норма

Документ проведен без ошибок, в журнале нет серой пометки

Тревожный признак

Ошибка проведения — читайте текст сообщения, чаще всего не заполнено подразделение или счет

НДФЛ

Норма

Сумма налога к перечислению соответствует удержанному за период

Тревожный признак

Налог не заполнился — проверьте, что ведомость проводится после документов начисления

Что делать, если ведомость не находится

Самая частая причина «пропавшей» ведомости — отбор в журнале. Проверьте установленный период, организацию и отбор по подразделению. В ЗУП журналы по умолчанию могут показывать документы только текущего месяца. Снимите отборы через «Ещё» → «Настроить список» или сбросьте период.

Вторая причина — права доступа. Если пользователю не назначена роль расчетчика или кассира, журналы ведомостей могут быть недоступны вовсе или показывать не все документы (при включенном ограничении доступа на уровне записей — RLS). Проверить это может администратор в разделе «Администрирование» → «Пользователи и права».

Третья ситуация — документ создан в другой базе. При раздельном ведении учета ведомости создаются и проводятся в ЗУП, а в Бухгалтерию попадают только через синхронизацию. Если синхронизация не выполнялась или завершилась с ошибкой, в бухгалтерской базе ведомости не будет.

Связь ведомости с платежными поручениями и обменом с банком

Ведомость и платежное поручение — связанные, но разные документы. Ведомость фиксирует, кому и сколько выплачивается. Платежное поручение (раздел «Банк и касса» → «Платежные поручения») инициирует перевод денег. В ЗУП и Бухгалтерии платежное поручение можно создать на основании ведомости: откройте документ и используйте кнопку «Создать на основании» или механизм обмена с банком.

Для зарплатных проектов действует обмен реестрами: из ведомости формируется файл реестра на зачисление (кнопка обмена с банком в форме документа или раздел «Обмен с банками»), который выгружается в клиент-банк. После подтверждения банком загружается выписка с результатом зачисления. Не редактируйте ведомость после выгрузки реестра — при расхождении сумм банк может отклонить весь файл.

Частые вопросы

Почему в ведомость не попадает сотрудник?

Чаще всего у сотрудника нет задолженности за выбранный месяц (начисление не проведено или уже выплачено), не заполнен лицевой счет для ведомости в банк либо сотрудник относится к другой организации или подразделению, по которому стоит отбор. Проверьте расчетный листок сотрудника за нужный период.

Где найти уже проведенную ведомость за прошлый месяц?

Откройте журнал соответствующего вида ведомостей и расширьте период отбора — по умолчанию журнал может показывать только текущий месяц. Также документ можно найти через «Все функции» → «Документы» → нужный вид ведомости либо через глобальный поиск по номеру.

Чем ведомость отличается от расчетного листка?

Расчетный листок — это отчет, показывающий состав начислений и удержаний сотрудника. Ведомость — учетный документ, которым оформляется сама выплата. Расчетный листок ничего не проводит по учету, ведомость формирует проводки и движения по НДФЛ.

Можно ли выплатить зарплату без ведомости?

В типовых конфигурациях 1С выплата зарплаты оформляется только ведомостью — именно она закрывает задолженность и регистрирует НДФЛ к перечислению. Пропуск ведомости приведет к зависшей задолженности перед сотрудниками и некорректным данным по налогу.

Почему после синхронизации в Бухгалтерии нет ведомости из ЗУП?

Проверьте настройки синхронизации: какие виды документов включены в обмен, нет ли ошибок в журнале регистрации обмена и совпадают ли даты запрета изменения данных в обеих базах. Также убедитесь, что ведомость проведена в ЗУП — непроведенные документы обычно не переносятся.

Как исправить ошибочную сумму в проведенной ведомости?

Если деньги еще не перечислены, распроведите ведомость, исправьте сумму и проведите снова. Если выплата состоялась, ведомость не трогайте: оформите корректирующее начисление и отдельную ведомость на разницу либо сторнирующий документ — в зависимости от ситуации.