Другое · 9 мин
Где найти ФОТ в 1С: инструкция по поиску фонда оплаты труда
Где найти фонд оплаты труда в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Пошаговые инструкции по отчётам, настройке аналитики, проверке расхождений и типичным ошибкам.
Фонд оплаты труда (ФОТ) в 1С не хранится одной готовой цифрой — программа собирает его из начислений, введённых документами за период. Поэтому задача «найти ФОТ» сводится к выбору правильного отчёта и пониманию, какие виды начислений в него попадают. В типовых конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия есть несколько отчётов, которые показывают ФОТ в разных разрезах.
Быстрее всего ФОТ смотрят в отчётах «Полный свод начислений, удержаний и выплат» и «Анализ ФОТ по сотрудникам» в ЗУП, а в 1С:Бухгалтерии — через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 и отчёт «Анализ начислений и удержаний». Ниже разберём, где именно находятся эти отчёты, как их настроить и как проверить, что цифра корректна.
Что такое ФОТ и из чего он складывается в 1С
Фонд оплаты труда — это сумма всех начислений сотрудникам за период: оклады, премии, надбавки, доплаты, отпускные, больничные и другие выплаты, которые организация относит к оплате труда. В 1С ФОТ формируется из регистров начислений, поэтому его состав напрямую зависит от того, как настроены виды расчёта в плане видов расчёта «Начисления».
Важно различать ФОТ и фонд заработной платы: в управленческом учёте в ФОТ часто включают страховые взносы, а иногда — компенсации и материальную помощь. В типовых отчётах 1С начисления и взносы показываются отдельными колонками, поэтому перед снятием цифры решите, какой именно показатель вам нужен, и сложите соответствующие колонки.
Ещё одна тонкость — период. Начисление может относиться к одному месяцу, а быть зарегистрировано в другом (например, премия за декабрь, введённая в январе). В отчётах 1С обычно есть выбор: смотреть по периоду начисления или по дате регистрации. Для согласованных цифр с бухучётом используйте период регистрации.
Где найти ФОТ в 1С:ЗУП
Основная точка входа — раздел «Зарплата», подраздел «Отчёты, справки по зарплате». Здесь собраны все зарплатные отчёты конфигурации. Если раздела не видно, проверьте права пользователя: отчёты доступны ролям расчётчика, кадровика и главного бухгалтера.
- 1Откройте раздел «Зарплата» в левой панели навигации.
- 2Перейдите в «Отчёты, справки по зарплате».
- 3Найдите отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» или «Анализ ФОТ по сотрудникам».
- 4Укажите период и организацию, при необходимости отбор по подразделению.
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую строку по начислениям.
Отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» показывает все начисления за период в разрезе сотрудников и видов расчёта — итог по колонке начислений и есть ФОТ. Отчёт «Анализ ФОТ по сотрудникам» удобен, когда нужна динамика по месяцам и сравнение плановых и фактических значений.
Если нужен плановый ФОТ
Кроме фактического ФОТ в ЗУП есть механизм планирования: отчёт «Плановый ФОТ» и документы «Изменение плановых начислений». Плановый ФОТ считается из штатного расписания и назначенных сотрудникам начислений, без учёта фактических отработанных дней и разовых премий. Он полезен для бюджетирования, но не заменяет фактические данные.
Где найти ФОТ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 зарплатные отчёты находятся в разделе «Зарплата и кадры» — «Отчёты по зарплате». Здесь доступны «Расчётные листки», «Свод начислений и удержаний» и «Анализ начислений и удержаний». Итог по начислениям в своде — это ФОТ за выбранный период.
Второй способ — через проводки. Откройте «Операции» — «Оборотно-сальдовая ведомость», установите период и отбор по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда». Кредитовый оборот по счёту 70 за период показывает сумму начисленной оплаты труда. Этот способ удобен, когда нужно сверить ФОТ с данными бухучёта или проверить, всё ли отражено на счетах.
Учтите, что в кредитовый оборот счёта 70 могут попадать и выплаты, не относящиеся к ФОТ (например, некоторые компенсации). Для точного состава смотрите аналитику по видам начислений в зарплатных отчётах, а не только счёт.
Настройка отчётов под свою структуру ФОТ
Типовые отчёты включают все начисления подряд, но организации часто считают ФОТ по-своему: кто-то исключает больничные за счёт ФСС, кто-то добавляет взносы. В этом случае используйте настройки отчёта — кнопка «Настройки» в форме отчёта.
В настройках можно добавить отбор по виду начисления, сгруппировать данные по подразделениям, должностям или категориям сотрудников, вывести дополнительные поля. Сохранённый вариант отчёта («Сохранить вариант») позволит не настраивать его заново каждый месяц.
Если типового отчёта не хватает, в ЗУП есть «Универсальный отчёт», который строится по регистрам накопления «Начисления и удержания по сотрудникам» и «Зарплата к выплате». Он требует понимания структуры регистров, но позволяет собрать практически любую аналитику по ФОТ.
Как проверить корректность цифры ФОТ
Полученную цифру стоит сверить минимум по двум независимым источникам: зарплатный отчёт и данные бухучёта. В ЗУП удобно сравнить «Полный свод» с отчётом «Анализ начислений и удержаний» — расхождения укажут на документы, проведённые после расчёта, или на разницу периодов.
Как проверить результат
Совпадает с кредитовым оборотом счёта 70 за тот же период
Расхождение — ищите неотражённые в учёте документы или ручные операции
Совпадает со списочной численностью за период
Кого-то нет — проверьте приём на работу и период отбора
Видны отдельными строками и входят в итог
Отсутствуют — проверьте, проведены ли документы отсутствий
Частая причина расхождений — неотражённая в учёте зарплата. В ЗУП проверьте документ «Отражение зарплаты в бухучёте» за нужный месяц: без него данные в бухгалтерию не переносятся, и сверка со счётом 70 не сойдётся.
Типичные ошибки при поиске ФОТ
Отдельная ошибка — искать ФОТ в кадровых отчётах. Отчёты по штатному расписанию показывают плановые оклады по ставкам, а не фактические начисления. Для фактического ФОТ нужны именно зарплатные отчёты по регистрам расчёта.
Что делать, если отчёт не формируется или цифра явно неверна
Если отчёт пустой, сначала проверьте три вещи: период, организацию в отборе и наличие проведённых документов начисления за этот период («Начисление зарплаты и взносов»). Без проведённого расчёта месяца данные в отчёт не попадут.
Как выбрать действие
Если данные в регистрах повреждены после обмена или переноса, не исправляйте их ручными документами «вслепую» — сначала сделайте копию базы и проанализируйте расхождения через универсальный отчёт. Массовые ручные правки расчётных регистров часто ломают последующие расчёты НДФЛ и взносов.
Итог и частые вопросы
ФОТ в 1С находится через зарплатные отчёты: в ЗУП — «Полный свод начислений, удержаний и выплат» и «Анализ ФОТ по сотрудникам», в Бухгалтерии — «Свод начислений и удержаний» и обороты по счёту 70. Главное — правильно выбрать период, понимать состав показателя и сверять цифру с бухучётом перед использованием в отчётности или бюджете.
Что важно запомнить
ФОТ — это итог начислений за период, а не выплаты и не плановые оклады. Смотрите его в зарплатных отчётах ЗУП или Бухгалтерии, сверяйте с оборотом счёта 70 и проверяйте настройки видов начислений, если цифра вызывает сомнения.
Чем ФОТ отличается от суммы к выплате в 1С?
ФОТ — это начисленные суммы до удержаний. Сумма к выплате — это начисленное минус НДФЛ и другие удержания. В отчётах ЗУП это разные колонки: для ФОТ берите итог по начислениям, а не «к выплате».
Можно ли посмотреть ФОТ по подразделению или проекту?
Да. В настройках отчёта добавьте группировку или отбор по подразделению. Для анализа по проектам нужна включённая аналитика проектов в настройках учёта и заполнение проекта в документах начисления или отражения в учёте.
Почему в отчёте нет данных за последний месяц?
Скорее всего, не проведён документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц или он проведён черновиком. Также проверьте, что в отборе отчёта указана нужная организация и корректный период.
Где в 1С посмотреть ФОТ вместе со страховыми взносами?
Возьмите итог начислений из «Полного свода» и добавьте взносы из отчёта «Анализ взносов в фонды» (в ЗУП — раздел «Налоги и взносы»). В типовом своде взносы выводятся отдельными колонками, их можно просто просуммировать.
Плановый ФОТ в штатном расписании совпадает с фактическим?
Обычно нет. Плановый ФОТ считается из окладов и ставок без учёта больничных, отпусков, вакансий и разовых премий. Расхождение в несколько процентов — норма; сильное отклонение говорит о неучтённых вакансиях или массовых отсутствиях.
Как выгрузить данные по ФОТ в Excel?
Сформируйте нужный отчёт и сохраните его через «Файл — Сохранить как» в формате табличного документа (mxl) или Excel. Перед выгрузкой сверните лишние группировки в настройках, чтобы таблица была компактной.