Другое · 10 мин
Где найти трудовую функцию в 1С ЗУП
Разбираем, где в 1С ЗУП найти трудовую функцию: справочники, карточка сотрудника, штатное расписание, печать трудового договора и типичные ошибки.
Трудовая функция в 1С:ЗУП — это описание работы, которую выполняет сотрудник по должности: обязанности, права и ответственность. Она нужна при заполнении трудового договора, формировании ЭТК (электронной трудовой книжки) по форме ЕФР-1 и при кадровом учёте в целом. Проблема в том, что трудовая функция хранится не в одном месте: она встречается в справочнике должностей, в штатном расписании, в карточке сотрудника и в настройках учётной политики.
Ниже разобраны все основные точки, где трудовая функция находится или отображается в типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом», а также как её заполнить, проверить и вывести на печать. Инструкция ориентирована на релизы ЗУП 3.1, где механизм трудовых функций реализован наиболее полно.
Что такое трудовая функция в ЗУП и где она хранится
В конфигурации трудовая функция — это текстовое описание обязанностей, привязанное к должности. Основное хранилище — справочник «Должности»: у каждой должности есть поле с кратким описанием и полноценная трудовая функция, которая может включать текст обязанностей, прав и ответственности.
Важно понимать различие двух сущностей. Первая — трудовая функция как содержание должности, используемая в трудовом договоре и должностной инструкции. Вторая — трудовая функция для отчётности в СФР (форма ЕФР-1), которая указывается в кадровых документах при приёме, переводе и увольнении. Это разные поля, и заполнение одного не заменяет другого.
Путь 1: справочник «Должности»
Основное место, где трудовая функция создаётся и редактируется, — справочник должностей. Откройте раздел «Кадры» → «Должности» (в некоторых настройках интерфейса путь: «Настройка» → «Должности» или «Главное» → «Должности» — состав разделов зависит от включённых функциональных опций).
Откройте нужную должность двойным щелчком. В карточке найдите поле «Трудовая функция» — оно может быть свёрнуто или располагаться на отдельной закладке в зависимости от релиза. Здесь вводится текст обязанностей, который затем подставляется в печатные формы.
- 1Перейдите в раздел «Кадры» → «Должности»
- 2Найдите нужную должность через поиск по наименованию
- 3Откройте карточку должности и найдите поле «Трудовая функция»
- 4При необходимости заполните или отредактируйте текст обязанностей
- 5Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте подстановку в документах
Если поле «Трудовая функция» в карточке должности отсутствует, проверьте настройки функциональности: раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки учёта» (или «Настройка» → «Кадровый учёт»). Часть возможностей включается отдельными флагами, и без них соответствующие поля скрыты из интерфейса.
Путь 2: штатное расписание и позиции
Если в программе ведётся штатное расписание, трудовая функция должности автоматически наследуется позициями штатного расписания. Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и откройте конкретную позицию — в ней видна ссылка на должность, а значит, и связанная с ней трудовая функция.
Изменять текст обязанностей нужно именно в справочнике должностей, а не в позиции: позиция лишь ссылается на должность. Если требуется, чтобы у разных позиций одной должности были разные обязанности, корректный путь — завести отдельные элементы справочника «Должности» (например, «Бухгалтер» и «Бухгалтер по расчётам с поставщиками») со своими трудовыми функциями.
Путь 3: карточка сотрудника и кадровые документы
В карточке сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») трудовая функция отображается опосредованно — через занимаемую должность. Откройте сотрудника, перейдите по ссылке на текущее место работы или откройте документ «Приём на работу» / «Кадровый перевод»: там будет указана позиция штатного расписания и должность, к которой привязана трудовая функция.
Для целей отчётности ЕФР-1 в кадровых документах есть отдельный реквизит трудовой функции, который передаётся в СФР. Он заполняется в документах приёма и перевода — обычно в блоке сведений о договоре или на закладке с данными для отчётности. Если этот реквизит пуст, при подготовке отчёта ЕФР-1 программа выдаст предупреждение или отчёт уйдёт с неполными сведениями.
Путь 4: печатная форма трудового договора
Проверить, какая трудовая функция уйдёт в документы на подпись, проще всего через печать трудового договора. Откройте документ «Приём на работу» или карточку сотрудника, нажмите «Печать» → «Трудовой договор» (название формы зависит от настроенных шаблонов). В сформированном документе найдите раздел с предметом договора и обязанностями — туда подставляется трудовая функция должности.
Если в печатной форме текст обязанностей пустой или не тот, проверьте по цепочке: заполнено ли поле в справочнике «Должности», та ли должность указана в документе приёма, не переопределён ли текст в самом шаблоне договора. Шаблоны печатных форм редактируются через «Настройка» → «Печатные формы, отчёты и обработки» или через макеты договоров, если в организации используются собственные шаблоны.
Как проверить результат
Текст обязанностей заполнен и актуален
Поле пустое или содержит устаревший текст
Обязанности подставились из должности
Раздел пуст или текст не соответствует должности
Реквизит трудовой функции для отчётности заполнен
Программа выдаёт предупреждение о незаполненных сведениях
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — поиск трудовой функции в карточке сотрудника как отдельного поля. В типовой ЗУП у сотрудника нет собственного поля «трудовая функция должности»: она всегда берётся из должности. Если у двух сотрудников на одной должности должны быть разные обязанности, заводите разные должности или прописывайте особенности в дополнительных соглашениях и шаблонах договоров.
Вторая ошибка — путаница между трудовой функцией для договора и для ЕФР-1. Заполнение справочника должностей не заполняет автоматически реквизит для отчётности в старых документах: проверяйте кадровые документы перед сдачей отчёта. Третья ошибка — правка должности после подписания договоров: уже выданные на бумаге документы при этом, естественно, не изменятся, и расхождения придётся оформлять дополнительными соглашениями.
Если поле не видно: права и настройки
Если вы не находите справочник «Должности» или поле трудовой функции, причина обычно в правах или настройках интерфейса. Убедитесь, что у вашей роли есть доступ к кадровым справочникам: пользователям с профилем только «Расчётчик» часть кадровых данных может быть недоступна. Проверку прав выполняет администратор через «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».
Также проверьте командный интерфейс: через кнопку навигации (значок меню в правом верхнем углу панели разделов) можно включить отображение скрытых команд. В редких случаях организации дорабатывают конфигурацию, и состав полей отличается от типового — тогда точное расположение реквизита уточняйте у сопровождающего специалиста.
Как выбрать действие
FAQ: частые вопросы о трудовой функции в 1С ЗУП
Можно ли задать разные трудовые функции для сотрудников на одной должности?
В типовой конфигурации трудовая функция едина для должности. Если обязанности отличаются, создайте отдельные элементы справочника «Должности» с собственными описаниями или оформите различия через шаблоны договоров и дополнительные соглашения.
Почему в трудовом договоре не подставляется текст обязанностей?
Проверьте три точки: заполнено ли поле «Трудовая функция» в карточке должности, та ли должность указана в документе приёма, и не жёстко ли задан текст в самом шаблоне печатной формы — в пользовательских шаблонах поле может быть заменено статичным текстом.
Где заполняется трудовая функция для отчёта ЕФР-1?
В кадровых документах «Приём на работу» и «Кадровый перевод» есть отдельный реквизит для сведений, передаваемых в СФР. Он не копируется автоматически из справочника должностей в уже проведённые документы, поэтому перед сдачей отчёта проверьте его заполнение за отчётный период.
Изменится ли трудовая функция в старых документах после правки должности?
Нет. Документы хранят данные на дату проведения, поэтому ранее оформленные приёмы и напечатанные договоры сохранят прежний текст. Для сотрудников, чьи обязанности изменились, оформляйте кадровый перевод или дополнительное соглашение.
Не вижу справочник «Должности» в меню — что делать?
Вероятнее всего, у вашей учётной записи ограничены права на кадровые справочники или команда скрыта в настройках навигации раздела «Кадры». Обратитесь к администратору 1С для проверки профиля прав, а видимость команд можно включить через настройку панели навигации.
Чем трудовая функция отличается от должностной инструкции в ЗУП?
Трудовая функция — краткое описание обязанностей для договора и отчётности, хранимое в карточке должности. Должностная инструкция — отдельный развёрнутый документ; в типовой ЗУП он обычно ведётся как присоединённый файл или во внешней системе, а не как структурированный объект учёта.
Что важно запомнить
Трудовая функция в 1С ЗУП живёт в справочнике «Должности» (Кадры → Должности), наследуется позициями штатного расписания и подставляется в печатные формы договоров. Для отчёта ЕФР-1 есть отдельный реквизит в кадровых документах — проверяйте оба места. Перед массовыми правками делайте резервную копию базы.