Где найти сведения о трудовой деятельности в 1С

Сведения о трудовой деятельности — это данные о приёме на работу, переводах, увольнениях, переименовании организации и других кадровых событиях, которые работодатель передаёт в Социальный фонд России (ранее — ПФР). С переходом на электронные трудовые книжки эти сведения стали обязательными, и именно в 1С:ЗУП ведётся их учёт и формируется отчётность.

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» данные о трудовой деятельности хранятся не в одном месте, а распределены между документами, регистрами сведений и отчётными формами. Поэтому у кадровиков и бухгалтеров часто возникает вопрос: где именно искать конкретное событие, как проверить, что оно передано в фонд, и как исправить ошибку. Ниже разобраны все основные точки входа.

Инструкции актуальны для типовой конфигурации 1С:ЗУП ред. 3.1. В других решениях (1С:КАМИН, отраслевые конфигурации) структура похожа, но названия разделов могут отличаться.

Где в программе хранятся сведения о трудовой деятельности

Основное хранилище — регистры сведений, которые заполняются автоматически при проведении кадровых документов. Ключевые из них:

• «Мероприятия трудовой деятельности» — события для электронной трудовой книжки (приём, перевод, увольнение, переименование, запрет на ведение бумажной трудовой);
• «Сведения о трудовой деятельности работников» — переданные в фонд данные с указанием даты и номера мероприятия;
• «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» — выбор сотрудника между бумажной и электронной трудовой книжкой.

Открыть регистры напрямую можно через «Главное меню» → «Все функции» → «Регистры сведений», если режим «Все функции» включён в настройках программы. Однако в повседневной работе удобнее пользоваться штатными инструментами: карточкой сотрудника и отчётами.

Как найти сведения через карточку сотрудника

Самый быстрый способ посмотреть трудовую историю конкретного работника — открыть его карточку. Перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного человека и откройте карточку двойным щелчком.

В карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность» (или через меню «Ещё» в зависимости от релиза) доступны заявления о способе ведения трудовой книжки и мероприятия трудовой деятельности. Здесь видно, какие события зарегистрированы, какие переданы в фонд и какие ещё ожидают отправки.

Через кнопку «Печать» в карточке можно сформировать форму СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работодателем работнику» — именно её выдают сотруднику при увольнении или по запросу.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите работника.
2. 2
   Откройте карточку и перейдите по ссылке «Трудовая деятельность».
3. 3
   Проверьте список мероприятий: приём, переводы, увольнение.
4. 4
   Сравните статусы: что передано в СФР, а что только зарегистрировано.
5. 5
   При необходимости сформируйте СТД-Р через кнопку «Печать».

Документы, которыми регистрируются кадровые события

Мероприятия трудовой деятельности не вводятся вручную «с нуля» — они формируются на основании кадровых документов. Найти их можно в разделе «Кадры»:

• «Приемы на работу» — регистрируют мероприятие «Приём»;
• «Кадровые переводы» — мероприятие «Перевод»;
• «Увольнения» — мероприятие «Увольнение»;
• «Переименование организации» — соответствующее мероприятие по всем сотрудникам;
• «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» — выбор формы трудовой книжки.

Если событие было введено задним числом или документ отменили, программа формирует отменяющее мероприятие. Именно поэтому важно работать через штатные документы, а не править регистры вручную — иначе расхождения между учётом и отчётностью неизбежны.

Где искать отчётность по сведениям о трудовой деятельности

Передача сведений в Социальный фонд оформляется отчётами. Раньше использовалась форма СЗВ-ТД, затем она вошла в состав единой формы ЕФС-1 (раздел 1). Найти отчёты можно в разделе «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или «Отчетность, справки» → «ЕФС-1».

При создании отчёта программа автоматически подбирает непереданные мероприятия за выбранный период. Важно помнить о сроках: сведения о приёме и увольнении подаются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, остальные события — в установленный законодательством срок (как правило, до 25-го числа месяца, следующего за отчётным).

Проверить, какие отчёты уже отправлены и приняты, можно в журнале «1С-Отчетность» по статусам: «Отправлено», «Принято в обработку», «Сдано». Если отчёт отклонён, в протоколе будет указана причина.

Отчёты для анализа и контроля данных

Для сверки учёта с отчётностью в ЗУП предусмотрены специальные отчёты. Они находятся в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» и «Отчетность, справки»:

• «Сведения о трудовой деятельности сотрудников» — показывает все зарегистрированные мероприятия с разбивкой по сотрудникам и статусам передачи;
• «Штатное расписание» и «Штатная расстановка» — для сверки занимаемых должностей с мероприятиями перевода;
• «Остатки отпусков», «Стаж» — косвенно помогают проверить полноту кадровых данных.

Полезный приём — сформировать отчёт «Сведения о трудовой деятельности сотрудников» за период и сравнить его с журналом кадровых приказов. Каждый проведённый приём, перевод или увольнение должен иметь соответствующее мероприятие. Если документ есть, а мероприятия нет — вероятно, документ проведён с ошибкой или дата события не попадает в период действия электронного учёта.

Контрольные точки

Как проверить полноту сведений

Мероприятие по документу

Норма

Каждый приём, перевод и увольнение имеет мероприятие в регистре

Тревожный признак

Документ проведён, но мероприятия нет в отчёте

Статус передачи

Норма

Мероприятие отмечено как переданное в СФР, отчёт принят

Тревожный признак

Мероприятие «висит» непереданным или отчёт отклонён

Заявление сотрудника

Норма

Зарегистрирован выбор формы трудовой книжки

Тревожный признак

Заявление отсутствует у работающего сотрудника

Типичные ошибки и как их исправить

Чаще всего проблемы возникают из-за нарушения последовательности документов. Например, увольнение проведено раньше перевода, или кадровый документ изменили задним числом после отправки отчёта. В таких случаях программа формирует отменяющие и корректирующие мероприятия, которые нужно заново передать в фонд.

Вторая распространённая ситуация — дубли сотрудников в справочнике. Если человек заведён дважды, мероприятия распределяются между двумя карточками, и отчётность формируется некорректно. Проверить дубли можно через поиск по ФИО и СНИЛС в справочнике «Сотрудники».

Третья ошибка — отсутствие заявления о выборе формы трудовой книжки. Без него программа может некорректно определять, какие мероприятия подлежат передаче. Заявление регистрируется документом «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» в разделе «Кадры».

Что делать, если сведения не найдены или не передаются

Если мероприятие не появляется в отчёте, проверьте по цепочке: проведён ли кадровый документ, попадает ли дата события в отчётный период, зарегистрировано ли заявление о форме трудовой книжки, не передано ли это мероприятие ранее в другом отчёте.

Если данные в программе корректны, но выгрузка не проходит, проверьте настройки обмена с контролирующими органами («Отчетность, справки» → «Настройки обмена с контролирующими органами») и актуальность релиза конфигурации — форматы отчётности периодически меняются, и старые версии программы могут формировать файлы устаревшего формата.

Перед любыми массовыми исправлениями сделайте резервную копию информационной базы через «Администрирование» → «Обслуживание». Это позволит откатить изменения, если корректировка документов затронет смежные данные — например, расчёт стажа или среднего заработка.

Маршрут решения

Как найти нужные сведения

Нужна история конкретного сотрудникаОткройте карточку сотрудника → ссылка «Трудовая деятельность»

Нужно проверить, что передано в СФРОткройте «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» и посмотрите статусы ЕФС-1

Нужно сверить учёт с отчётностьюСформируйте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Сведения о трудовой деятельности сотрудников»

Нужно выдать справку работникуВ карточке сотрудника нажмите «Печать» → форма СТД-Р

Мероприятие отсутствуетПроверьте проведение кадрового документа и наличие заявления о форме трудовой книжки

Частые вопросы

Можно ли посмотреть сведения о трудовой деятельности без прав администратора?

Да. Доступ к карточкам сотрудников, кадровым документам и отчётам есть у пользователей с ролями кадровика или расчётчика. Прямой просмотр регистров через «Все функции» обычно доступен только администраторам, но для повседневной работы он и не требуется.

Чем отличается СТД-Р от СТД-СФР?

СТД-Р — форма, которую работодатель выдаёт работнику (при увольнении или по заявлению). СТД-СФР — сведения, которые человек получает самостоятельно в Социальном фонде или через Госуслуги. В 1С формируется именно СТД-Р.

Как исправить ошибочно переданное мероприятие?

Нужно сформировать отменяющее мероприятие и передать его в СФР в составе очередного отчёта ЕФС-1. В типовой конфигурации это делается через отмену или исправление исходного кадрового документа — программа сама подготовит корректирующие данные.

Почему в отчёт не попадает приём на работу?

Чаще всего причины: документ не проведён, дата приёма не входит в отчётный период, мероприятие уже передано ранее, либо у сотрудника не зарегистрировано заявление о форме трудовой книжки. Проверьте эти пункты последовательно.

Где в 1С:Бухгалтерии найти эти сведения?

В 1С:Бухгалтерии 8 функционал по кадровому учёту ограничен. Сведения о трудовой деятельности там доступны через раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» и отчётность в разделе «Отчеты» → «Регламентированные отчеты». Для полноценного учёта электронных трудовых книжек рекомендуется 1С:ЗУП.

Нужно ли передавать сведения по сотрудникам, выбравшим бумажную трудовую книжку?

Да, но в ограниченном составе. По таким работникам передаются сведения о приёме (если он был после подачи заявления), переводах, увольнении и переименовании работодателя, а также сам факт подачи заявления о сохранении бумажной книжки.