Другое · 12 мин
Как изменить паспортные данные сотрудника в 1С
Как изменить паспорт сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: где хранятся паспортные данные, как внести новый документ с сохранением истории и проверить результат.
Замена паспорта — рутинная ситуация в кадровом учёте: сотрудник достиг возраста замены документа, сменил фамилию, потерял паспорт или получил новый взамен испорченного. В программах 1С паспортные данные хранятся не в одном месте, а в специальном регистре с историей изменений, поэтому просто «переписать цифры» в карточке недостаточно — нужно правильно зарегистрировать новый документ, чтобы старые данные сохранились для уже проведённых документов и отчётности.
Ошибка при вводе паспортных данных приводит к вполне конкретным последствиям: расхождениям в персонифицированной отчётности (СЗВ-ТД, ЕФС-1, персучёт для ПФР), отказам при приёме отчётов из-за несовпадения данных с базой ФНС и ПФР, неверным записям в трудовых договорах и приказах. Поэтому важно не только внести новые данные, но и указать корректную дату, с которой они действуют.
Ниже разобран порядок изменения паспортных данных в 1С:ЗУП (редакция 3.1) и в 1С:Бухгалтерии (редакция 3.0), а также частные случаи: смена фамилии вместе с паспортом, исправление ошибочно введённых данных и проверка того, что изменения отразились в документах и отчётах.
Где в 1С хранятся паспортные данные
В типовых конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия паспортные данные привязаны не к элементу справочника «Сотрудники», а к физическому лицу — справочнику «Физические лица». Это принципиально: один человек может быть оформлен как сотрудник в нескольких организациях или по нескольким договорам, но паспорт у него один, и менять его нужно один раз для физлица.
Сами реквизиты документа (серия, номер, кем и когда выдан, код подразделения) хранятся в регистре сведений «Документы физических лиц». Этот регистр периодический: каждая запись действует с определённой даты, благодаря чему программа «помнит» все прежние документы. Именно поэтому корректный способ замены паспорта — добавление новой записи, а не редактирование существующей.
Открыть карточку физического лица можно несколькими путями: из справочника «Физические лица» (раздел «Настройка» или «Кадры» в зависимости от конфигурации), из карточки сотрудника — по ссылке на физлицо в шапке, либо через поиск по фамилии в полнотекстовом поиске. Во всех случаях вы попадёте в одну и ту же форму.
Как внести новый паспорт в 1С:ЗУП 3.1
Основной путь — через карточку сотрудника. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники», найдите нужного человека и откройте его карточку. В шапке формы рядом с ФИО есть ссылка «Личные данные» (в некоторых релизах — «Личная информация»). Нажмите её: откроется панель с адресами, контактами и документом, удостоверяющим личность.
Рядом с полем документа есть гиперссылка «История…» — именно она ведёт в регистр «Документы физических лиц». Откройте историю, нажмите «Добавить» и заполните новую строку: вид документа (обычно «Паспорт гражданина РФ»), серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения. Дата выдачи из нового паспорта станет датой начала действия записи.
После записи проверьте, что в форме «Личные данные» отображается новый документ. Программа автоматически выбирает запись с максимальной датой, поэтому если вдруг показывается старый паспорт — скорее всего, дата выдачи нового документа введена с ошибкой и оказалась раньше даты прежней записи.
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного человека
- 2В карточке сотрудника нажмите ссылку «Личные данные»
- 3Рядом с документом, удостоверяющим личность, откройте «История…»
- 4Нажмите «Добавить» и введите вид документа, серию, номер, дату выдачи, кем выдан
- 5Запишите форму и убедитесь, что отображается новый паспорт
- 6Проверьте печатную форму приказа или личной карточки Т-2 — там должны быть новые реквизиты
Как изменить паспорт в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии 3.0 логика та же, но расположение команд отличается. Откройте раздел «Справочники» → «Физические лица» (или «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» и перейдите из карточки сотрудника в карточку физлица по ссылке). В карточке физического лица найдите поле с документом, удостоверяющим личность.
Рядом с полем документа есть команда перехода к истории — либо ссылка «История», либо кнопка с изображением карандаша/стрелки, в зависимости от релиза. В открывшемся списке добавьте новую строку с реквизитами нового паспорта. Если сотруднику оформляются кадровые документы, новые реквизиты подтянутся в них автоматически при создании.
Если паспорт нужен для подписанта или руководителя (например, для отражения в доверенностях и отчётности), проверьте также раздел «Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи»: данные ответственных лиц там могут храниться отдельно и обновляться независимо.
Смена фамилии вместе с паспортом
На практике замена паспорта часто совпадает со сменой фамилии — при браке или по другим основаниям. В этом случае порядок действий важен: сначала меняется ФИО, затем вносятся новые паспортные данные. Менять фамилию напрямую в карточке физлица нельзя — это делается специальным документом.
В 1С:ЗУП создайте документ «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Смена фамилии» (в новых релизах — «Изменение ФИО»). Укажите сотрудника, новую фамилию, дату изменения и номер документа-основания. Документ создаст запись в регистре «ФИО физических лиц» с историей, аналогично паспорту. После его проведения в приказах и отчётах начнёт использоваться новая фамилия, а старая останется в документах прошлых периодов.
В 1С:Бухгалтерии смена фамилии выполняется проще: в карточке физического лица рядом с полем ФИО есть ссылка «История», где добавляется новая запись с датой. После смены ФИО не забудьте проверить данные для синхронизации с отчётностью — СЗВ-ТД/ЕФС-1 на смену фамилии подаётся отдельным событием, и программа обычно формирует его автоматически при наличии документа-основания.
Исправление ошибочно введённых данных
Отдельный сценарий — не замена паспорта, а ошибка при первоначальном вводе: перепутана цифра в серии, неверная дата выдачи, опечатка в поле «кем выдан». Здесь логика противоположная: историю создавать не нужно, надо исправить существующую запись, потому что фактически документ не менялся — меняется только отражение реальности в базе.
Откройте историю документов физлица, найдите ошибочную строку и отредактируйте её напрямую. Если ошибочных записей несколько (например, кто-то завёл «новый паспорт» вместо исправления опечатки), лишнюю строку можно удалить через кнопку «Ещё» → «Удалить» в форме списка регистра — но только если вы уверены, что запись действительно ошибочная, а не отражает реально существовавший документ.
После исправления проверьте, не ушла ли в отчётность неверная информация. Если отчёт с ошибочными паспортными данными уже сдан, потребуется корректирующая форма — само по себе исправление в базе не отменяет отправленные сведения.
Как проверить, что изменения применились
Базовая проверка — открыть карточку сотрудника и убедиться, что в «Личных данных» отображается новый паспорт. Затем сформируйте любую печатную форму, где выводятся паспортные данные: личную карточку Т-2, трудовой договор или приказ о приёме. Реквизиты должны соответствовать новому документу.
Вторая контрольная точка — отчётность. Сформируйте черновик ЕФС-1 или справки для сотрудника и сверьте серию и номер паспорта в разделе персональных данных. Если там старые данные, проверьте даты записей в регистре документов и наличие дублей физлица через раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → поиск и удаление дублей (в ЗУП — сервис «Поиск и объединение дублей»).
Наконец, убедитесь, что документы прошлых периодов не «переобулись»: откройте приказ, созданный до замены паспорта, и выведите его печатную форму. Если паспортные данные там выводятся, они должны соответствовать документу, действовавшему на дату приказа. Если показывается новый паспорт в старом документе — значит, запись в регистре была отредактирована, а не добавлена, и историю нужно восстановить.
Как проверить результат
В «Личных данных» показан новый паспорт
Виден старый документ — проверьте даты записей в истории
Серия и номер нового паспорта
Старые реквизиты — документ создан до изменения или есть дубль физлица
Показывает паспорт, действовавший на дату документа
Показывает новый паспорт — история была перезаписана
Персональные данные совпадают с новым паспортом
Расхождение — потребуется корректировка после сдачи
Ограничения и когда нужен специалист
Описанные действия доступны пользователю с правами кадровика или расчётчика — полные права администратора не требуются. Однако есть ситуации, где самостоятельная работа рискованна. Первая — наличие дублей физических лиц: объединение карточек затрагивает все документы базы и выполняется штатной обработкой, но перед ней обязательно делается резервная копия.
Вторая — доработанные конфигурации. Если в вашей базе паспортные данные дополнительно хранятся в самописных регистрах, документах или синхронизируются с внешними системами (СЭД, CRM, банк-клиент для зарплатного проекта), изменение только штатного регистра может не обновить связанные данные. Здесь нужен анализ доработок.
Третья ситуация — обмены между базами, например ЗУП ↔ Бухгалтерия. В типовой синхронизации физлица и их документы переносятся автоматически, но если обмен настроен выборочно или был разорван, паспорт придётся менять в обеих базах. После изменения выполните синхронизацию и сверьте данные на обеих сторонах.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли просто удалить старый паспорт из истории?
Технически можно, но делать этого не стоит. Записи истории используются для корректного отображения данных в документах прошлых периодов и при формировании корректирующей отчётности за те периоды. Удаление старой записи приведёт к тому, что программа будет считать новый паспорт действующим всегда.
Почему после ввода нового паспорта в документах всё равно старый?
Чаще всего причина в дате: программа выбирает запись с максимальной датой начала действия. Проверьте дату выдачи нового паспорта в истории. Вторая возможная причина — документ был создан раньше изменения и хранит реквизиты в своих полях; перезаполните или переведите его. Третья — дубль физического лица: вы изменили данные у одной карточки, а сотрудник ссылается на другую.
Нужно ли менять паспорт в каждой организации отдельно?
Нет. Паспортные данные хранятся у физического лица, а физлицо в типовых конфигурациях общее для всех организаций информационной базы. Достаточно один раз добавить новую запись в историю документов — она будет действовать для сотрудника во всех организациях, где он оформлен.
Что делать с уже сданной отчётностью после замены паспорта?
Если отчётность была сдана с корректными на тот момент данными, ничего делать не нужно — замена паспорта сама по себе не требует корректировок. Но при следующей сдаче персонифицированных форм программа передаст новые реквизиты, и фонды сопоставят их по СНИЛС и ИНН. Убедитесь, что эти идентификаторы в базе верны.
Как изменить паспорт у физлица, которое не является сотрудником?
Точно так же, через справочник «Физические лица»: откройте раздел «Справочники» (в ЗУП — «Настройка» или «Кадры») → «Физические лица», найдите нужное лицо и отредактируйте историю документов. Это актуально для подрядчиков по ГПХ, учредителей и подписантов.
Где посмотреть всю историю паспортов сотрудника одним списком?
Откройте историю документов из карточки физлица — там видны все записи. Альтернатива для администратора: «Все функции» → «Регистры сведений» → «Документы физических лиц» с отбором по нужному физлицу. Второй способ удобен для массовой проверки, но требует прав доступа к регистру.
Что важно запомнить
Паспорт меняется добавлением новой записи в историю документов физического лица, а не правкой старой — так сохраняется корректность документов прошлых периодов. Фамилию меняйте только документом «Смена фамилии» или записью в истории ФИО. После изменения проверьте карточку сотрудника, печатную форму и черновик отчётности, а при дублях физлиц или доработанной базе сначала сделайте резервную копию.