Где в 1С ЗУП находятся договоры ГПХ и как с ними работать

Договоры гражданско-правового характера в 1С:ЗУП ведутся отдельно от трудовых договоров, и именно это чаще всего вызывает вопрос «где они находятся». Подрядчики не видны в обычном списке сотрудников, для них предусмотрен собственный раздел и собственные документы начисления.

Основное место, где живут ГПХ в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, — раздел «Зарплата» (в некоторых релизах — раздел «Кадры»). Там расположены журналы «Договоры (работы, услуги)», «Акты приемки выполненных работ, услуг» и документ «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)».

Ниже разберём, как включить функциональность ГПХ, где завести подрядчика, как оформить договор и акт, начислить и выплатить вознаграждение, а также где проверить попадание сумм в отчётность.

Включение функциональности ГПХ в настройках

Если журнала договоров ГПХ нет в интерфейсе, скорее всего, соответствующая опция просто не включена. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Настройка состава разделов и реквизитов» (в ряде релизов путь: «Настройка» → «Расчет зарплаты») и установите флажок «Договоры ГПХ» или «Выплаты бывшим сотрудникам и договоры ГПХ» — формулировка зависит от версии.

После включения опции в разделе «Зарплата» появятся журналы «Договоры (работы, услуги)» и «Начисления по договорам», а в разделе «Кадры» — справочник договорников. Без включённой опции документы ГПХ в программе просто не создать.

Если опция включена, но журналов всё равно не видно, проверьте права пользователя: роль «Кадровик» или «Расчетчик» должна иметь доступ к документам ГПХ. Также убедитесь, что вы работаете не в режиме «простого» интерфейса с ограниченным составом разделов.

Где завести подрядчика (договорника ГПХ)

Физическое лицо по договору ГПХ заводится в разделе «Кадры» → «Договорники ГПХ». Если такого пункта нет, используйте «Кадры» → «Сотрудники» — при создании нового сотрудника укажите, что он принимается по договору ГПХ, либо создайте физлицо через справочник «Физические лица», а договор оформите отдельным документом.

В карточке договорника заполните ФИО, СНИЛС, ИНН, дату рождения и адрес — эти данные обязательны, потому что попадут в отчётность по взносам (РСВ, персонифицированные сведения) и в форму 6-НДФЛ. Незаполненный СНИЛС — типичная причина ошибок при выгрузке отчётов.

Обратите внимание: договорник ГПХ не отображается в штатном расписании и в общем списке сотрудников с трудовыми договорами. Это нормально — программа разделяет кадровый учёт и учёт подрядчиков.

Как оформить договор ГПХ

Сам договор создаётся в разделе «Зарплата» → «Договоры (работы, услуги)» кнопкой «Создать». В документе укажите организацию, договорника, даты начала и окончания работ, сумму договора и подразделение, на расходы которого будет отнесено вознаграждение.

Ключевые реквизиты, от которых зависит налоговый учёт:

• Вид договора — подряд, оказание услуг, авторский. От вида зависит, облагается ли вознаграждение взносами на травматизм и как применяются вычеты по расходам для авторских договоров.
• Код дохода НДФЛ — для обычных договоров подряда и услуг это код 2010, для авторских — свои коды. Программа обычно подставляет код автоматически по виду договора, но проверьте его вручную.
• Статья финансирования / способ отражения — определяет, на какие счета затрат попадёт начисление при синхронизации с бухгалтерской программой.

1. 1
   Включите опцию «Договоры ГПХ» в настройках программы
2. 2
   Заведите физлицо в разделе «Кадры» → «Договорники ГПХ» и заполните СНИЛС и ИНН
3. 3
   Создайте документ «Договор (работы, услуги)» в разделе «Зарплата», укажите сроки, сумму и вид договора
4. 4
   Проверьте код дохода НДФЛ и способ отражения в учёте
5. 5
   Проведите документ и распечатайте форму договора при необходимости

Начисление и выплата вознаграждения

Начисление по договору выполняется двумя способами. Первый — документ «Акт приемки выполненных работ, услуг» (раздел «Зарплата»): он фиксирует факт выполнения работ по конкретному договору и сразу начисляет вознаграждение. Второй — документ «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)», который удобен для разового начисления без акта.

НДФЛ и страховые взносы по ГПХ программа рассчитывает в момент начисления. Вознаграждение по договорам подряда и услуг облагается взносами на пенсионное и медицинское страхование, но не облагается взносами на социальное страхование по нетрудоспособности — это стандартное поведение программы, менять его вручную не нужно.

Выплата оформляется обычной ведомостью: «Выплаты» → «Ведомость в банк» (или в кассу). В поле «Выплачивать» выберите вариант «По договорам ГПХ» или аналогичный — тогда в ведомость подтянутся именно начисления подрядчикам, а не зарплата штатных сотрудников.

Где проверить отражение ГПХ в отчётности

Суммы по договорам ГПХ должны попасть в несколько форм. Проверять удобно через раздел «Отчетность, справки»:

• 6-НДФЛ — вознаграждение отражается с кодом дохода 2010 (или авторским кодом), датой фактического получения дохода считается день выплаты.
• РСВ — договорники включаются в раздел 3 с признаком застрахованного лица, начисления попадают в базу по пенсионным и медицинским взносам.
• Персонифицированные сведения о физических лицах — суммы по ГПХ показываются отдельно от выплат по трудовым договорам.
• ЕФС-1 (разделы по взносам на травматизм) — выплаты по ГПХ включаются в базу только если договором предусмотрено страхование от несчастных случаев.

Для оперативной проверки используйте отчёты «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов в фонды» с отбором по конкретному договорнику. Если сумма есть в начислении, но не попала в отчёт, чаще всего не проведён акт/начисление либо неверно указан код дохода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Подрядчик в ведомости на выплату

Норма

Договорник подтягивается при типе выплаты «По договорам ГПХ»

Тревожный признак

Список пуст — нет проведённого начисления или неверный тип ведомости

НДФЛ в карточке договора

Норма

Налог исчислен в документе начисления

Тревожный признак

НДФЛ = 0 при ненулевой сумме — проверьте код дохода и статус налогоплательщика

Отчёт РСВ, раздел 3

Норма

Договорник присутствует с суммами в базе по взносам

Тревожный признак

Договорника нет — не заполнен СНИЛС или документ не проведён

Частые ошибки при работе с договорами ГПХ

Самая распространённая ошибка — попытка оформить подрядчика как штатного сотрудника через «Прием на работу». В этом случае программа начислит взносы как по трудовому договору, включит человека в штатное расписание и исказит отчётность. Договорники оформляются только через документы ГПХ.

Вторая типичная проблема — заведение одного и того же физлица дважды: как сотрудника и как договорника без привязки к единой карточке физического лица. Это приводит к дублям в 6-НДФЛ и РСВ. Перед созданием нового договорника проверьте справочник «Физические лица» по СНИЛС.

Третья ошибка — неверный вид договора. Если обычный договор оказания услуг оформить как авторский, программа применит нормативный вычет по расходам и занизит НДФЛ, что вскроется при проверке.

FAQ по договорам ГПХ в 1С ЗУП

Почему в разделе «Зарплата» нет журнала «Договоры (работы, услуги)»?

Функциональность ГПХ отключена. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки» и включите опцию «Договоры ГПХ» в настройке состава разделов. Если опции нет — проверьте редакцию программы и права пользователя.

Можно ли начислять вознаграждение по ГПХ ежемесячно, а не разово?

Да. Создайте один договор на весь период и оформляйте ежемесячные «Акты приемки выполненных работ, услуг» — каждый акт начислит свою часть вознаграждения и рассчитает налоги.

Почему по договору ГПХ не начисляются взносы на травматизм?

Это нормально: по умолчанию выплаты по ГПХ не облагаются взносами на страхование от несчастных случаев, если только это прямо не предусмотрено условиями договора. При необходимости отметьте соответствующий признак в договоре.

Как отразить договор ГПХ с уже уволенным сотрудником?

Увольнение не мешает: найдите физлицо в справочнике и создайте документ «Договор (работы, услуги)» на него. Программа корректно учтёт выплаты бывшему сотруднику в отчётности.

Где посмотреть все начисления конкретного подрядчика за период?

Используйте отчёты «Расчетный листок» (доступен и для договорников) или «Анализ НДФЛ» / «Анализ взносов» с отбором по физическому лицу в разделе «Зарплата» → «Отчеты по зарплате».