Другое · 10 мин
Фонд заработной платы в 1С 8.3: где найти и как проанализировать
Где найти фонд заработной платы в 1С 8.3 ЗУП и Бухгалтерии: отчёты по ФОТ, настройка планового ФЗП, анализ начислений и типичные ошибки при поиске данных.
Фонд заработной платы (ФЗП, часто используется термин ФОТ — фонд оплаты труда) в 1С 8.3 не хранится одним отдельным документом, поэтому новички часто не могут его найти. В зависимости от конфигурации и задачи данные о фонде оплаты труда собираются из разных источников: плановых начислений сотрудников, фактически начисленной зарплаты или штатного расписания.
В «1С:Зарплате и управлении персоналом 8.3» есть специализированные отчёты, которые показывают как плановый, так и фактический ФОТ за любой период. В «1С:Бухгалтерии 8.3» фонд оплаты труда можно оценить только через обороты по счетам учёта расчётов с персоналом, что даёт менее детальную картину.
Ниже разобраны конкретные пути к отчётам, настройка планового ФЗП, способы проверки корректности цифр и типичные причины расхождений между планом и фактом.
Где находятся отчёты по ФОТ в 1С:ЗУП 8.3
Основной путь к данным о фонде оплаты труда в ЗУП — раздел «Зарплата» в левой панели навигации. Внутри него есть подраздел «Отчёты, справки по зарплате», где собраны все аналитические формы. Если панель разделов скрыта, её можно открыть через кнопку меню в левом верхнем углу или настроить видимость разделов через «Вид — Настройка панели разделов».
Ключевые отчёты для анализа ФОТ:
- «Анализ ФОТ» — показывает плановый и фактический фонд оплаты труда с детализацией по подразделениям, сотрудникам и видам начислений;
- «Полный свод начислений, удержаний и выплат» — фактические начисления за период, по сути это фактический ФЗП в разрезе видов расчёта;
- «Штатное расписание» и отчёт «Анализ штатного расписания» — плановый ФОТ по штатным позициям;
- «Начисления и удержания по сотрудникам» — детализация по каждому работнику.
Если какого-то отчёта нет в списке, откройте пункт «Все отчёты» внизу списка и найдите нужный через поиск — часть отчётов скрыта настройками интерфейса конкретной базы.
- 1Откройте раздел «Зарплата» — «Отчёты, справки по зарплате».
- 2Выберите отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат».
- 3Укажите период и организацию, при необходимости добавьте отбор по подразделению.
- 4Нажмите «Сформировать» — строка «Начислено» по итогу отчёта и есть фактический ФОТ за период.
- 5Сверьте сумму с оборотами по счёту 70 в бухгалтерской программе.
Плановый ФЗП: откуда берутся цифры
Плановый фонд оплаты труда в ЗУП формируется не вручную, а автоматически — из плановых начислений, назначенных сотрудникам кадровыми документами: приёмом на работу, кадровым переводом, изменением оплаты труда. Если сотруднику назначен оклад 60 000 рублей и ежемесячная премия 10%, плановый ФОТ по нему будет рассчитан из этих данных.
Чтобы плановый ФОТ считался корректно, важно вести кадровые изменения документами, а не править начисления напрямую. Разовые корректировки в документах начисления зарплаты на плановый фонд не влияют — они попадают только в фактический.
Штатное расписание как источник планового ФОТ
Если в программе включено ведение штатного расписания (настройка: «Настройка — Реквизиты и настройки — Штатное расписание»), плановый ФОТ удобно смотреть через отчёт «Штатное расписание» в разделе «Кадры» или «Зарплата». Там виден фонд по каждой позиции, вакантным ставкам и итог по организации или подразделению.
Обратите внимание: ФОТ в штатном расписании считается по позициям, а не по людям. Если на одной ставке числятся два совместителя по 0,5 ставки, плановый фонд по позиции останется прежним, а фактический может отличаться из-за отпусков, больничных и отработанного времени.
Как найти ФЗП в 1С:Бухгалтерии 8.3
В бухгалтерской конфигурации нет кадровой аналитики по плановому фонду, но фактические начисления видны через счета учёта. Основной инструмент — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» из раздела «Отчёты».
Кредитовый оборот по счёту 70 за период — это и есть фактически начисленный фонд оплаты труда (вместе с отпускными и больничными). Для анализа по подразделениям или сотрудникам включите в настройках отчёта группировку по субконто. Если зарплата распределяется по счетам затрат (20, 25, 26, 44), дополнительно полезен отчёт «Анализ счёта» по этим счетам с субконто «Сотрудники» или «Статьи затрат».
Для управленческого анализа в бухгалтерии также есть отчёт «Зарплата — Расчётные листки» и свод начислений, если в программе ведётся расчёт зарплаты, а не только отражение проводок из ЗУП.
Где смотреть ФОТ: сравнение подходов
Подходит для сравнения плана и факта, детализации по подразделениям и видам начислений. Требует корректного ведения кадровых документов.
Лучший вариант для фактического ФОТ за месяц или квартал. Не показывает плановые значения.
Быстрый способ увидеть фактические начисления без доступа к ЗУП. Нет разбивки по видам начислений и плановых данных.
Даёт плановый фонд по позициям, включая вакансии. Не отражает фактические выплаты.
Настройка состава ФОТ и частые причины расхождений
Одна из главных проблем при поиске «правильного» ФЗП — разные представления о его составе. Бухгалтерия может включать в фонд отпускные и пособия за счёт работодателя, руководство — только оклады и премии, а отчёт в ЗУП считает по своим настройкам. Прежде чем сравнивать цифры, договоритесь, что именно входит в показатель.
Типичные причины расхождений между отчётами:
- отпускные и больничные попадают в фактический ФОТ, но не в плановый;
- начисления уволенных сотрудников учитываются в факте, но исключены из текущего плана;
- в штатном расписании есть вакантные ставки, завышающие плановый фонд;
- разовые начисления оформлены документом «Разовое начисление» и не попали в плановый ФОТ;
- перерасчёты прошлых периодов попадают в отчёт за текущий месяц.
Проверка корректности данных по фонду оплаты труда
После формирования отчёта полезно выполнить несколько контрольных проверок. Сначала сверьте итог фактических начислений в ЗУП с кредитовым оборотом счёта 70 в бухгалтерии — суммы должны совпадать или отличаться на понятные величины (например, пособия за счёт ФСС). Затем проверьте, нет ли в отчёте сотрудников без плановых начислений: для этого в «Анализе ФОТ» добавьте группировку по сотрудникам и найдите строки с нулевым планом при ненулевом факте.
Также стоит проверить актуальность штатного расписания: отчёт «Анализ штатного расписания» покажет позиции, по которым плановый ФОТ не соответствует начислениям занятых сотрудников. Это частый источник искажений при бюджетировании.
Как проверить результат
Суммы совпадают или расхождение объясняется пособиями и перерасчётами
Разница без объяснимой причины — ищите непроведённые документы или ошибки обмена
У каждого работающего сотрудника есть плановое начисление
Сотрудники с фактом, но без плана — не оформлен кадровый документ
Плановый фонд позиции соответствует начислениям занимающих её сотрудников
Позиции с устаревшими окладами завышают или занижают плановый ФОТ
Ограничения и когда нужна доработка
Стандартные отчёты ЗУП закрывают большинство задач, но есть ограничения. Плановый ФОТ не прогнозирует будущие премии по KPI, если они не назначены плановыми начислениями. Нет готового отчёта «бюджет ФОТ против факта» с гибкой структурой статей — для этого используют расширения «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» с бюджетированием или выгружают данные во внешние инструменты.
Если требуется нестандартная аналитика — например, ФОТ по проектам, центрам финансовой ответственности или с учётом страховых взносов, — имеет смысл настроить вариант существующего отчёта через «Ещё — Изменить вариант отчёта» или заказать доработку у специалиста по 1С. Самостоятельное изменение запросов в отчётах без опыта СКД чревато некорректными итогами.
FAQ по фонду заработной платы в 1С 8.3
Почему в списке отчётов ЗУП нет «Анализа ФОТ»?
Отчёт может быть скрыт настройками интерфейса. Откройте «Зарплата — Отчёты, справки по зарплате — Все отчёты» и найдите его через строку поиска. Если отчёта нет и там, проверьте права пользователя: доступ к зарплатной аналитике часто ограничен ролями.
Чем ФЗП отличается от ФОТ в отчётах 1С?
В терминологии 1С используется «ФОТ» — фонд оплаты труда, но по смыслу это то же, что обычно называют фондом заработной платы: совокупность всех начислений сотрудникам за труд. Разница появляется только в составе: кто-то включает отпускные и пособия, кто-то нет.
Можно ли посмотреть ФЗП с учётом страховых взносов?
Да, в ЗУП есть отчёт «Налоги и взносы (кратко)» и «Анализ взносов в фонды». Сложив итог начислений из свода с суммой взносов, вы получите полную нагрузку на фонд оплаты труда. Готового единого отчёта «ФОТ с взносами» в типовой поставке нет, но его можно собрать настройкой варианта отчёта.
Почему плановый ФОТ в штатном расписании выше фактического?
Чаще всего из-за вакантных ставок, которые входят в план, но не дают фактических начислений, а также из-за неполного отработанного времени сотрудников. Проверьте количество вакансий в отчёте «Анализ штатного расписания» и наличие неявок в табеле.
Как выгрузить данные по ФОТ в Excel?
Любой отчёт в 1С 8.3 сохраняется через «Ещё — Сохранить» или кнопку сохранения табличного документа — выберите формат Excel. Для регулярной выгрузки удобно сохранить настроенный вариант отчёта, чтобы не собирать настройки заново каждый месяц.
Виден ли ФОТ по совместителям отдельно?
Да, в отчётах ЗУП совместители отображаются отдельными строками как самостоятельные сотрудники. Добавьте группировку или отбор по виду занятости, чтобы отделить основных работников от внутренних и внешних совместителей.
Что важно запомнить
Отдельного документа «фонд заработной платы» в 1С 8.3 нет: плановый ФОТ смотрят в «Анализе ФОТ» и штатном расписании ЗУП, фактический — в «Полном своде начислений» или по оборотам счёта 70 в Бухгалтерии. Перед сравнением цифр договоритесь о составе показателя и сверяйте ЗУП с бухгалтерией.