Другое · 10 мин
Фонд оплаты труда: как посмотреть в 1С
Как посмотреть фонд оплаты труда в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия. Отчёты по ФОТ, настройка планового ФОТ, проверка расхождений и типичные ошибки.
Фонд оплаты труда (ФОТ) в программах 1С можно посмотреть несколькими способами — выбор зависит от того, какая конфигурация используется и какой именно ФОТ нужен: плановый (заложенный в штатное расписание и кадровые документы) или фактический (начисленный за период). Чаще всего задача решается типовыми отчётами без доработок, но важно понимать, какие данные в них попадают и почему цифры могут отличаться от ожиданий.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для анализа предусмотрены специализированные отчёты раздела «Зарплата» и «Кадры». В 1С:Бухгалтерии прямого отчёта «ФОТ» нет, и фактический фонд собирается через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 или анализ счёта. Ниже разобраны оба сценария с конкретными путями в меню.
Что именно вы хотите увидеть: плановый или фактический ФОТ
Прежде чем открывать отчёты, определите, какой показатель нужен, потому что в программе это разные данные из разных источников. Путаница между ними — самая частая причина вопросов «почему суммы не сходятся».
Плановый ФОТ — это сумма плановых начислений сотрудников: оклады, надбавки, ежемесячные премии, назначенные кадровыми документами (приём на работу, кадровый перевод, изменение оплаты труда). Он хранится в регистрах плановых начислений и меняется только кадровыми документами.
Фактический ФОТ — это реально начисленные за период суммы: оклад по отработанному времени, премии, отпускные, больничные за счёт работодателя, компенсации. Он формируется документами «Начисление зарплаты и взносов», «Премия», «Отпуск» и другими.
Как посмотреть плановый ФОТ в 1С:ЗУП
Основной инструмент — отчёт по штатному расписанию. Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и в форме списка нажмите кнопку «Отчёты» → «Штатное расписание» (или «Штатная расстановка»). В табличном документе по каждой позиции выводится оклад, надбавки и итоговый месячный ФОТ по позиции, а внизу — общий итог по организации или подразделению.
Если нужен ФОТ по фактически занятым ставкам без вакансий, используйте отчёт «Штатная расстановка» — она показывает только занятые позиции с привязкой к конкретным сотрудникам. Для анализа по подразделениям удобно свернуть группировки в настройках отчёта (кнопка «Настройки» → вкладка «Структура»).
Дополнительно в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» доступен отчёт «Начисления сотрудников» и аналитические отчёты, где плановые начисления можно вывести списком по сотрудникам на выбранную дату. Это полезно, когда нужно проверить, кому какие плановые начисления назначены.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание»
- 2Нажмите «Отчёты» → «Штатное расписание» или «Штатная расстановка»
- 3Установите дату, на которую нужен ФОТ, и при необходимости отбор по подразделению
- 4Проверьте итоговую строку ФОТ и при необходимости выгрузите в Excel
- 5Для фактического ФОТ откройте «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Полный свод начислений, удержаний и выплат»
Как посмотреть фактический ФОТ в 1С:ЗУП
Для фактических начислений основной отчёт — «Полный свод начислений, удержаний и выплат» в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате». Укажите период (месяц, квартал, год), и отчёт покажет по каждому сотруднику все начисления, удержания, НДФЛ и взносы. Строка «Итого начислено» по организации — это и есть фактический ФОТ за период, включая все виды начислений.
Если нужен ФОТ без отдельных категорий (например, без дивидендов или без пособий за счёт ФСС), откройте «Настройки» отчёта и добавьте отбор по полю «Начисление» или «Группа начислений». Также полезен отчёт «Анализ ФОТ по сотрудникам» (в некоторых версиях — «Анализ начислений по сотрудникам»), который выводит динамику начислений помесячно.
Для быстрой помесячной оценки подойдёт отчёт «Свод начисленной зарплаты» или «Расчётный листок» по организации в целом: он компактнее полного свода и удобен для сверки с бухгалтерией.
Полный свод удобно сохранить как вариант отчёта с нужными отборами (кнопка «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта»). Тогда руководитель сможет открывать готовый ФОТ в один клик без повторной настройки.
Как посмотреть ФОТ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 нет отдельного отчёта «Фонд оплаты труда», но фактический ФОТ легко получить через стандартные бухгалтерские отчёты. Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» и нужный период. Кредитовый оборот по счёту 70 за период — это сумма всех начислений сотрудникам, то есть фактический ФОТ.
Для детализации по сотрудникам используйте «Анализ счёта» по счёту 70 или «Обороты счёта» с группировкой по субконто «Сотрудники». В настройках отчёта (кнопка «Показать настройки») на вкладке «Группировка» добавьте субконто, и вы увидите начисления по каждому работнику отдельно.
Если в бухгалтерии зарплата ведётся без детализации (сводными проводками из ЗУП), анализ по сотрудникам будет недоступен — в этом случае фактический ФОТ по людям смотрят только в ЗУП, а в бухгалтерии сверяют общую сумму по оборотам счёта 70.
Сравнение вариантов
Подходит для детального ФОТ по сотрудникам, подразделениям и видам начислений; требует прав на раздел «Зарплата»
Показывает плановый ФОТ по позициям, включая вакансии; не отражает фактические начисления
Быстрый способ увидеть общий фактический ФОТ; нет детализации по видам начислений и может не быть разбивки по сотрудникам
Почему суммы не сходятся: проверка и типичные причины
Расхождение планового и фактического ФОТ — нормальная ситуация: плановый считается исходя из полного месяца и полной ставки, а фактический зависит от отработанного времени, отпусков, больничных и разовых премий. Но если расхождение неожиданно велико, проверьте типовые причины.
Во-первых, убедитесь, что в кадровых документах корректно заполнены плановые начисления: если сотруднику изменили оклад приказом, но документ «Изменение оплаты труда» в программе не провели, плановый ФОТ устареет. Во-вторых, проверьте, все ли документы начисления за период проведены — непроведённые «Премии» или «Отпуска» не попадают в отчёты.
В-третьих, сверьте периоды: в ЗУП начисления относятся к месяцу начисления, а в бухгалтерии при переносе данных возможны сдвиги по датам. Также убедитесь, что в отчёте выбрана та же организация — в базах с несколькими юрлицами это частая ошибка.
Ограничения прав и безопасная работа с данными
Отчёты по зарплате содержат персональные данные и коммерчески чувствительную информацию, поэтому доступ к ним в типовых конфигурациях ограничен профилями прав. Если отчёт не открывается или показывает пустые данные, проверьте, есть ли у пользователя роли «Чтение данных начисленной зарплаты» или доступ к разделу «Зарплата» — это настраивает администратор в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».
Для руководителей, которым нужен только итоговый ФОТ без расшифровки по людям, разумно настроить вариант отчёта со свёрнутыми группировками и ограниченным доступом — так вы соблюдёте требования к защите персональных данных и не будете передавать лишнюю информацию.
Как проверить результат
Совпадает с кредитовым оборотом счёта 70 в бухгалтерии за тот же период
Расхождение без объяснимой причины (разные периоды, неперенесённые данные)
Меняется при проведении кадровых документов об изменении оплаты
Не реагирует на изменения — документы не проведены или начисления не назначены
По каждому сотруднику видны виды начислений и суммы
Пустые строки — нет прав доступа или не настроены плановые начисления
FAQ: частые вопросы о просмотре ФОТ в 1С
Можно ли посмотреть ФОТ за год одним отчётом?
Да. В «Полном своде начислений, удержаний и выплат» в ЗУП установите период с января по декабрь — отчёт покажет итоговые начисления за год. В бухгалтерии аналогично работает ОСВ по счёту 70 за год: кредитовый оборот даст годовой фактический ФОТ.
Почему в штатном расписании ФОТ больше, чем реально начисляется?
Штатное расписание считает ФОТ исходя из полного фонда рабочего времени и всех ставок, включая вакантные. Фактические начисления меньше из-за отпусков, больничных, неполного времени и вакансий. Для сопоставимости используйте «Штатную расстановку» по занятым позициям и учитывайте отработанное время.
Как выгрузить ФОТ в Excel?
Сформируйте нужный отчёт, затем используйте кнопку «Ещё» → «Сохранить» или стандартное «Файл» → «Сохранить как» и выберите формат табличного документа Excel. Также в большинстве отчётов работает сочетание Ctrl+S сразу после формирования.
В 1С:Бухгалтерии нет разбивки ФОТ по сотрудникам — что делать?
Проверьте настройку обмена с ЗУП: если зарплата переносится сводно, детализации в бухгалтерии не будет по устройству учёта. Детальный ФОТ по сотрудникам в этом случае смотрят в ЗУП, а в бухгалтерии сверяют только общую сумму по счёту 70.
Как посмотреть ФОТ по конкретному подразделению?
В отчётах ЗУП откройте «Настройки» и добавьте отбор по полю «Подразделение» с нужным значением. В бухгалтерии аналогично работает отбор по подразделениям в анализе счёта 70, если на счёте включён учёт по подразделениям.
Входят ли отпускные и больничные в ФОТ в отчётах 1С?
Отпускные и больничные за счёт работодателя входят в начисления и попадают в полный свод и обороты счёта 70. Пособия за счёт ФСС также отражаются в отчётах ЗУП, но при расчёте «собственного» ФОТ работодателя их обычно исключают отбором по видам начислений.
Что важно запомнить
Плановый ФОТ смотрят в штатном расписании ЗУП, фактический — в «Полном своде начислений, удержаний и выплат»; в 1С:Бухгалтерии используют обороты по счёту 70. Расхождения между планом и фактом нормальны, но резкие отклонения проверяют через проведённость документов, периоды и отборы отчётов.