Другое · 9 мин
Как оформить в 1С смену паспорта сотрудника
Пошаговая инструкция, как изменить паспортные данные сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, где хранится история документов и что проверить после ввода.
Замена паспорта — рутинная кадровая ситуация: документ меняют в 20 и 45 лет, при смене фамилии, порче или утрате. В 1С паспортные данные хранятся в карточке физического лица, и просто перезаписать старые значения недостаточно — программа ведёт историю документов, удостоверяющих личность, чтобы в отчётах за прошлые периоды выводились актуальные на тот момент данные.
Ошибка при вводе нового паспорта приводит к конкретным проблемам: в форме 2-НДФЛ (справка о доходах), 6-НДФЛ, персонифицированных сведениях и реестрах в банк уходят неверные серия и номер. Исправлять такие ошибки после сдачи отчётности сложнее, чем сразу ввести данные правильно.
Порядок действий почти одинаков в 1С:ЗУП и в 1С:Бухгалтерии 8, но есть различия в расположении команд и в том, как программа хранит историю. Ниже разобраны оба варианта, а также смежные задачи: смена фамилии вместе с паспортом, проверка результата и типичные ошибки.
Где в 1С хранятся паспортные данные и зачем нужна история
Паспортные данные привязаны к физическому лицу, а не к сотруднику как элементу кадрового учёта. В 1С:ЗУП это справочник «Физические лица», в 1С:Бухгалтерии — реквизиты в карточке сотрудника, которые тоже уходят в данные физлица. Если у человека несколько трудовых договоров или он числится в нескольких организациях одной базы, изменение вносится один раз.
Программа хранит историю документов, удостоверяющих личность, с датами «Действует с». Это принципиально важно: отчётность за прошлый год должна формироваться с тем паспортом, который действовал тогда. Если просто затереть старые данные, корректировочные отчёты за прошлые периоды сформируются с новым документом — и контролирующие органы увидят расхождение с ранее сданными сведениями.
Как изменить паспорт сотрудника в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом паспорт меняется через карточку сотрудника или физического лица. Удобнее всего работать из раздела «Кадры» → «Сотрудники»: откройте нужного сотрудника и перейдите по ссылке «Личные данные» (в некоторых релизах — «Семья, личные данные» или через «Ещё» → «Личные данные»).
В открывшейся форме найдите блок «Документ, удостоверяющий личность». Здесь важно не редактировать существующую строку, а добавить новую запись: укажите вид документа «Паспорт гражданина РФ», серию, номер, дату выдачи, кем выдан и дату «Действует с». Дата «Действует с» — это дата выдачи нового паспорта, именно от неё программа начнёт использовать новые данные.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного сотрудника
- 2Перейдите по ссылке «Личные данные»
- 3В блоке «Документ, удостоверяющий личность» добавьте новую запись с данными нового паспорта
- 4Укажите дату «Действует с» — дату выдачи нового паспорта
- 5Запишите карточку и проверьте, что старая запись сохранилась в истории
- 6Сформируйте любую печатную форму с паспортными данными и убедитесь, что выводится новый документ
Если сотрудник принёс новый паспорт спустя месяцы после выдачи, дату «Действует с» всё равно ставьте фактическую дату выдачи, а не день внесения в программу. Это гарантирует корректное формирование отчётов за промежуточные периоды.
Как изменить паспорт в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии путь короче: «Зарплата и кадры» (или «Справочники») → «Сотрудники» → откройте карточку сотрудника. Паспортные данные находятся в одноимённом поле либо за гиперссылкой «Паспортные данные» / «Личные данные» в зависимости от релиза.
В типовой Бухгалтерии история документов также поддерживается, но механика отличается: при изменении паспортных данных программа может спросить, с какой даты действуют новые сведения. Ответьте корректной датой выдачи — не выбирайте вариант «изменить без сохранения истории», если он предлагается.
ЗУП и Бухгалтерия: различия
Полноценная история документов через форму «Личные данные», несколько записей с датами действия. Подходит для любых кадровых сценариев.
Паспорт правится прямо в карточке сотрудника; история хранится, но управление ею менее наглядно. Достаточно для небольшого штата.
Если вместе с паспортом изменилась фамилия
Частая ситуация — замена паспорта при вступлении в брак и смене фамилии. Здесь одной правкой паспортных данных мало: нужно оформить кадровое изменение фамилии, имени или отчества. В ЗУП для этого есть документ «Изменение фамилии физического лица» (раздел «Кадры»), который создаёт новую запись в истории ФИО с указанием даты.
Порядок такой: сначала оформляется изменение ФИО, затем в карточке физлица добавляется новый паспорт. Кадровый приказ о смене фамилии в бумажном делопроизводстве оформляется на основании заявления сотрудника и копии нового паспорта — в программе документ «Изменение фамилии» служит его электронным аналогом.
Что проверить после ввода нового паспорта
После записи изменений убедитесь, что история сохранена: откройте форму личных данных повторно — в списке документов должно быть минимум две записи, старая и новая, с разными датами «Действует с». Если старая запись исчезла, вы редактировали существующую строку, а не добавляли новую — верните её вручную.
Далее сформируйте контрольные формы: справку 2-НДФЛ (справку о доходах сотрудника) за текущий период и, для проверки истории, за прошлый год. В текущей справке должен быть новый паспорт, в прошлогодней — старый. Проверьте также кадровые печатные формы: личную карточку Т-2 и приказы, где выводятся паспортные данные.
Как проверить результат
Две и более записи с разными датами «Действует с»
Только одна запись — история затёрта
Выводятся серия и номер нового паспорта
Выводится старый паспорт — не заполнена дата действия
Подставляется паспорт, действовавший на ту дату
В старых отчётах новый паспорт — дата «Действует с» указана неверно
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — редактирование существующей записи паспорта вместо добавления новой. Итог: отчётность за прошлые периоды при корректировке формируется с новым документом, что вызывает вопросы при сверках. Вторая частая ошибка — неверная дата «Действует с»: кадровик ставит день внесения данных, а не дату выдачи паспорта, и промежуточные отчёты «теряют» правильный документ.
Ещё одна проблема — дубли физических лиц. Если сотрудник заведён в базе дважды (например, после приёма на вторую организацию), паспорт меняют в одной карточке, а отчёты тянут данные из другой. Перед вводом проверьте через поиск по ИНН или СНИЛС, нет ли дублей, и при наличии воспользуйтесь штатной обработкой объединения дублей.
Когда нужны права и помощь администратора
Изменение личных данных доступно пользователям с ролями кадровика или расчётчика. Если форма «Личные данные» не открывается или поля недоступны для редактирования, значит, у вашей учётной записи нет нужных прав — обратитесь к администратору базы, чтобы он добавил соответствующий профиль доступа.
Отдельная ситуация — обмены между базами: если ЗУП синхронизируется с Бухгалтерией, паспортные данные передаются автоматически, но менять их нужно в ЗУП как в источнике кадровых данных. Ручная правка в принимающей базе будет перезаписана при следующей синхронизации.
Частые вопросы
Нужно ли создавать новый элемент справочника «Сотрудники» при смене паспорта?
Нет. Сотрудник и физическое лицо остаются прежними, меняется только запись о документе, удостоверяющем личность. Создание нового элемента породит дубль и раздвоит кадровую историю.
Что делать, если сотрудник сообщил о смене паспорта через полгода?
Внесите данные с фактической датой выдачи нового паспорта в поле «Действует с». Затем проверьте, не сдавалась ли за этот промежуток отчётность со старыми данными — при необходимости уточнённая отчётность оформляется по общим правилам.
Меняется ли СНИЛС или ИНН при замене паспорта?
Нет, эти идентификаторы присваиваются один раз и не зависят от паспорта. В карточке физлица их редактировать не нужно.
Как оформить смену фамилии, если в базе нет документа «Изменение фамилии»?
В старых релизах Бухгалтерии документа может не быть — тогда ФИО правится в истории ФИО физического лица через карточку сотрудника. В ЗУП используйте кадровый документ, чтобы изменение корректно отразилось в приказах.
Уйдут ли новые паспортные данные в банк при выгрузке реестра на зарплатный проект?
Да, реестры в банк формируются с актуальными на дату документа данными физлица. Если паспорт изменён с корректной датой действия, в реестр попадёт новый документ.
Что важно запомнить
Новый паспорт добавляется как новая запись в истории документов физлица с датой «Действует с», равной дате выдачи. Старые данные не затираются — они нужны для отчётности прошлых периодов. После ввода проверьте историю и контрольные печатные формы, а при смене фамилии дополнительно оформите кадровое изменение ФИО.