Другое · 9 мин
Сотрудник уволен и принят снова: как оформить в 1С
Как оформить в 1С:ЗУП повторный прием ранее уволенного сотрудника: новый элемент справочника или тот же, кадровые документы, НДФЛ, стаж и типичные ошибки.
Повторный прием ранее уволенного сотрудника — частая ситуация: человек увольняется, а через некоторое время возвращается в компанию на ту же или другую должность. В 1С:ЗУП такая операция имеет свои особенности: физическое лицо в базе уже есть, история начислений сохранена, и главная задача — не задвоить данные и корректно отразить новый трудовой договор.
Ключевой принцип: физическое лицо в программе должно быть одно, а вот элемент справочника «Сотрудники» и кадровые документы создаются заново. Это позволяет сохранить непрерывную историю по НДФЛ и взносам и при этом четко разделить периоды работы по разным трудовым договорам.
Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП 8.3, нюансы по налогам и стажу, а также типичные ошибки, которые приводят к задвоению физлиц и искажению отчетности.
Проверьте, есть ли физическое лицо в базе
Перед оформлением приема откройте справочник «Физические лица» (раздел «Кадры» или «Настройка» — зависит от настройки интерфейса) и найдите человека по ФИО. Если сотрудник раньше работал в организации в этой же базе, его карточка физлица уже существует, и создавать дубликат нельзя.
Задвоение физлиц — одна из самых неприятных ошибок: она приводит к разрыву данных по НДФЛ, некорректному расчету вычетов и проблемам при сдаче отчетности. Если дубликаты уже появились, воспользуйтесь встроенной обработкой «Поиск и удаление дублей» либо штатным механизмом объединения карточек физлиц, который предлагает программа при обнаружении совпадений.
Проверьте также актуальность личных данных: паспорт мог быть заменен, фамилия — изменена. Обновите сведения в карточке физического лица до оформления приема, чтобы в кадровых документах и отчетах попали корректные данные.
Создайте новый элемент справочника «Сотрудники»
Физическое лицо и сотрудник в 1С — разные объекты. Физлицо хранит паспортные данные, ИНН, СНИЛС; сотрудник привязан к конкретному трудовому договору с организацией. При повторном приеме стандартная практика — создать новый элемент справочника «Сотрудники», сославшись на уже существующее физическое лицо.
Порядок такой: откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» (или «Сотрудники»), создайте нового сотрудника, в поле «Физическое лицо» выберите существующую карточку из списка. Программа подтянет ФИО и личные данные автоматически.
Новый сотрудник получит свой табельный номер. Это удобно: по старому сотруднику остается история прошлого периода работы, по новому — начинается учет текущего договора, и в отчетах периоды не смешиваются.
Оформите документ «Прием на работу»
Прием оформляется стандартным документом «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Прием на работу». Укажите нового сотрудника, дату приема, подразделение, должность, график работы и условия оплаты труда.
Обратите внимание на дату приема: она должна быть позже даты предыдущего увольнения. Если человек возвращается на следующий день после увольнения, программа это допустит, но проверьте корректность кадровых приказов — даты в документах должны соответствовать бумажным приказам.
Если сотрудник принимается на условиях испытательного срока, совместительства или срочного договора — укажите это в соответствующих полях документа. Для срочного трудового договора обязательно заполните дату окончания и основание, иначе программа не сможет корректно контролировать завершение договора.
- 1Найдите физическое лицо в справочнике и проверьте актуальность паспортных данных, ИНН и СНИЛС
- 2Создайте новый элемент справочника «Сотрудники», связав его с существующим физлицом
- 3Оформите документ «Прием на работу» с новой датой, должностью и условиями оплаты
- 4Проверьте, что право на вычеты по НДФЛ и статус налогоплательщика указаны корректно
- 5Распечатайте или сформируйте приказ о приеме и сверьте с бумажным документом
Настройте НДФЛ, вычеты и страховые взносы
Налог на доходы физических лиц в 1С рассчитывается нарастающим итогом с начала года по каждому физическому лицу. Поскольку физлицо в базе одно, программа автоматически учтет доходы и налог, начисленные до увольнения в текущем году, — отдельных действий здесь не требуется.
Вычеты по НДФЛ (например, на детей) привязаны к физлицу и заявлению. Если заявление на вычет было подано раньше и остается действительным, проверьте, что оно активно в карточке физлица («Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты»). Если за время отсутствия изменился состав вычетов — оформите новое заявление с даты повторного приема.
По страховым взносам также проверьте статус застрахованного лица и категорию. Если сотрудник возвращается после работы в другой организации, это не влияет на вашу базу — сведения о доходах у другого работодателя в 1С вы не вносите.
После повторного приема полезно сразу сформировать справку о доходах по этому физлицу за текущий год и убедиться, что в ней отражены оба периода работы — до увольнения и после повторного приема. Это быстрый способ проверить, что учет по НДФЛ не разорван.
Учтите стаж, отпуск и кадровую историю
Отпускной стаж при повторном приеме начинает течь заново с даты нового приема — предыдущий период работы в право на ежегодный отпуск по новому трудовому договору не входит. Программа рассчитает остаток отпуска исходя из новой даты приема, если ведется автоматический учет остатков.
Проверьте, что при прошлом увольнении компенсация за неиспользованный отпуск была начислена корректно и остаток отпуска по старому договору обнулен. Иначе в отчете «Остатки отпусков» появятся лишние дни, которые исказят расчеты.
Для СЗВ-СТАЖ (сведений о стаже) периоды работы до увольнения и после повторного приема отразятся как отдельные интервалы в рамках одного отчетного года — это нормально, дополнительных настроек не требуется.
Как проверить результат
Одно физическое лицо, к нему привязаны оба сотрудника (старый и новый)
Два физлица с одинаковыми ФИО и датой рождения
У нового сотрудника один прием с новой датой, у старого — прием и увольнение
Прием оформлен на старого уволенного сотрудника без нового документа
В справке о доходах видны оба периода работы, налог посчитан нарастающим итогом
Доходы начисляются «с нуля», игнорируя период до увольнения
По новому договору стаж считается с даты повторного приема
В остатке отпуска учтены дни прошлого периода работы
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространенная ошибка — создание нового физического лица вместо выбора существующего. Внешне все выглядит рабочим, но при формировании отчетности по НДФЛ обнаруживаются две карточки, и данные приходится сливать вручную.
Вторая частая проблема — прием «задним числом» в уже закрытом периоде. Если дата приема попадает в месяц, по которому зарплата рассчитана и период закрыт, документ может не провестись или создать перерасчеты. В таком случае либо отменяйте закрытие периода с пониманием последствий, либо согласовывайте корректную дату приема с кадровой службой.
Третья ошибка — забытые удержания и назначенные выплаты. Если по старому договору были, например, исполнительные листы, проверьте, действуют ли они по новому договору, и при необходимости оформите их заново для нового сотрудника.
Что важно запомнить
При повторном приеме физическое лицо не дублируют, а создают новый элемент справочника «Сотрудники» и оформляют новый документ «Прием на работу». НДФЛ программа учтет нарастающим итогом автоматически, а вычеты, отпускной стаж и удержания нужно проверить вручную.
Частые вопросы
Можно ли «отменить» увольнение вместо нового приема, если сотрудник вернулся быстро?
Технически можно отменить проведение документа увольнения, но это допустимо только если увольнение было оформлено ошибочно и фактически не состоялось. Если человек реально был уволен, а затем принят снова, правильный путь — новый прием: иначе кадровые документы не будут соответствовать бумажным приказам и трудовой книжке.
Нужно ли заново вводить ИНН и СНИЛС при повторном приеме?
Нет. Эти данные хранятся в карточке физического лица и подтянутся автоматически. Достаточно проверить их актуальность — например, если человек менял фамилию, данные могли измениться.
Будет ли НДФЛ считаться с нуля после повторного приема?
Нет. Налог рассчитывается нарастающим итогом с начала года по физическому лицу, поэтому доходы периода до увольнения учитываются автоматически. Если человек в перерыве работал у другого работодателя, эти доходы в вашей базе не отражаются.
Что делать, если случайно создали дубликат физического лица?
Не оформляйте по нему дальнейшие документы. Используйте штатный механизм поиска и объединения дублей либо пометьте лишнюю карточку на удаление, предварительно перенеся на правильное физлицо все оформленные документы. После объединения перепроверьте расчет НДФЛ за год.
Как оформить повторный прием, если человек возвращается на другую должность или в другое подразделение?
Точно так же: новый сотрудник и новый документ «Прием на работу», в котором указываются актуальные подразделение, должность и условия оплаты. Прежнее место работы никак не влияет на оформление нового договора.
Сохранится ли история начислений прошлого периода работы?
Да, все документы и начисления по старому сотруднику остаются в базе без изменений. В отчетах по физическому лицу будут видны оба периода, а по сотрудникам — каждый период отдельно.