Другое · 8 мин
Отпуск с 1 числа: какой месяц начисления выбрать в 1С ЗУП
Отпуск с 1 числа в 1С ЗУП: в каком месяце начислять отпускные, как отразить НДФЛ, страховые взносы и средний заработок. Пошаговая инструкция и ошибки.
Когда отпуск сотрудника начинается с 1 числа месяца, у расчётчика возникает законный вопрос: к какому месяцу отнести начисление отпускных в 1С: Зарплата и управление персоналом. Проблема в том, что отпускные по закону должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска, а значит, выплата фактически приходится на предыдущий месяц. При этом сам отпуск относится к следующему месяцу, и от этого зависит, как программа учтёт суммы в среднем заработке, НДФЛ и страховых взносах.
В 1С ЗУП месяц начисления в документе «Отпуск» определяет, в каком расчётном периоде отразится начисление, как сформируется расчётный листок и как заполнятся регламентированные отчёты. Ошибка в месяце начисления приводит к расхождениям в 6-НДФЛ, расчёте по страховым взносам и к неверному учёту отпускных в последующих расчётах среднего заработка.
Ключевой принцип: отпускные относятся к тому месяцу, за который они начислены, то есть к месяцу начала отпуска, но выплачиваются и облагаются НДФЛ в месяце фактической выплаты. 1С ЗУП умеет корректно обрабатывать эту ситуацию, если документы введены правильно и в нужной последовательности.
Как 1С ЗУП распределяет отпускные по месяцам
В документе «Отпуск» есть поле «Месяц» — это месяц начисления, в котором сумма отпускных отразится в учёте. Когда отпуск начинается с 1 числа, рекомендуемый подход — указать в документе месяц начала отпуска. Тогда начисление попадёт в расчётный листок этого месяца и будет корректно учтено при расчёте зарплаты за него.
Если отпуск захватывает два месяца (например, с 25 июня по 8 июля), программа автоматически разбивает сумму на части по месяцам. Но при отпуске с 1 числа весь отпуск обычно целиком лежит в одном месяце, поэтому разбивка не требуется — важно лишь правильно указать месяц начисления.
Вариант начислить отпускные предыдущим месяцем тоже рабочий, но он менее удобен: сумма попадёт в расчётный листок прошлого месяца, хотя отсутствие сотрудника относится к следующему. Это создаёт путаницу при проверке и при расчёте среднего заработка в дальнейшем.
Пошаговое оформление отпуска с 1 числа
Типовая последовательность действий в 1С ЗУП выглядит так. Сначала создаётся документ «Отпуск» (раздел «Зарплата» — «Отпуска» или «Кадры» — «Все кадровые документы»). В поле «Месяц» укажите месяц, в котором начинается отпуск. Даты отпуска программа подставит из приказа, средний заработок рассчитается автоматически.
Затем оформляется выплата. Если документ «Отпуск» проведён в месяце начала отпуска, а выплатить деньги нужно раньше, создайте ведомость на выплату отпускных отдельно: в документе «Отпуск» нажмите кнопку «Выплатить» или создайте ведомость вручную с видом выплаты «Отпуск». Дата ведомости должна быть не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.
После проведения ведомости проверьте: НДФЛ с отпускных должен учесться с датой получения дохода, равной дате выплаты. В отчёте 6-НДФЛ эта сумма попадёт в период выплаты, что соответствует требованиям законодательства.
- 1Создайте документ «Отпуск», в поле «Месяц» укажите месяц начала отпуска
- 2Проверьте расчёт среднего заработка и сумму отпускных на вкладке с расчётом
- 3Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату отпускных с датой не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска
- 4Проверьте НДФЛ в ведомости: дата получения дохода должна совпадать с датой выплаты
- 5Сформируйте расчётный листок за месяц отпуска и убедитесь, что отпускные отражены в нём
Особенности расчёта среднего заработка
Главная сложность отпуска с 1 числа — на момент расчёта отпускных предыдущий месяц ещё не закрыт, и зарплата за него не начислена. Средний заработок рассчитывается за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, поэтому последний месяц расчётного периода может оказаться неполным в данных программы.
Есть два практических решения. Первое — рассчитать отпускные с учётом фактически начисленных сумм за неполный месяц, а после окончательного расчёта зарплаты пересчитать отпускные через документ «Отпуск» с исправлением (кнопка «Исправить» в документе прошлого периода) или через перерасчёт. Второе — дождаться начисления зарплаты за предыдущий месяц и только потом оформлять отпуск, если сроки выплаты позволяют.
В 1С ЗУП при расчёте отпуска программа показывает, какие суммы вошли в базу среднего заработка. Откройте калькуляцию среднего и проверьте, попал ли предыдущий месяц в расчёт полностью. Если зарплата за него ещё не начислена, сумма среднего будет занижена.
НДФЛ и страховые взносы при переходящей выплате
Для НДФЛ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день выплаты. Если отпуск начинается 1 июля, а деньги выплачены 27 июня, доход относится к июню. В 6-НДФЛ отпускные попадут в раздел 2 того отчётного периода, в котором произошла выплата, с соответствующей датой получения дохода и сроком перечисления налога.
Страховые взносы начисляются в том месяце, в котором произведено начисление отпускных в учёте. Если документ «Отпуск» проведён месяцем начала отпуска, взносы будут начислены в этом месяце и попадут в расчёт по страховым взносам соответствующего периода. Расхождение между месяцем выплаты (для НДФЛ) и месяцем начисления (для взносов) — нормальная ситуация, программа её обрабатывает корректно.
Проверить себя можно через отчёты: «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» покажет, к какому периоду отнесён налог, а «Анализ взносов в фонды» — в каком месяце начислены взносы с отпускных.
Как проверить результат
Отпускные отражены отдельной строкой с корректной суммой
Отпускных нет или они отражены в предыдущем месяце
Дата получения дохода совпадает с датой ведомости на выплату
Доход отнесён к месяцу начисления вместо даты выплаты
Все 12 месяцев расчётного периода заполнены начислениями
Последний месяц пуст или заполнен частично
Типичные ошибки расчётчиков
Самая частая ошибка — указать в документе «Отпуск» предыдущий месяц начисления, чтобы «выплата и начисление совпали». Это приводит к тому, что отпускные попадают в средний заработок не того периода и искажают расчётный листок: в месяце отпуска у сотрудника не будет видно начисления, а в прошлом месяце появится сумма за период, когда он ещё работал.
Вторая ошибка — забыть пересчитать отпускные после начисления зарплаты за предыдущий месяц. Средний заработок, рассчитанный по неполным данным, занижен, и сотрудник недополучает деньги. Третья типичная ситуация — выплата отпускных вместе с зарплатой одной ведомостью без выделения вида выплаты «Отпуск», из-за чего нарушается срок выплаты отпускных.
Частые вопросы
Можно ли провести документ «Отпуск» предыдущим месяцем, чтобы совпала дата выплаты?
Технически можно, но это не рекомендуется: начисление попадёт в расчётный листок прошлого месяца и исказит средний заработок. Правильнее указать месяц начала отпуска, а выплату оформить отдельной ведомостью с нужной датой.
Что делать, если зарплата за предыдущий месяц ещё не начислена на момент расчёта отпускных?
Рассчитайте отпускные по имеющимся данным и выплатите в срок. После окончательного расчёта зарплаты создайте исправление документа «Отпуск» — программа пересчитает средний заработок и доначислит разницу.
В каком месяце отпускные попадут в 6-НДФЛ?
В том, в котором произошла фактическая выплата. Дата получения дохода по отпускным — день выплаты, поэтому при отпуске с 1 июля и выплате в июне сумма отразится в отчётности за период, включающий июнь.
Как оформить перерасчёт отпускных в 1С ЗУП?
Откройте исходный документ «Отпуск» и нажмите «Исправить» — будет создан документ-исправление текущим месяцем. Программа пересчитает средний заработок с учётом новых данных и доначислит разницу, которую нужно выплатить сотруднику.
Влияет ли месяц начисления на страховые взносы?
Да. Взносы начисляются в месяце, указанном в документе «Отпуск». Если отпускные начислены месяцем начала отпуска, взносы попадут в расчёт за соответствующий период, даже если выплата была раньше.
Что важно запомнить
В документе «Отпуск» указывайте месяц начала отпуска, выплату оформляйте отдельной ведомостью за три дня до начала. НДФЛ учитывается по дате выплаты, взносы — по месяцу начисления. После закрытия предыдущего месяца проверьте базу среднего заработка и при необходимости сделайте перерасчёт.