Два рабочих места в 1С 8.3: что это значит у сотрудника

Фраза «два рабочих места у сотрудника» в 1С 8.3 чаще всего означает, что один и тот же человек оформлен в программе на две позиции: например, по основному месту работы и по внутреннему совместительству. В конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия» это отражается через два элемента справочника «Сотрудники», связанных с одним физическим лицом, либо через несколько записей о приёме на работу.

Такая ситуация — нормальная и законная: Трудовой кодекс допускает работу по совместительству, а 1С предоставляет для этого штатные механизмы. Однако у бухгалтеров и кадровиков часто возникают вопросы: как правильно оформить второе место, как программа начислит зарплату и налоги, не задвоятся ли данные в отчётности.

Важно отличать «два рабочих места» от похожих, но других ситуаций: совмещения должностей (доплата без отдельного договора), перевода на другую должность и ошибочного дублирования карточки сотрудника. Каждый из этих случаев оформляется в программе по-разному, и путаница приводит к ошибкам в расчётах и отчётности.

Что такое «рабочее место» сотрудника в терминах 1С

В 1С 8.3 «рабочее место» сотрудника — это не компьютер и не стол, а связка данных: организация, подразделение, должность, вид занятости и условия оплаты труда. Эти сведения фиксируются кадровыми документами «Приём на работу», «Кадровый перевод» и «Увольнение».

Один человек (физическое лицо) может иметь несколько таких связок одновременно. Типовой пример: бухгалтер Иванова работает на полную ставку по основному месту и на 0,5 ставки экономистом по внутреннему совместительству в той же организации. В справочнике «Сотрудники» будет две карточки, обе привязанные к одному физлицу.

Отдельно стоит упомянуть внешнее совместительство: когда человек работает в двух разных организациях. Если обе организации ведутся в одной базе 1С, физлицо тоже может быть общим, а сотрудников — два, в разных организациях.

Основные сценарии, когда у сотрудника два рабочих места

Внутреннее совместительство

Самый частый случай. Сотрудник подписывает второй трудовой договор и работает дополнительно в свободное от основной работы время. В программе создаётся новый элемент справочника «Сотрудники» с видом занятости «Внутреннее совместительство» и отдельным табельным номером.

Работа в двух организациях одной базы

Если в одной информационной базе ведётся учёт нескольких юридических лиц, человек может быть принят в каждую из них. Для программы это два разных сотрудника, но физическое лицо рекомендуется использовать одно — это важно для корректного расчёта НДФЛ при выплатах.

Совмещение должностей — это НЕ второе рабочее место

Совмещение (доплата за расширение зон обслуживания или исполнение обязанностей отсутствующего коллеги) оформляется документом «Совмещение должностей» или «Доплата за совмещение» без создания новой карточки сотрудника. Рабочее место остаётся одно, меняется только начисление.

Ошибочный дубль карточки

Иногда «два рабочих места» — это следствие ошибки: кадровик повторно создал сотрудника вместо оформления перевода или завёл дубль физлица. Признаки проблемы: одинаковые ФИО и дата рождения при разных табельных номерах, отсутствие документа приёма по совместительству, «висящие» начисления.

Как оформить второе рабочее место в 1С 8.3

Порядок действий рассмотрим на примере «1С:Зарплата и управление персоналом 8.3»; в «1С:Бухгалтерии 8.3» логика аналогична, хотя названия документов могут отличаться.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу».
2. 2
   В поле «Сотрудник» выберите существующее физическое лицо — программа предложит создать для него нового сотрудника, согласитесь.
3. 3
   Укажите вид занятости «Внутреннее совместительство», подразделение, должность и размер ставки (например, 0,5).
4. 4
   Задайте график работы совместителя — он должен отличаться от основного и не пересекаться с ним по времени.
5. 5
   Назначьте плановые начисления (оклад или тарифную ставку пропорционально ставке).
6. 6
   Проведите документ и проверьте: в справочнике «Сотрудники» появилась вторая карточка с отдельным табельным номером.

Обратите внимание на поле «Количество ставок»: программа по умолчанию может подставить «1», и если фактически сотрудник работает на полставки, это нужно исправить вручную. От этого значения зависит расчёт пропорциональной оплаты.

График работы совместителя создаётся заранее в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». По нормам ТК РФ продолжительность работы по совместительству не должна превышать половины нормы рабочего времени за соответствующий период — график следует строить с учётом этого ограничения.

Как начисляется зарплата, НДФЛ и взносы при двух местах

Зарплата по каждому рабочему месту начисляется отдельно: в документе «Начисление зарплаты и взносов» появятся две строки — по основному сотруднику и по совместителю. У каждой строки свои плановые начисления, свой табель и свой результат.

НДФЛ исчисляется в целом по физическому лицу: налоговая база суммируется по обоим местам, а стандартные вычеты (например, на детей) предоставляются один раз — по тому месту работы, которое сотрудник выбрал и указал в заявлении. В программе заявление на вычеты вводится документом «Заявление на вычеты НДФЛ» для конкретного сотрудника.

Страховые взносы также считаются с совокупной базы физлица в рамках одного страхователя. Если человек работает в двух организациях одной базы, каждая организация считает взносы самостоятельно со своих выплат.

Табель, отпуска и кадровая отчётность при совместительстве

В табеле учёта рабочего времени совместитель отображается отдельной строкой со своим табельным номером. Отсутствия и явки по двум местам фиксируются независимо: сотрудник может быть в отпуске по основному месту и при этом работать по совместительству (хотя на практике отпуска обычно предоставляются одновременно).

Ежегодный оплачиваемый отпуск по закону предоставляется по обоим местам работы одновременно. В 1С оформляются два документа «Отпуск» — по одному на каждую карточку сотрудника. Стаж для отпуска по каждому месту считается отдельно.

В статистической и персонифицированной отчётности совместители отражаются по особым правилам: например, в среднесписочной численности внутренние совместители учитываются как одна единица, а в отчётах по взносам выплаты суммируются по физлицу. Программа делает это автоматически, но только при условии, что физлицо одно и дубли не заведены.

Как проверить корректность оформления и исправить ошибки

Для проверки откройте карточку физического лица (раздел «Кадры» → «Сотрудники», затем переход по ссылке физлица) и посмотрите список мест работы: там должны отображаться обе позиции с корректными видами занятости и периодами.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество карточек сотрудника у физлица

Норма

Две карточки: основное место и совместительство, у каждой свой табельный номер

Тревожный признак

Две карточки с видом «Основное место работы» в одной организации

Расчётный листок за месяц

Норма

Два блока начислений, НДФЛ один с общей базы

Тревожный признак

Вычет применён дважды или НДФЛ посчитан отдельно по каждому месту

Документ «Приём на работу» по совместительству

Норма

Вид занятости «Внутреннее совместительство», ставка и график указаны

Тревожный признак

Документа нет, карточка создана вручную без кадрового приказа

Если обнаружен дубль физического лица, используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание») либо специализированную обработку объединения физлиц, если она есть в вашей конфигурации. После объединения перепроверьте кадровые документы и пересчитайте зарплату за затронутые периоды.

Часто задаваемые вопросы

Может ли один сотрудник иметь два основных места работы в одной организации?

Нет, в одной организации у физлица может быть только одно основное место работы. Вторая позиция оформляется как внутреннее совместительство. Если программа позволила создать два «основных» места, это признак ошибочного ввода, который нужно исправить через кадровые документы.

Чем совместительство отличается от совмещения в 1С?

Совместительство — это отдельный трудовой договор, отдельная карточка сотрудника и отдельный табель. Совмещение — доплата к существующему договору, оформляется документом «Совмещение должностей» без создания новой карточки. В первом случае рабочих мест два, во втором — одно.

Почему программа начислила НДФЛ дважды по одному сотруднику?

НДФЛ всегда считается по физлицу в целом, но начисления отражаются по каждому месту работы отдельно — это нормально. Тревожный признак — если стандартный вычет применился дважды: проверьте, что заявление на вычеты оформлено только по одному рабочему месту.

Как уволить сотрудника с совместительства, оставив основное место?

Оформите документ «Увольнение» только для карточки совместителя. Карточка основного места работы и физическое лицо при этом не затрагиваются, начисления по основной позиции продолжатся в обычном порядке.

Нужно ли заводить новое физическое лицо для внутреннего совместителя?

Нет. Нужно выбрать существующее физлицо и создать для него нового сотрудника. Заведение дубля физлица приведёт к раздвоению данных по НДФЛ, взносам и персонифицированной отчётности.

Как посмотреть все рабочие места конкретного человека?

Откройте карточку физического лица и перейдите по ссылке «Места работы» (или «Работа» — зависит от конфигурации). Там отобразятся все текущие и архивные позиции с периодами, организациями и видами занятости.