Как посмотреть дни рождения сотрудников в 1С

Дата рождения сотрудника в 1С хранится в карточке физического лица и используется кадровыми отчётами, напоминаниями и персональным учётом. Чтобы посмотреть дни рождения всех работников списком, не обязательно открывать каждую карточку — в типовых конфигурациях есть готовые отчёты и способы вывести дату рождения в список справочника.

Точный путь зависит от конфигурации: в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) кадровые данные наиболее полные, в «1С:Бухгалтерии предприятия» список физических лиц тоже доступен, но отчётов по дням рождения меньше. Ниже разобраны оба варианта, а также универсальные методы через консоль отчётов и настройку списка.

Где в 1С хранится дата рождения сотрудника

Дата рождения — это реквизит справочника «Физические лица», а не справочника «Сотрудники». Один человек может быть оформлен как несколько сотрудников (основное место работы и внутреннее совместительство), но физическое лицо у него одно, и именно там указана дата рождения. Поэтому при поиске дней рождения работать нужно с данными физлиц.

Открыть карточку физического лица можно из карточки сотрудника: в ЗУП это раздел «Кадры» → «Сотрудники», далее в шапке карточки сотрудника есть ссылка на физическое лицо. В карточке физлица поле «Дата рождения» находится в основном блоке данных, рядом с ФИО, полом и СНИЛС.

Если дата рождения в карточке не заполнена, она не попадёт ни в один отчёт и ни в один список. Перед построением сводки по дням рождения имеет смысл проверить полноту данных — об этом ниже в разделе про проверку.

Как посмотреть дни рождения в 1С:ЗУП через отчёты

Самый прямой способ — кадровый отчёт с выводом даты рождения. В типовой ЗУП подходят отчёты «Личные данные сотрудников», «Списки работников» и «Штатная расстановка» (при настройке состава полей). Путь: раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты», либо «Отчёты, справки» → «Кадровые отчёты» в зависимости от релиза.

Отчёт «Личные данные сотрудников»

Откройте отчёт, перейдите в «Настройки» и проверьте, что в структуре отчёта присутствует поле «Дата рождения». Если его нет, включите расширенный режим настройки и добавьте поле из доступных реквизитов физического лица. После формирования вы получите таблицу: сотрудник, подразделение, дата рождения и другие выбранные поля.

Отчёт «Списки работников»

Отчёт «Списки работников» удобен тем, что позволяет гибко настраивать отбор и сортировку. В настройках добавьте поле «Дата рождения», затем отсортируйте таблицу по этому полю. Чтобы получить список именинников конкретного месяца, добавьте отбор: «Дата рождения» → «Месяц» равно нужному номеру месяца. В типовых механизмах СКД такой отбор настраивается через вычисляемое поле или вариант отчёта — если штатных средств не хватает, проще сформировать полный список и отфильтровать в Excel после выгрузки.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
2. 2
   Выберите отчёт «Личные данные сотрудников» или «Списки работников»
3. 3
   Откройте «Настройки» и добавьте поле «Дата рождения»
4. 4
   Установите отбор по организации и при необходимости по подразделению
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте, что колонка дат заполнена
6. 6
   Сохраните вариант отчёта, чтобы не настраивать заново

Как посмотреть дни рождения в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии предприятия» нет специализированного отчёта по дням рождения, но есть справочник «Физические лица»: раздел «Справочники» → «Физические лица» (или «Зарплата и кадры» → «Физические лица» в зависимости от настроек интерфейса). По умолчанию в списке видны только ФИО.

Чтобы вывести дату рождения в список, нажмите «Ещё» → «Изменить форму», найдите в дереве элементов поле «Дата рождения» и поставьте у него флажок видимости. После этого в таблице появится колонка с датами, которую можно отсортировать. Учтите, что изменение формы сохраняется для текущего пользователя и может быть недоступно без прав на изменение настроек.

Альтернатива — отчёт «Список сотрудников организаций» (раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по кадрам») с добавлением поля «Дата рождения» в настройках. Набор доступных отчётов зависит от релиза, поэтому если нужного отчёта нет, используйте универсальный отчёт, описанный ниже.

Универсальный способ: отчёт по справочнику

Во всех конфигурациях на платформе 1С:Предприятие 8.3 есть «Универсальный отчёт» (в ЗУП: «Отчёты, справки» → «Универсальный отчёт»; в Бухгалтерии: «Отчёты» → «Универсальный отчёт»). Он позволяет построить таблицу по любому справочнику без доработок.

Порядок действий: выберите тип объекта «Справочник», объект — «Физические лица», период можно не указывать. В настройках добавьте поля «Наименование» (ФИО) и «Дата рождения», при необходимости — «ИНН» или «СНИЛС» для идентификации. Сформируйте отчёт и отсортируйте по дате рождения. Результат можно сохранить в табличный документ и выгрузить в Excel.

Ограничение метода: универсальный отчёт показывает физических лиц без привязки к тому, работают ли они сейчас. Для отсева уволенных потребуется либо отбор по связанному справочнику «Сотрудники», либо кадровый отчёт из предыдущих разделов.

Сравнение способов

Кадровый отчёт в ЗУП

Подходит для регулярного использования: фильтрует уволенных, выводит подразделения. Требует однократной настройки состава полей.

Список физлиц с колонкой

Самый быстрый просмотр, но без отбора работающих и без подразделений. Подходит для разовой задачи.

Универсальный отчёт

Работает в любой конфигурации без доработок, но требует ручной фильтрации уволенных и не имеет готового шаблона.

Как настроить напоминания о днях рождения

Типовой механизм автоматических напоминаний о днях рождения в стандартной поставке ЗУП и Бухгалтерии отсутствует или ограничен — всё зависит от релиза и наличия подсистемы взаимодействий. Практические варианты без доработки конфигурации:

• сохранить настроенный вариант отчёта «Именинники месяца» и формировать его первого числа каждого месяца;
• настроить рассылку отчётов по расписанию (если в конфигурации включена подсистема рассылки отчётов) — отчёт будет приходить на почту ответственному лицу автоматически;
• выгрузить список дат в Excel и перенести в корпоративный календарь с напоминаниями.

Рассылка отчётов настраивается в разделе администрирования: создаётся рассылка, в неё добавляется сохранённый вариант отчёта, задаётся расписание и получатели. Это штатный механизм, не требующий изменения конфигурации, но он должен быть включён в функциональных опциях программы.

Самая устойчивая схема на практике — сохранённый вариант отчёта с отбором по текущему месяцу плюс рассылка по расписанию. Она не ломается при обновлениях, в отличие от внешних обработок, которые иногда требуют адаптации под новый релиз.

Проверка полноты данных и типичные ошибки

Прежде чем пользоваться списком дней рождения, убедитесь, что даты заполнены у всех сотрудников. Сформируйте отчёт по физлицам с отбором «Дата рождения не заполнена» — пустое значение в отборе покажет проблемные карточки. В ЗУП также есть обработки контроля данных в разделе администрирования (состав зависит от релиза).

При заполнении дат вручную проверяйте данные по документу, удостоверяющему личность: ошибка в дате рождения влияет не только на поздравления, но и на персонифицированный учёт, отчётность в фонды и расчёт страховых взносов по отдельным категориям. Исправление после сдачи отчётности может потребовать корректирующих форм.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вывести возраст сотрудника, а не только дату рождения?

В типовых отчётах готового поля «Возраст» обычно нет. Практичный путь — выгрузить список с датами рождения в Excel и посчитать возраст формулой, либо заказать доработку отчёта с вычисляемым полем на встроенном языке.

Как получить список именинников на конкретную неделю?

Штатный отбор по «ближайшим N дням» в типовых отчётах ограничен. Самый простой способ — сформировать полный список с датами рождения, выгрузить в Excel и отфильтровать по дню и месяцу. Вариант с автоматизацией — доработанный отчёт с отбором по дате без учёта года.

Почему в отчёте дата рождения пустая у части сотрудников?

Значит, поле не заполнено в карточке физического лица. Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке на физлицо и внесите дату рождения по документу. Для массовой проверки используйте отбор «Дата рождения не заполнена» в универсальном отчёте.

Один человек отображается в списке дважды — это ошибка?

Если дублируется строка в отчёте по сотрудникам, вероятно, у физлица заведено несколько сотрудников (совместительство). Если дублируется само физическое лицо — это дубль справочника, его нужно объединить штатной обработкой поиска и удаления дублей в разделе администрирования.

Нужны ли особые права, чтобы видеть даты рождения?

Да, доступ к персональным данным регулируется ролями. Если отчёт формируется без колонки даты рождения или карточка физлица не открывается, обратитесь к администратору 1С для проверки назначенных ролей и профилей групп доступа.

Можно ли посмотреть дни рождения в 1С:Фреш (облачной версии)?

Да, механизмы те же: кадровые отчёты, справочник физических лиц и универсальный отчёт доступны в облачном сервисе. Отличие только в том, что доработка конфигурации и установка внешних обработок в облаке ограничены правилами сервиса.