Другое · 9 мин
Что такое ФОТ в 1С:ЗУП и как с ним работать
ФОТ в 1С:ЗУП — что это, как формируется фонд оплаты труда, где посмотреть плановый и фактический ФОТ, какие отчёты использовать и каких ошибок избегать.
ФОТ в 1С:ЗУП — это фонд оплаты труда, совокупность всех начислений сотрудникам организации за определённый период: оклады, тарифные ставки, надбавки, премии, доплаты и иные выплаты, относящиеся к оплате труда. В программе «1С:Зарплата и управление персоналом» ФОТ используется в двух смыслах: как плановый показатель, рассчитываемый из назначенных сотруднику начислений, и как фактический результат начисления зарплаты за месяц.
Плановый ФОТ формируется автоматически на основании кадровых документов: приёма на работу, кадрового перевода, изменения оплаты труда. Программа берёт назначенные сотруднику начисления (оклад, надбавки, доплаты) и рассчитывает их суммарное значение за полностью отработанный месяц. Именно этот показатель виден в документах приёма и перевода, а также в справочнике сотрудников.
Фактический ФОТ — это сумма реально начисленной заработной платы по данным документов «Начисление зарплаты и взносов», премий, отпусков, больничных и других начислений. Он отличается от планового из-за неотработанного времени, изменений в течение месяца, разовых выплат и удержаний, и сравнение двух показателей — стандартный инструмент контроля расходов на персонал.
Из чего складывается ФОТ в программе
В состав планового ФОТ сотрудника в 1С:ЗУП включаются все плановые начисления, назначенные ему кадровыми документами: оклад по дням или часам, оплата по тарифной ставке, постоянные надбавки и доплаты (за стаж, вредность, совмещение), районный коэффициент и северная надбавка, если они применяются. Разовые премии, материальная помощь и начисления, не являющиеся плановыми, в плановый ФОТ не входят.
Фактический фонд оплаты труда за период формируется шире: сюда попадают все начисления, у которых в настройках вида расчёта установлено соответствующее назначение — «Повременная оплата труда и надбавки», «Премия» и другие категории, относящиеся к оплате труда. Поэтому при расхождении планового и фактического ФОТ первым делом проверяют, какие виды расчёта попали в каждый из показателей.
Важно понимать, что ФОТ в 1С:ЗУП — это начисленные суммы «грязными», до удержания НДФЛ. Взносы во внебюджетные фонды в ФОТ не входят: они учитываются отдельно и при анализе полной стоимости персонала добавляются к фонду оплаты труда расчётным путём или через соответствующие отчёты.
Где посмотреть плановый ФОТ сотрудника
Плановый ФОТ конкретного сотрудника отображается в нескольких местах. В документах «Приём на работу» и «Кадровый перевод» сумма показывается в табличной части с начислениями — рядом с перечнем назначенных видов расчёта. При изменении любого начисления программа пересчитывает итоговый показатель автоматически.
В справочнике «Сотрудники» в карточке работника доступна ссылка на историю изменения оплаты труда: там видно, какой ФОТ был назначен в каждом периоде и каким документом это изменение зафиксировано. Это удобно при разборе ситуаций, когда сотрудник или руководитель задаёт вопрос о размере оклада на прошлую дату.
Для массового просмотра используются отчёты. Основной — «Штатное расписание» и отчёт «Начисления сотрудников» либо «Остатки отпусков и сведения о ФОТ» в зависимости от редакции конфигурации. В типовой поставке ЗУП 3.1 удобен отчёт «Штатное расписание» с выводом колонки ФОТ по позициям, а также «Изменения штатного расписания» для анализа динамики.
- 1Откройте справочник «Кадры — Сотрудники» и найдите нужного работника
- 2В карточке сотрудника перейдите по ссылке «Начисления и удержания» или к истории оплаты труда
- 3Проверьте текущее значение ФОТ и документ, которым оно установлено
- 4При необходимости сформируйте расчётный листок для сравнения с фактическими начислениями
Как программа рассчитывает плановый ФОТ
Расчёт планового ФОТ зависит от способа начисления. Для оклада по дням программа берёт месячный оклад; для оплаты по часовому тарифу — умножает ставку на норму часов по графику сотрудника в расчётном месяце. Процентные надбавки рассчитываются от базы, заданной в настройках вида расчёта, и добавляются к сумме.
Из-за этого плановый ФОТ одного и того же сотрудника с часовым тарифом может отличаться от месяца к месяцу: норма часов по производственному календарю разная. Это нормальное поведение, а не ошибка. При неполной ставке (0,5 ставки) ФОТ пересчитывается пропорционально количеству занимаемых ставок, указанному в кадровом документе.
Если сотруднику назначены начисления с формулой, зависящей от показателей (например, премия процентом от выручки), в плановый ФОТ такое начисление попадёт только при наличии базового значения показателя. Иначе сумма может отображаться неполной — это стоит учитывать при сверке бюджета.
Отчёты для анализа фактического ФОТ
Для анализа фактических расходов на оплату труда в разделе «Зарплата — Отчёты по зарплате» доступен блок «Фонд оплаты труда», включая отчёт «Анализ ФОТ» (в разных редакциях название может отличаться). Он показывает начисления в разрезе сотрудников, подразделений и видов расчёта за выбранный период и позволяет сравнить данные помесячно.
Дополнительно используются отчёты «Полный свод начислений, удержаний и выплат» и «Расчётные листки» — они детализируют состав начислений по каждому сотруднику. Для оценки затрат с учётом страховых взносов применяется отчёт «Налоги и взносы (кратко)» или «Анализ взносов в фонды», данные которого суммируются с ФОТ.
При выгрузке данных в 1С:Бухгалтерию фонд оплаты труда отражается проводками по дебету счетов затрат (20, 25, 26, 44 и другие) и кредиту счёта 70. Сверка между ЗУП и бухгалтерской программой выполняется по отчёту «Свод начисленной зарплаты» и оборотно-сальдовой ведомости по счёту 70.
Как проверить корректность ФОТ
Совпадает с суммой начислений в последнем кадровом документе
ФОТ не изменился после кадрового перевода или повышения оклада
Совпадает с итогом свода начислений за тот же период
Разница без объяснимых причин — разовые выплаты, перерасчёты
Сумма по кредиту 70 счёта равна начислено по ЗУП
Расхождения по сотрудникам или подразделениям после синхронизации
Как вести планирование и изменение ФОТ
Изменение планового ФОТ всегда выполняется документально, а не ручной правкой цифры. Для одного сотрудника используется «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда», для группы — «Изменение плановых начислений» или индексация заработка документом «Изменение плановых начислений» с коэффициентом. Прямое редактирование суммы в карточке сотрудника не предусмотрено — показатель пересчитывается из начислений.
Для бюджетирования в расширенных редакциях ЗУП есть функциональность планирования расходов на персонал, позволяющая формировать бюджет ФОТ по подразделениям и сравнивать план с фактом. Если такой подсистемы в вашей редакции нет, план-фактный анализ строится на сочетании данных штатного расписания (план) и отчёта по анализу ФОТ (факт).
Типичные проблемы и их решение
Частая ситуация — плановый ФОТ в карточке сотрудника не совпадает с ожидаемой суммой. Причины: не проведён кадровый документ, изменение введено более поздней датой, начисление имеет формулу с незаполненным показателем либо сотрудник работает на неполную ставку. Проверка начинается с истории изменения оплаты труда и дат документов.
Вторая проблема — расхождение отчёта по ФОТ со сводом начислений. Обычно причина в настройках видов расчёта: у части начислений назначение не относится к оплате труда, либо в отчёте установлен отбор по подразделению или организации. Сверяйте оба отчёта за одинаковый период с одинаковыми отборами.
Третья группа проблем связана с доработками конфигурации. Если в программу добавлены собственные виды расчёта, убедитесь, что их назначение и категории корректно заполнены — иначе плановый ФОТ и зарплатные отчёты будут формироваться с искажениями.
Частые вопросы о ФОТ в 1С:ЗУП
Почему плановый ФОТ отличается от начисленной зарплаты за месяц?
Плановый ФОТ рассчитан за полностью отработанный месяц. Отпуска, больничные, приём или увольнение в середине месяца, неявки и разовые выплаты меняют фактическую сумму. Сравнивать корректно только с учётом отработанного времени.
Входит ли премия в плановый ФОТ?
Только если премия назначена как плановое начисление в кадровом документе. Разовые премии, введённые отдельным документом «Премия», в плановый ФОТ не включаются, но попадают в фактический фонд оплаты труда за период.
Включает ли ФОТ страховые взносы?
Нет. ФОТ — это начисленная оплата труда до удержания НДФЛ. Страховые взносы учитываются отдельно и анализируются через отчёты по налогам и взносам. Полная стоимость персонала = ФОТ + взносы.
Как изменить ФОТ сотруднику?
Только кадровым документом: «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда» или «Изменение плановых начислений». Прямое редактирование суммы в карточке сотрудника не предусмотрено — показатель пересчитается автоматически из состава начислений.
Где посмотреть ФОТ по всему подразделению?
Используйте отчёт «Штатное расписание» с выводом колонки ФОТ (плановый показатель) или «Анализ ФОТ» в разделе «Зарплата — Отчёты по зарплате» (фактические начисления) с группировкой по подразделениям.
Что важно запомнить
ФОТ в 1С:ЗУП бывает плановым (из кадровых документов и начислений) и фактическим (из проведённых начислений зарплаты). Меняется только документально, анализируется через штатное расписание и отчёт «Анализ ФОТ», сверяется с бухгалтерией по счёту 70. Расхождение плана и факта чаще всего объясняется неотработанным временем, а не ошибкой.