Другое · 10 мин
Что писать в трудовых функциях в 1С и как их правильно заполнить
Разбираем, что указывать в трудовых функциях в 1С:ЗУП и 1С:КАМИН, как связать их с должностями и профстандартами, типичные ошибки и проверка результата.
Поле «Трудовая функция» в программах 1С (ЗУП, Камин, Комплексная автоматизация) используется при оформлении кадровых документов: приёма на работу, перевода, кадровых сведений для отчётности в СФР и формирования ЭТК. От того, что вы запишете в это поле, зависит корректность персонифицированных сведений о физлицах (бывший СЗВ-ТД), которые проверяются на соответствие формату и логике.
Главная ошибка кадровиков — писать в трудовую функцию всё подряд: должностные обязанности из трудового договора, название подразделения или внутренний регламент. На самом деле трудовая функция — это краткая формулировка работы, которую выполняет сотрудник, и она должна соответствовать либо профессиональному стандарту, либо ЕКС/ЕТКС, либо локальному описанию, принятому в организации.
Ниже разберём, где именно в 1С хранится и заполняется трудовая функция, какие формулировки писать в типовых ситуациях, как связать функцию с профстандартом и как проверить, что данные корректно попадут в отчётность.
Где в 1С хранятся и заполняются трудовые функции
В 1С:ЗУП 3.1 трудовые функции ведутся в одноимённом справочнике. Путь: раздел «Настройка» → «Реквизиты и справочники» → «Трудовые функции». Если справочник не виден, проверьте, что в настройках состава начислений и удержаний или в функциональности программы включена работа с профстандартами и трудовыми функциями.
Элемент справочника содержит код, наименование и ссылку на профессиональный стандарт. Код обычно берётся из классификатора (ОКЗ или кода трудовой функции профстандарта), наименование — это и есть текст, который увидит проверяющий в отчёте.
Заполненная трудовая функция подставляется в документы «Приём на работу», «Кадровый перевод», а также в регистр сведений о трудовой деятельности. При формировании сведений о трудовой деятельности (ЭТК) и персонифицированных сведений именно эта запись уходит в СФР.
Что именно писать: три источника формулировок
Первый и предпочтительный источник — профессиональный стандарт. В нём раздел «Трудовые функции» содержит обобщённые функции (буквы А, Б, В...) и детализированные (А.1, А.2...). В 1С принято указывать детализированную функцию с её кодом, например: «А.1. Ведение первичного учёта движения товарно-материальных ценностей».
Второй источник — Единый квалификационный справочник (ЕКС) и тарифно-квалификационные характеристики (ЕТКС). Они применяются там, где профстандарт не принят или не обязателен. Формулировка берётся из раздела «Должностные обязанности» характеристики, но сокращается до сути работы.
Третий вариант — локальная формулировка. Если ни профстандарта, ни подходящей характеристики нет (например, для новых цифровых профессий), организация вправе описать функцию сама. Текст должен начинаться с глагола действия и описывать результат: «Разработка и сопровождение программных модулей», а не «программист отдела ИТ».
Источники формулировок
Приоритетный вариант для должностей с обязательными стандартами; даёт точные коды и формулировки, минимум вопросов при проверке
Подходит, если профстандарта нет или он не обязателен; формулировки нужно сокращать и адаптировать
Для новых и нестандартных должностей; требует закрепления в локальном нормативном акте организации
Как заполнить трудовую функцию пошагово
Алгоритм одинаков для большинства конфигураций на платформе 8.3 с типовым кадровым блоком.
- 1Откройте «Настройка» → «Реквизиты и справочники» → «Трудовые функции»
- 2Создайте новый элемент: укажите код (из профстандарта или ОКЗ) и наименование функции
- 3Если функция относится к профстандарту, выберите его в поле «Профессиональный стандарт» — справочник профстандартов должен быть заполнен
- 4Привяжите функцию к позиции штатного расписания или укажите её в документе приёма/перевода
- 5Сформируйте тестовый отчёт по сведениям о трудовой деятельности и проверьте, что функция выгружается в нужное поле
Если трудовых функций у сотрудника несколько (что нормально — профстандарт обычно содержит 3–6 функций на должность), выберите ту, которая отражает основную работу. В отчётность, как правило, передаётся одна функция на кадровое событие, поэтому дробить не нужно.
Для совместителей и сотрудников на нескольких ставках функция заполняется по каждому месту работы отдельно — в документе приёма на каждую позицию.
Как связать функцию со штатным расписанием и должностями
Удобнее всего хранить трудовую функцию на уровне позиции штатного расписания: тогда при приёме или переводе она подставится автоматически, и риск расхождений между сотрудниками одной должности исчезнет. В ЗУП 3.1 для этого в карточке позиции штатной единицы есть поле трудовой функции (при включённой соответствующей настройке).
Если в организации несколько сотрудников занимают одинаковые должности, но выполняют разную работу (например, «бухгалтер» по расчётам с поставщиками и «бухгалтер» по зарплате), заведите отдельные позиции штатного расписания с разными трудовыми функциями. Это честнее отражает структуру и упрощает отчётность.
При изменении функции у действующего сотрудника оформляется кадровый перевод или изменение условий труда — в зависимости от того, меняется ли существо работы. Просто переписать запись в справочнике «задним числом» нельзя: история трудовых функций должна соответствовать истории кадровых событий.
Типичные ошибки при заполнении
Отдельная группа ошибок — техническая: дубли элементов справочника с почти одинаковыми наименованиями («Ведение учёта» и «Ведение учета» через «е»). Такие дубли затрудняют поиск и провоцируют разнобой. Периодически сверяйте справочник и объединяйте дубли штатной обработкой поиска и удаления дублей.
Как проверить, что всё заполнено правильно
После заполнения пройдите контроль в три этапа. Сначала проверьте сами данные: откройте карточку сотрудника и документ приёма — трудовая функция должна быть заполнена и совпадать с позицией штатного расписания.
Затем сформируйте отчёт по сведениям о трудовой деятельности за тестовый период и убедитесь, что функция попадает в соответствующую графу по каждому кадровому событию. Если графа пуста — ищите, в каком документе функция не указана.
Наконец, прогоните встроенную проверку отчёта (кнопка «Проверка» в форме отчёта) — программа покажет ошибки форматно-логического контроля до отправки в СФР.
Как проверить результат
Заполнена, совпадает с позицией штатного расписания
Пусто или отличается от штатной позиции
Глагол действия + объект работы, соответствует профстандарту или ЕКС
Название должности, подразделения или весь текст инструкции
Функция выгружается по каждому событию, проверка без ошибок
Пустые графы, ошибки форматного контроля
Нет дублей, у элементов указаны коды и профстандарты
Дубли с похожими наименованиями, пустые коды
Ограничения и когда нужен специалист
Самостоятельное заполнение оправдано, когда штат небольшой, должности типовые и профстандарты по ним очевидны. Работа занимает разовую настройку справочника и дальше поддерживается текущими кадровыми документами.
Привлеките кадрового консультанта или аудитора, если: в организации сотни уникальных должностей; есть должности с обязательными профстандартами (медицина, образование, охрана труда, транспорт); предстоит проверка трудовой инспекции; или нужно задним числом привести в порядок историю трудовых функций за несколько лет. Ошибки в этих зонах ведут не только к замечаниям СФР, но и к претензиям по соответствию квалификации работников.
Что важно запомнить
Трудовая функция — это краткое описание работы сотрудника, а не название должности. Берите формулировку из профстандарта, при его отсутствии — из ЕКС или локального акта. Храните функции в едином справочнике, привязывайте к позициям штатного расписания и не редактируйте задним числом уже отражённые в отчётности записи.
Частые вопросы о трудовых функциях в 1С
Обязательно ли заполнять трудовую функцию для всех сотрудников?
Для сведений о трудовой деятельности и персонифицированной отчётности указание трудовой функции предусмотрено форматом, и оставлять поле пустым не рекомендуется. Если формулировка не определена, программа может подставить наименование должности — это лучше, чем пустое поле, но по обязательным профстандартам стоит заполнить функцию корректно.
Можно ли указать сотруднику несколько трудовых функций?
Фактически сотрудник может выполнять несколько функций из профстандарта, но в кадровый документ и отчётность обычно передаётся одна — основная. Остальные функции закрепляются в трудовом договоре и должностной инструкции, а не в справочнике 1С.
Что делать, если для должности нет профстандарта?
Используйте формулировку из ЕКС/ЕТКС по близкой должности или составьте локальное описание: глагол действия плюс объект и результат работы. Закрепите формулировку в локальном нормативном акте, чтобы она была единой для всех сотрудников на такой должности.
Нужно ли менять трудовую функцию при переименовании должности?
Переименование должности само по себе не меняет содержание работы. Если работа осталась прежней, трудовая функция не меняется — оформляется только переименование. Если вместе с названием изменились обязанности, оформляется кадровый перевод с новой функцией.
Почему в отчёте трудовая функция пустая, хотя в справочнике она есть?
Справочник сам по себе в отчёт не попадает — функция должна быть указана в кадровом документе (приём, перевод) или в позиции штатного расписания. Откройте документ приёма сотрудника и проверьте соответствующее поле, затем перезаполните отчёт.
Можно ли массово заполнить трудовые функции для всех сотрудников?
Да, если функция хранится на уровне позиции штатного расписания: заполните её в позициях, и она подтянется в документы и отчёты. Для уже оформленных сотрудников в типовых конфигурациях потребуется либо ручное заполнение документов, либо обработка группового изменения — перед массовой операцией сделайте резервную копию базы.